Сколько журналов нужно вести по учету путевых листов
Advokat-nasledstvo.ru

Юридический портал

Сколько журналов нужно вести по учету путевых листов

Как осуществляется учет путевых листов

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов. Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега. Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.

Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии

Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ. Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист. Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8.

Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет. Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива. При обнаружении неточностей или ошибок в заполненных полях путевого листа в него можно внести изменения. Делается это при условии визирования исправления двумя ответственными специалистами.

ВАЖНО! Если сотрудники для рабочих нужд пользуются личным транспортом, они вправе получить компенсацию за это. Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику.

Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей. Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков. Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации. Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:

  • заполнять бумажный вариант журнала;
  • вести таблицы в Excel;
  • ограничиться заполнением формы в программе 1C.

Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка.

Основная документация

Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8. Бланки утверждены Госкомстатом в Постановлении от 28.11.1997 г. №78. Правила заполнения документов приведены в Приказе Минтранса от 18.09.2008 г. №152. Допускается разработка собственного шаблона путевого листа, в котором должны присутствовать обязательные реквизиты первичной документации. Полный перечень сведений, отражение которых является необходимым, содержится в Законе от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.

Путевые листы оформляются по разным шаблонам в зависимости от типа эксплуатируемого транспорта. Они могут применяться для учета топливных ресурсов по:

  • легковым транспортным средствам;
  • спецтранспорту;
  • легковым такси;
  • грузовым машинам;
  • автобусам.

Бланк путевого листа со всеми необходимыми данными выдается водителю перед выездом на работу. Период действия документа ограничивается 1 днем. Исключение предусмотрено для случаев направления работников в командировки длительностью более суток. Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.

ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра. Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах. Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива.

Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера. Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно. Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет.

Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале. Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи. Содержание журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок.

Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

В документе по форме №8 отражается такая информация:

  • порядковый номер выписанного путевого листа;
  • дата выдачи документа с соблюдением хронологии;
  • ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;
  • номерные знаки транспортного средства;
  • подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

  • водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
  • диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
  • бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии. Срок, на который заводится книга учета, устанавливается учетной политикой учреждения. Рекомендуемый интервал – от 1 месяца до года.

Если обнаружена ошибка

При обнаружении в журнале ошибок их разрешается исправлять. Порядок внесения изменений в заполненные графы регламентируется Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

  • перечеркнуть одной линией неверную информацию;
  • рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
  • указывается надпись с правильными данными;
  • обязательно проставляется дата корректировочных действий;
  • каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма

Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

  • учетной политике;
  • приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления. В текстовом блоке приказа указывают предмет рассмотрения – утверждение нового шаблона документа. Обязательно должна быть прописана дата, с которой бланк будет введен в систему документооборота. В заключительном разделе приказа перечисляются сотрудники, которые должны руководствоваться этим локальным актом, и их подписи.

Правила заполнения журнала учета путевых листов

Для чего нужен

Если на балансе организации имеются транспортные средства и их используют в предпринимательской деятельности, компания вправе списать часть производственных затрат на обслуживание этой техники. Но НК РФ позволяет налогоплательщикам не учитывать при налогообложении прибыли расходы только при наличии документации, подтверждающей траты.

В транспортной сфере одним из первичных документов, которые подтверждают производственные расходы, является путевой лист (путевка). Его форму компании утверждают самостоятельно, но следят, чтобы в документе присутствовали все обязательные реквизиты, прописанные в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Путевка — не единственный документ, который требуют при проверках. Среди запрашиваемых бумаг еще есть журнал учета выдачи путевых листов — отдельная книга, куда заносят всю информацию о маршруте поездки, водителе, используемом транспортном средстве.

Из норм Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 следует, что журнал путевых листов обязателен для всех собственников транспортных средств.

Как выглядит

Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить книгу учета движения путевок, выданных водителям. Но в ней следует отразить всю необходимую информацию и реквизиты.

За основу чиновники предлагают использовать журнал учета движения путевых листов по форме 8 (код по ОКУД 0345008), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Это унифицированный бланк, но на основании закона о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 его разрешено доработать и менять.

Как заполнять: пошаговая инструкция

Законодательство четко определяет, обязательно ли вести журнал учета путевых листов. Обязательно. Но этого недостаточно: документ нужно заполнять корректно. Объясним, какие правила соблюдать, чтобы не появилось проблем при проверках.

