Расчеты через по кеш карте покупаются билеты для командировки проводки

Корпоративная карта: как операции по ней отражаются в бухучете

Сегодня многие компании и предприниматели пользуются корпоративными денежными картами. При помощи таких карт сотрудники могут снимать деньги с банковского счета, делать покупки в интересах работодателя, а также вносить деньги на счет. В сегодняшней статье мы расскажем о том, как отразить эти операции в бухучете: какой бухгалтерский счет использовать, в каком случае оприходовать деньги в кассу, и как поступить, если снятие наличных с корпоративной карты прошло по банковской выписке более поздней датой.

На каком бухгалтерском счете отразить движения по карте

Корпоративной называют пластиковую карту, которую выпустил банк по заявлению организации на имя сотрудника данной организации (по желанию работодателя таких карт может быть несколько). При помощи корпоративной карты работник делает всевозможные траты в служебных целях, например, покупает товары для офиса, оплачивает гостиницу во время командировки и проч. Корпоративные карты можно условно разделить на две категории.

Первая категория — это карты, привязанные к расчетному счету. Они позволяют снимать деньги непосредственно с расчетного счета организации или вносить их на этот счет. Движения средств по таким картам отражаются на бухгалтерском счете 51 «Расчетные счета».

Подать заявку на открытие счета через веб‑сервис и открыть счет без визита в банк

Вторая категория — это карты, привязанные к специальному карточному счету, который компания открывает в банке отдельно от расчетного счета. Движение денег происходит следующим образом: сначала нужная сумма переводится с расчетного счета на специальный карточный счет, а затем сотрудник распоряжается ею посредством корпоративной карты. Обычно для карточного счета используется счет 55 «Специальные счета в банках», и аналитика ведется отдельно по каждому сотруднику-держателю карты. Но некоторые компании предпочитают отражать операции по карточному счету на счете 51, открыв для этого отдельный субсчет. На наш взгляд, этот вариант также приемлем.

Нужно ли приходовать деньги в кассу

По сути, оплата расходов компании посредством корпоративной карты мало чем отличается от оплаты наличными, полученными в кассе под отчет. А саму корпоративную карту часто называют кэш-картой (Cash-Card), что в переводе с английского означает «карта для наличных расчетов». По этой причине бухгалтеры нередко сомневаются, каким образом показать в бухучете перевод денег с банковского счета на корпоративную карту. Нужно ли сначала оприходовать деньги в кассу, а затем провести выдачу денег сотруднику, либо можно сразу показать перевод средств сотруднику, минуя кассу? Ответ на этот вопрос зависит от того, как работник распорядился картой.

Если сотрудник расплатился при помощи карты, то есть перевел деньги с корпоративной карты напрямую поставщику, то оприходовать средства в кассу не нужно. И даже если держатель карты сначала снял деньги через банкомат, а потом расплатился наличными, но в кассу деньги не сдавал, счет 50 «Касса» все равно не будет задействован.

При этом формально сотрудник получил деньги под отчет, поэтому их следует провести по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Держателем корпоративной карты, привязанной к расчетному счету компании, является сотрудник Карасев. Посредством карты он перевел 11 800 руб. (в т. ч. НДС по ставке 18% – 1 800 руб.) в счет оплаты канцтоваров для отдела продаж. В подтверждение данных расходов Карасев представил в бухгалтерию чеки, накладную и счет-фактуру.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 11 800 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Карасеву;
ДЕБЕТ 10 субсчет «Канцтовары отдела продаж» КРЕДИТ 71 – 10 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение канцтоваров;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 1 800 руб. — учтен НДС.

Бесплатно вести бухучет в веб‑сервисе

Затем Карасев снял через банкомат 5 900 руб., и за наличный расчет приобрел канцтовары для отдела закупок (стоимость товаров 5 000 руб. и НДС по ставке 18% – 900 руб.). В подтверждение данных расходов Карасев представил в бухгалтерию чеки, накладную и счет-фактуру.
Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 5 900 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Карасеву;
ДЕБЕТ 10 субсчет «Канцтовары отдела закупок» КРЕДИТ 71 – 5 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение канцтоваров;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 900 руб. — учтен НДС.

Но если сотрудник с помощью корпоративной карты снял деньги со счета и принес всю сумму (или часть средств) в кассу организации, необходимо сначала показать передачу средств под отчет, а потом отразить их на счете 50 «Касса».