Шаг 1. Обложка

Если вы начали вести новую книгу, заполните обложку. На ней укажите:

  • наименование и форму собственности организации;
  • код ОКПО;
  • месяц и год (период) ведения журнала.

Печать здесь не ставят.

Шаг 2. Основная часть

Страницы представляют собой таблицы из 9 столбцов. В них вписывают:

  • номер и дату, когда выдан путевой лист;
  • данные о водителе, его табельный номер;
  • гаражный номер транспортного средства. Обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, и при оформлении допускается не заполнять эту колонку.
Читать еще:  Не установлен срок гарантийного ремонта юридическое лицо

Пункт назначения и прочую информацию прописывают в столбце «Примечание».

Это обязательная информация, даже если образец книги регистрации путевых листов организация утверждала самостоятельно.

Записи в книге подтверждают сразу три работника:

  • водитель;
  • тот, кто занес сведения (например, диспетчер);
  • бухгалтер, получивший документ.

Периодичность ведения

Представленный образец заполнения журнала учета путевых листов предполагает, что данные включают без разбивки по месяцам. Но разрешается делать иначе: с наступлением нового месяца фиксировать сведения на новой странице или даже в новом журнале, если в организации часто выдаются путевки.

Законодательство позволяет выдавать водителям документы на поездку на продолжительный срок. Если за это время транспортным средством пользуется не один, а два водителя, каждому из работников выдают путевку на движение. В этом случае по факту их возвращения в журнал учета выдачи водителям путевых листов вписывают все поступившие бухгалтеру документы. При заполнении реестра большая часть информации дублируется, но это нормально.

Купить или распечатать

В продаже имеются готовые бланки, чтобы контролировать движение транспортных средств. Если при печати страницы реестра не пронумерованы, пронумеруйте их самостоятельно. Те же самые требования — к распечатанному документу.

Когда книга учета закончится, ее необходимо подписать как минимум двум ответственным сотрудникам:

  • тому, кто ее вел;
  • директору или бухгалтеру.

Распечатанный журнал по окончании необходимо не только подписать, но и прошнуровать.

Сроки хранения

В законе нет указаний, сколько хранить такой реестр, будь он распечатанный или купленный в магазине. Но на основании путевых листов рассчитывают зарплату водителей, налог и базу производственных расходов. И поскольку подобные первичные документы хранятся в организации не менее 5 лет, рекомендуем и журнал их учета хранить столько же.

До того как его уничтожить, убедитесь, что срок хранения последнего учетного документа еще не истек. Иначе при необходимости не получится подтвердить наличие и ведение контроля.

Учет путевых листов

Необходимость заполнения, порядок заполнения, учет путевых листов – тема, волнующая как начинающих, так и опытных бухгалтеров. Особенно актуальна тема для нетранспортных организаций потому, что нет четкой позиции по этим вопросам для таких организаций.

Содержание статьи:

1. Путевой лист на автомобиль. Законодательная база.

2. Требования к путевому листу нетранспортных организаций

3. Учет ведения путевых листов

4 . Учет выдачи путевых листов

5. Учет ГСМ и путевых листов

6. Если не вести путевые листы

1. Путевой лист на автомобиль. Законодательная база.

Путевой лист (ПЛ) обязателен при осуществлении перевозок различным транспортом согласно Федеральному закону от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Обязательные реквизиты согласно приказу Минтранса следующие:

  • наименование и номер путевого листа,
  • срок действия путевого листа,
  • данные о собственнике (владельце) транспортного средства,
  • данные о транспортном средстве,
  • информация о водителе.

Утверждены и унифицированные формы путевых листов для разных видов транспорта — Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Следует учесть, что данное постановление не было нигде официально опубликовано и не было зарегистрировано в Минюсте РФ.

По мнению Минфина РФ, путевой лист, независимо от того, составлен он по унифицированной, либо по самостоятельно разработанной форме, должен содержать реквизиты по Приказу Минтранса № 152. Остановимся на них подробнее.

При указании данных о собственнике автотранспортного средства, Минтранс для организаций рекомендует указывать не только их наименование, организационно-правовую форму и местонахождения, но и номер телефона и ОГРН. Если владелец транспорта является ИП — ему придется указать полный почтовый адрес, номер телефона и ОГРИП.

В составе общих сведениях о транспортном средстве, наряду с типом транспорта, его моделью и госномером, Минтранс требует указывать и

показания одометра (пробег в километрах):

при заезде в гараж.

А также — дату и время:

дату и время техосмотра при выезде.

В составе данных о водителе указываются данные медицинского осмотра:

перед сменой (в момент выезда),

после смены (при заезде в гараж).

Путевой лист выписывается на автомобиль. Поэтому допускается выписывать один путевой лист на несколько водителей, управляющих одним автомобилем в течение одного длительного рейса (Письма Минтранса от 08.04.2019 № Д3-531-ПГ, от 04.04.2019 № Д3-514-ПГ). Важно при заполнении ПЛ — предусмотреть возможность проставления штампов о медосмотре каждого водителя.

Указанные письма Минтранса рекомендуем бухгалтерам транспортных организаций использовать при работе с путевыми листами.

В будущем учет путевых листов несколько упростится. В законодательных планах Минтранса и Минкомсвязи – внедрение возможности применения электронных путевых листов (декабрь 2021 года), запуск единой системы оформления путевых листов (июль 2022 года). Более подробная информация — в Распоряжение правительства от 24.10.2019 № 2519-р.

2. Требования к путевому листу нетранспортных организаций

С транспортными организациями все понятно. Как быть нетранспортным компаниям, использующим в своей работе автомобиль, который может быть как на балансе организации, так, и взят, например, в аренду?

На наш взгляд, для таких организаций для целей бухгалтерского и налогового учета действующее законодательство вообще не содержит требования заполнять именно путевой лист. Но приходится считаться с разъяснениями Минфина и ФНС РФ, которые постоянно отсылают нетранспортные организации к требованиям и документам, обязательным для компаний, осуществляющим деятельность в сфере транспорта. Основной аргумент с пользу того, что путевой лист должен быть — налоговый учет расхода ГСМ.

Важно в своей учетной политике прописать, какой именно документ будем использовать: путевой лист, либо иной первичный документ.

Нетранспортная компания может использовать унифицированную форму путевого листа, обязательно заполняя при этом все необходимые реквизиты, а может разработать свою форму, содержащие обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Нужно учесть, что Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ
«О безопасности дорожного движения» содержит требования для всех организаций, в т.ч. нетранспортных, организовать технический и медицинский осмотр, причем первый – «в порядке, установленном исполнительным органом государственной власти…». Получается — с обязательным заполнением путевого листа.

И Минтранс, аргументируя тем, что путевой лист является обязательным для целей обеспечения безопасности дорожного движения, считает, что требования в отношении обязательных реквизитов путевого листа распространяются не только на транспортные организации, но и те компании, которые используют автотранспорт для собственных нужд (Письмо Минтранса России от 04.04.2019 г. № ДЗ-514-ПГ). Суды же зачастую считают иначе.

3. Учет ведения путевых листов

В отношении путевых листов нетранспортных организаций есть несколько тонких моментов, по которым имеются разные точки зрения контролирующих органов и судов.

Тонкость 1 – срок путевого листа

В соответствии с последней редакцией Приказа Минтранса № 152 путевой лист выписывается перед рейсом в случае длительного рейса, превышающего рабочий день (смену) водителя. Если в течение рабочего дня водитель совершает несколько рейсов – то перед первым рейсом.

Получается, что в настоящее время необходимо выписывать либо путевой лист на каждый день, если в течение дня водитель совершает несколько рейсов, либо на длительный рейс.

В предыдущей редакции Приказа № 152 была другая формулировка, допускающая выписку путевого листа: как на день, так и на другой срок. И была установлена верхняя граница такого срока — 1 месяц. Теперь таких ограничений нет. Для длительных рейсов необходимо указывать даты начала и окончания рейса (срока, когда путевой лист может быть использован).

Но, повторимся, это требования для транспортных организаций. Для других фирм, в которых иногда даже должность водителя не предусмотрена штатным расписанием, на наш взгляд, локальным нормативным актом (ЛНА) организации, либо учетной политикой фирмы может быть предусмотрено выписка путевого листа и на срок, превышающий 1 день.

Тонкость 2 – маршрут следования

Минфин менял свою позицию по этому вопросу. В письме Минфина 2006 года (от 20.02.2006 г. N 03-03-04/1/129) указывалось, что маршрут указывать в путевом листе нужно обязательно. Иначе нельзя учесть в расходах ГСМ. В некоторых более поздних письмах (с 2009 года) Минфин уже не возражал против того, чтобы нетранспортные организации, использующие самостоятельно разработанную форму путевого листа, маршрут следования не указывали. Также считают и некоторые суды.