Держателем корпоративной карты, привязанной к специальному карточному счету, является сотрудник Пискарев. На его карту было перечислено 50 000 руб. Пискарев снял эту сумму и сдал в кассу организации.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Карта Пискарева» КРЕДИТ 51 — 50 000 руб. — перечислено с расчетного счета на корпоративную карту Пискарева;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Карта Пискарева» — 50 000 руб. — снято Пискаревым с корпоративной карты;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 — 50 000 руб. — оприходовано в кассу организации.

Бесплатно сдать бухгалтерскую отчетность в ИФНС и Росстат через интернет по новым форматам

Снятие наличных отражено в выписке банка с опозданием

Часто бухгалтеры сталкиваются с такой проблемой: сотрудник снял деньги в банкомате, но банк отразил эту операцию в выписке не сразу, а спустя несколько дней. В результате в квитанции из банкомата стоит дата фактического снятия денег, а в банковской выписке — другая, более поздняя дата. В такой ситуации не понятно, каким числом отразить операцию в бухучете: датой, указанной в квитанции, или датой, указанной в банковской выписке. Ни один из этих вариантов не является идеальным, ведь в первом случае остаток по счету 51 (или 55) не будет соответствовать выписке, а во втором случае дата снятия наличных не совпадет с датой, которая отражена в квитанции.

Многие специалисты полагают, что при подобных обстоятельствах следует использовать счет 57 «Переводы в пути». На дату фактического снятия денег надо показать соответствующую сумму по кредиту счета 57 в корреспонденции со счетом 71. И на дату, отраженную в банковской выписке, показать эту же сумму по дебету счета 57 в корреспонденции со счетом 51 (или 55).

На наш взгляд, у данного метода есть один весьма существенный недостаток. Дело в том, что бухгалтерский счет 57 является активным. Это значит, что сальдо на данном счете может быть только дебетовым. Но если использовать счет 57 так, как указано выше, сальдо на дату фактического снятия денег окажется кредитовым, что, строго говоря, является нарушением.

Мы предлагаем отказаться от счета 57 и заменить его счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», открыв для него субсчета, соответствующие держателям карт.

Держателем корпоративной карты, привязанной к расчетному счету компании, является сотрудник Сомов. 30 апреля Сомов снял через банкомат 30 000 руб. Банк отразил эту операцию в выписке от 5 мая. Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 76 субсчет «Карта Сомова» — 30 000 руб. — снято Сомовым с корпоративной карты

ДЕБЕТ 76 субсчет «Карта Сомова» КРЕДИТ 51 — 30 000 руб. — переведено с расчетного счета на корпоративную карту Сомову

В командировку с корпоративной картой

Отправляя сотрудника в командировку, вместо «налички» администрация фирмы вправе выдать ему корпоративную пластиковую карту. Во многих случаях это очень удобно.

Пример 1ООО «Киров-Град» направляет А. В. Кондрашова в Соединенные Штаты Америки (г. Чикаго) с 5 по 9 декабря 2006 года (без учета перелета). Стоимость подлежащего выдаче аванса на командировку составляет (нормы расходов на выплату суточных установлены постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 г. № 299, нормы по найму жилья – приказом Минфина РФ от 2 августа 2004 г. № 64н): – суточные – 360 долл. США (72 USD ) 5 суток); – аванс на наем жилья – 1300 долл. США (260 USD ) 5 суток). 4 декабря со своего текущего валютного счета организация перечислила 1660 долл. США на специальный карточный счет (СКС). Авиабилет был куплен заранее и его стоимость не включается в расходы сотрудника. Авансовый отчет со всеми необходимыми документами (счет из гостиницы, чеки, квитанции и т. д.) представлен в бухгалтерию 11 декабря 2006 года (в этот же день руководитель его утвердил). Согласно отчету и выпискам банка, 5 декабря Кондрашов снял суточные в полном объеме, а также оплатил проживание в гостинице (1300 долл. США). Официальный курс доллара по курсу ЦБ РФ на:

• 4 декабря – 27 руб./USD;
• 5 декабря – 27,4 руб./USD;
• 11 декабря – 28 руб./USD.