Напомним, что если нетранспортная организация использует унифицированную форму путевого листа, маршрут следования указывать придется, так как это обязательный реквизит.

Тонкость 3 — обязательность отметки о медицинском осмотре

Минфин считает, что даже если организация разработала свою форму путевого листа, обязательные реквизиты по Приказу Минтранса № 152 должны заполняться. В том числе сведения о водителе, в состав которых включены сведения о прохождении медицинского осмотра. Иначе нельзя учесть налоговые расходы на ГСМ.

Но есть и другой подход. Согласно ему Приказ № 152 на нетранспортные организации не распространяется. А расходы в соответствии со статьей 252 НК РФ можно подтвердить другими документами. Такой позиции придерживаются, например, некоторые суды (Постановление ФАС Московского округа от 10.08.2009 г. по делу № КА-А40/7253-09).

Налогоплательщику придется самостоятельно решать, какую позицию он будет использовать. Если будет указывать данные о медосмотрах, то нужно будет руководствоваться Порядком проведения медицинских осмотров, утвержденном Приказом Минздрава России от 15.12.2014 г. № 835н.

Обратим лишь внимание на формулировку нормативных актов, которые можно использовать в случаях, когда водителя (должности, строчки в штатном расписании) вообще нет:

«Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства…» (п.3 статьи 23 Закона № 196-ФЗ, п.6 Порядка, утвержденного Приказом Минздрава № 835н).

Формулировки судей еще более конкретны:

Читать еще:  Зарплата рядового в полиции 2016 году

«ООО … водителей в штате не имеет, факт оказания услуг либо выполнения какими-либо конкретными лицами трудовой функции водителя, равно как и факт использования каких-либо конкретных транспортных средств для перевозки… не подтвержден, пришли к выводу, что… обязанность организовывать и проводить предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры водителей, на общество… не распространяются» (Постановление АС ЦО от 15.04.2015 № Ф10-863/2015 по делу № А35-7124/2014, Определение ВС РФ от 06.10.2015 № 310-КГ15-8439).

Тонкость 4 — обязательность отметки о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля

Здесь также существуют два противоположных подхода.

Подход 1 — в организации должен быть определен порядок контроля технического состояния автомобиля и лицо, ответственное за такой контроль (Правила обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных Приказом Минтранса России от 15.01.2014 г. № 7).

Подход 2 — такие правила не распространяются на нетранспортные организации.

Нужно учесть, что в Федеральном законе № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» требования о контроле технического состояния транспортных средств, используемых для собственных нужд, относится только к автобусам и грузовым автомобилям (п. 2 статьи 20 Закона № 196-ФЗ, Письмо Минтранса от 17.03.2017 № 03-525ПГ, п. 3 Постановления Пленума ВС РФ от 26.06.2018 № 26).

Тонкость 5 — нормы расходы ГСМ

Учет ведения путевых листов и определение норм расхода топлива напрямую не связаны. Но считаем необходимым затронуть и эту тонкость.

В отношении норм расхода ГСМ для нетранспортных организаций на настоящий момент есть сложившийся подход, суть которого в том, что нормы, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 г. № АМ-23-р обязательны для транспортных организаций.

Но ответ на вопрос «можно ли учесть в расходах фактический расход ГСМ» не так однозначен.

По НК РФ такие расходы не нормируются (в отличие от сумм компенсаций, выплачиваемым сотрудникам, использующим личный транспорт в служебных целях).

Но, например, при выездной проверке, контролеры проверяют соответствие расхода ГСМ пройденному расстоянию, руководствуясь нормами расхода ГСМ для определенного класса автомобилей. Но проверяющие, как правило, не возражают, если в компании были установлены собственные нормы расхода ГСМ. Но такие нормы должны быть обоснованы. Например, при установлении норм были произведены замеры расходуемого топлива, исходя из условий эксплуатации транспорта в организации. Если в организации свои нормы не установлены, то контролеры считают, что нужно учитывать нормы для транспортных компаний.

4. Учет выдачи путевых листов

Нужно ли как-то фиксировать выдачу путевых листов?

Согласно тому же Приказу № 152 да, нужно вести журнал регистрации путевых листов. И мы опять возвращаемся к неоднозначному ответу на вопрос «применимы ли требования приказа № 152 к нетранспортным организациям?».

Учет выдачи путевых листов требует, таким образом, самостоятельного решения налогоплательщика. Мы лишь напомним, что журнал может быть как унифицированной, так и самостоятельно разработанной формы.

5. Учет ГСМ и путевых листов

При использовании унифицированной формы путевого листа в отдельных графах указывается количество ГСМ в баке автомобиля, его расход и остаток. Поэтому по путевому листу легко вычислить фактический расход ГСМ.

Если в организации используется своя форма путевого листа, содержащая обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса № 152, то в нем заполняются показания спидометра на начало и конец пути. Исходя из этих данных, определяются количество пройденных километров. В этом случае рассчитывается расход ГСМ исходя из установленных норм.

Еще раз напомним, что можно использовать нормы расхода, как установленные распоряжением Минтранса № АМ-23-р, так и обоснованные нормы расхода, разработанные организацией самостоятельно.

На основании путевого листа производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в учете.

Учет ГСМ и путевых листов для целей бухгалтерского учета сводится к расчету расхода топлива и отражению этого расхода на счетах учета.

Вне зависимости от применяемого способа, в бухгалтерском учете списания ГСМ производится по фактической стоимости, даже если есть сверхнормативный расход топлива при нормативном способе учете.

Для списания ГСМ применяют один из методов (ПБУ 5/01):

  • по средней себестоимости,
  • по себестоимости первых приобретенных закупок ГСМ (метод ФИФО).

Бухгалтерские проводки – в таблице 1.

Содержание операции (факта хозяйственной жизни)

Инструкция: заполняем журнал учета путевых листов

Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его

Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.

Закон о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 отменил обязательное применение унифицированной формы документа — код по ОКУД 0345008. Форма № 8 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.

В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.

Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике.

Журнал выдачи путевых листов, образец

Предлагаем вариант, который может разработать и утвердить организация.

Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать

Порядок учета

Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

  1. Название документа.
  2. Номер документа в хронологическом порядке.
  3. Срок действия.
  4. Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
  5. Тип и модель автомобиля.
  6. Государственный регистрационный знак авто.
  7. Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
  8. Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
  9. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
  10. Ф.И.О. водителя.
  11. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
  12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
  13. Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
  14. Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.

ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.

Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2020 году».

Пример заполненной путевки

Журнал учета путевых листов, образец заполнения

Рассмотрим, как заполнить ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» эксплуатирует легковой автомобиль марки «Рено Логан». В январе 2020 года водителю было выписано 3 путевки.

Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ.

Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер. Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию.

Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера. Аналогичным образом отражаем остальные путевки.

После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.

Журнал учета путевых листов, скачать заполненный бланк

Сроки хранения и ответственность

Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.

Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Если этого не сделать, ИФНС выпишет штраф — 200 рублей за каждый документ.

Журнал учета путевых листов

1.1. вести учет необходимо форму и как делать определяйте самостоятельно
С уважением к Вам, Филатов Евгений Павлович.

2.1. нужен ли путевой лист для грузоперевозок ИП?
да, обязательно нужен.

3.1. Если ПЛ заполнены правильно, соответствуют записям в книгах учета, проведены сверки и тд, не имеет значения какой ручкой заполнены документы.

4.1. да, безусловно обязан вести журнал учета путевых листов и хранит сами путевые листы

5.1. Да, можете проставлять.

6.1. Дмитрий, на какой системе налогообложения Вы находитесь? Являются ли Ваши автомобили спецтехникой? Напишите ответ на на наш адрес, для более полной консультации. С уважением Елена.

6.2. Дмитрий, спасибо, за понимание Вами существа Вашего вопроса. Да Вы должны! С уважением Елена.

7.1. Директор вправе передать личный автомобиль для использования его в служебных целях по договору безвозмездного пользования. При этом расходы на содержание автомобиля оплачивает организация и уж точно не является доходами директора организации.
При этом при каждой служебной поездке оформляется путевой лист, и ведется журнал учёта ГСМ.

Читать еще:  Оплата за третье лицо назначение платежа в платежном поручении

7.2. Бумажной волокиты не избежать и путевой лист оформлять на каждую поездку т.е. ежедневно (за исключением длительных поездок в командировку). Срок хранения как и других бухгалтерских документов. Журнал учёта ГСМ установленной формы можете приобрести в специализированных магазинах.