Бухгалтер ООО «Киров-Град» отразил эти операции следующими записями: 4 декабря:Дебет 55 субсчет 4 «Специальный карточный счет» Кредит 52 «Валютные счета»– 44 820 руб. (1660 руб. ) 27 руб./USD) – перечислены доллары США на специальный карточный счет; 5 декабря:Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 55-4– 45 484 руб. (1660 USD ) 27,4 руб./USD) – отражена выдача средств под отчет на суточные и наем жилого помещения (отражено списание денежных средств со счета корпоративной банковской карты); Дебет 55-4 Кредит 91-1 «Прочие доходы»– 664 руб. (1660 USD ) (27,4 руб./USD – 27 руб./USD)) – отражена положительная курсовая разница по карточному счету на дату совершения операции; 11 декабря:Дебет 71 Кредит 91-1– 996 руб. (1660 USD ) (28 руб./USD – 27,4 руб./USD)) – произведена переоценка командировочных расходов (отражена курсовая разница по счету учета расчетов с подотчетными лицами); Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 71– 46 480 руб. ((45 484 + 996) или (1660 USD ) 28 руб./USD)) – списаны командировочные расходы. Обратите внимание: если бы компания перечислила на СКС денежные средства в сумме, большей, чем фактические командировочные расходы (к примеру, 2000 долл. США), то на дату утверждения авансового отчета, бухгалтеру следовало бы произвести переоценку остатка средств на карточном счете: Дебет 55-4 Кредит 91-1– 204 руб. ((2000 USD – 1660 USD) ) (28 руб./USD – 27,4 руб./USD)) – отражена положительная курсовая разница по счету корпоративной банковской карты.

Пример 2ООО «Киров-Град» направляет сотрудника в местную командировку. На спецсчет были перечислены средства в размере 10 500 рублей с расчетного счета организации. Работник истратил их не полностью. Комиссия банка за обслуживание счета составляет 20 руб. Дебет 55-4 Кредит 51 «Расчетные счета»– 10 500 руб. – перечислены средства на специальный карточный счет; Дебет 71 Кредит 55-4– 10 000 руб. – с карточного счета списаны средства на оплату командировочных расходов; Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 71– 10 000 руб.– списаны командировочные расходы; Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 55-4– 20 руб. – отражена комиссия банка за обслуживание специального карточного счета; Дебет 51 Кредит 55-4– 480 руб. – возврат остатка неиспользованных сумм на расчетный счет.

Пример 3Воспользуемся данными примера 1 с той лишь разницей, что А. В. Кондрашову была выдана рублевая банковская карта. Коммерческий курс валюты банка-эмитента на 5 декабря составляет 27,6 руб./USD. Бухгалтеру ООО «Киров-Град» нужно сделать следующие дополнительные проводки: 5 декабря:Дебет 71 Кредит 55-4– 45 484 руб. (1660 USD ) 27,4 руб./USD) – на дату осуществления расхода отражено списание суммы валюты по курсу ЦБ РФ; Дебет 91-2 Кредит 55-4– 332 руб. (1660 USD ) (27,4 руб./USD – 27,6 руб./USD)) – отражена отрицательная разница между курсом Банка России и банка-эмитента по обналиченной в банкомате валюте;

Пример 4ООО «Киров-Град» получило в банке кредитную линию в размере 100 000 руб. на 1 год под 10 процентов годовых. По условиям договора проценты взимаются лишь за фактически использованный кредит. Сотрудник отправляется в командировку на территории России. Размер командировочных расходов составил 10 000 рублей. После поездки А. В. Кондрашова, компания вернула банку часть долга. Дебет 55-4 Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»– 10 000 руб. – отражены заемные средства, поступившие на специальный карточный счет; Дебет 71 Кредит 55-4– 10 000 руб. – списаны средства на оплату командировочных расходов со специального карточного счета; Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 71– 10 000 руб. – списаны командировочные расходы; Дебет 66 Кредит 51– 10 000 руб. – отражено погашение части задолженности по кредитному договору; Дебет 91-2 Кредит 66– 83,3 руб.(10 000 руб. x 10 % / 12 мес.) – начислены ежемесячные проценты за пользование кредитом; Дебет 66 Кредит 51– 83,3 руб. – перечислены проценты за кредит.

это важноВ приказе руководителя о возмещении работникам командировочных расходов кроме лимитов расходования средств на проезд и аренду жилья следует предусмотреть, что компенсация производится, в том числе и с использованием корпоративной пластиковой карты. Это