8.1. Вы можете забить в компьютер форму путевого листа с названием не “ГРУЗОВОЙ АВТОМОБИЛЬ”, а например “ДОРОЖНАЯ МАШИНА” и это не будет противоречием. Важна не форма, а содержание. Должны учитываться позиции, которые требует Госкомстат, должностные лица, которые отвечают за выход техники должны иметь место для подписи и т.д. Обращаю внимание на то, что расход горючего так же отражается в путевом листе и прочее для бухгалтерского учета.

Путевые листы являются типовой межотраслевой формой утвержденной постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике № 57 а от 29.05.98 г., зарегистрированного в Министерстве юстиции под № 1561 от 16.07.98 г., Министерстве финансов Российской федерации № 27 Н от 18.06.98 г “ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПОЭТАПНОГО ВВЕДЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИЯХ НЕЗАВИСИМО ОТ ФОРМЫ СОБСТВЕННОСТИ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ”

“Во исполнение Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ”О бухгалтерском учете” и постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835 “О первичных учетных документах” Государственный комитет Российской Федерации по статистике и Министерство финансов Российской Федерации постановляют:
Утвердить Порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации согласно приложению.”

Приложение к постановлению.
Госкомстата России от 29.05.1998 г. N 57 а и Минфина России от 18.06.98 N 27 н

Порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации

1. Внедрение в организациях на территории Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации, как элемент учетной политики, производится с начала финансового года.

2. С 1 января 1999 года первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998 гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим разделам учета: по учету сельскохозяйственной продукции и сырья; по учету труда и его оплаты; по учету основных средств и нематериальных активов; по учету материалов; по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов; по учету работ в капитальном строительстве; по учету работы строительных машин и механизмов; по учету работ в автомобильном транспорте; по учету результатов инвентаризации; по учету кассовых операций; по учету торговых операций.

3. До 1 января 1999 года допускается применение на территории Российской Федерации типовых межведомственных форм первичной учетной документации по соответствующим разделам учета, утвержденных ранее ЦСУ СССР, Госкомстатом СССР, Госкомстатом России.

4. Госкомстат России по мере необходимости вносит изменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации, а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации, утверждая их по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

5. Предоставление пользователям альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий осуществляется территориальными органами государственной статистики, начиная с 1 января 1998 года, на договорной основе. Организации могут приобретать альбомы унифицированных форм первичной учетной документации как в целом, так и по отдельным разделам учета.

Наиболее полно порядок заполнения путевого листа описан в Приложение N 5 к приказу Минтранса РФ от 30.06.2000 N 68 “ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ПЕРЕВОЗОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯМИ”:

1. Настоящий Порядок устанавливает единые правила применения на территории Российской Федерации путевой документации при использовании автотранспортных средств индивидуальными предпринимателями.
2. Порядок обязателен для всех индивидуальных предпринимателей (далее – предприниматель), эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды или других законных основаниях, при осуществлении ими перевозочной деятельности на коммерческой основе или за собственный счет для производственных целей.
3. Путевой лист предпринимателя (далее – путевой лист) документ, подтверждающий выполнение им перевозки грузов или пассажиров, и может быть использован для осуществления мониторинга транспортных услуг, выполняемых предпринимателем.
Примечание: При привлечении органами местного самоуправления предпринимателя на договорных (контрактных) условиях по перевозке пассажиров автобусами по утвержденной ими маршрутной сети допускается применение форм путевых листов, установленных для юридических лиц.
4. При применении наемного труда работников, путевой лист каждому водителю оформляется предпринимателем или специально назначенным им лицом. Путевой лист оформляется самим предпринимателем, если он непосредственно управляет автотранспортным средством.
5. Путевой лист действителен в течение одного дня. На более длительный срок он действителен в случае, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены) вне места постоянной стоянки автотранспортного средства.
6. Путевой лист должен находиться у водителя в течение всего рабочего времени и предъявляться по требованиям сотрудников милиции и работников Российской транспортной инспекции.
7. Путевые листы предприниматели обязаны хранить в течение 5 лет.
8. Заполнение реквизитов путевого листа производится в соответствии с настоящим Порядком.
9. Заполнение путевого листа производится в следующем порядке:
9.1. В строке “путевой лист” проставляется его учетный номер.
9.2. Под названием документа проставляется дата, в течение которой он действителен (число, месяц, год).
9.3. В разделе “Предприниматель” указываются сведения, идентифицирующие предпринимателя, а именно:
– фамилия, имя, отчество, домашний адрес и номер телефона предпринимателя.
9.4. В строках “Водитель” и “Номер водительского удостоверения” записываются фамилия и инициалы водителей, работающих по данному путевому листу, и номера их водительских удостоверений на право управления автотранспортным средством.

9.5. В строке “Лицензионная карточка” указывается вид лицензионной карточки и ее регистрационный номер.
9.6. В строках, идентифицирующих автотранспортное средство, указывается марка автотранспортного средства и прицепа, их регистрационные номера.
9.7. В строке “Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен” проставляется подпись работника органов здравоохранения, привлеченного для проведения предрейсового медицинского осмотра, удостоверяющая состояние здоровья водителя и допуск его к управлению автотранспортным средством.

9.8. В строке “Автомобиль технически исправлен. Выезд разрешен” при выезде водителя на линию, проставляется подпись лица, отвечающего соответствующим квалификационным требованиям на проведение предрейсового технического осмотра.

9.9. В строках “Выезд” и “Возврат” указываются дата (число, месяц, год), фактическое время (в часах и минутах) и показания спидометра при выезде и возврате автотранспортного средства.
9.10. В разделе I отражается выполнение транспортных услуг в течение рабочей смены при осуществлении предпринимательской деятельности.
9.11. Раздел II заполняется предпринимателем на основании результатов транспортной работы за весь период действия путевого листа.
В путевых листах N ПГ-1, N ПА-1 и N ПЛ.-1 в разделах “Результаты использования грузового автомобиля”, “Результаты использования автобуса”, “Результаты использования легкового автомобиля” проставляются:
– общий пробег автотранспортного средства, который определяется как разность между показаниями спидометра при выезде и возврате к месту постоянной стоянки автотранспортного средства;
– время в работе, которое определяется как разность между временем выезда и временем возврата к месту постоянной стоянки автотранспортного средства за вычетом времени обеда и отдыха водителя;
– объем перевезенного груза (количество перевезенных пассажиров автобусом), который определяется как суммарное количество груза (пассажиров), перевезенного за все время работы по данному путевому листу.
9.12. Путевой лист при окончании работы заверяется личной подписью предпринимателя.
9.13. Раздел “Особые отметки” предназначен для фиксации проведенных проверок сотрудниками милиции и работниками Российской транспортной инспекции.
10. Журнал регистрации путевых листов автотранспортных средств индивидуального предпринимателя (далее – журнал регистрации) документ, в котором заносятся данные по каждому автотранспортному средству при использовании его для осуществления предпринимательской деятельности:
– учетный номер путевого листа;
– государственный регистрационный номер;
– Ф.И.О. лица, управляющего автотранспортным средством;
– дата и время выезда на линию;
– дата и время окончания работы на линии.
11. Журнал регистрации хранится предпринимателем в течение 5 лет после даты последней записи.
12. Предприниматели, а также лица, специально ими назначенные при оформлении путевой документации обязаны обеспечивать достоверность и полноту заполнения реквизитов путевых листов и Журнала регистрации.
13. Проверка соблюдения установленного Порядка заполнения путевых листов и Журнала регистрации осуществляется органами Российской транспортной инспекции.
По требованию органов Российской транспортной инспекции предприниматели обязаны представить для проверки путевые листы и Журнал регистрации.
Примечание: Листы журналов регистрации и бланки путевых листов должны соответствовать формам, установленным приложениями NN 1-4 к настоящему приказу и могут изготавливаться типографским способом, с помощью принтера, множительной техники или иным способом, обеспечивающим аккуратное оформление указанных документов.

9.1. Андрей, документы подобного рода нужны для подтверждения фактического использования авто в рабочих целях. если данный факт не подтвердить, тогда суммы не будут отнесены на расходы для организации. Поэтому работодателя понять здесь можно.
Чтобы было понятно: предположим заключен договор аренды, а работник ушел на месяц в отпуск и не использует авто в рабочих целях или авто на долгосрочном ремонте. Поэтому одного договора недостаточно, а вот эти все дополнительные документы и в совокупности подтверждают несение расходов и использование автомобиля.

10.1. Полагаю что не просто нужно, Вы обязаны это делать. заполнять и выдавать путевые листы. Что касается выходных. то не выдавайте, пусть отвечают сами

Читайте далее:
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector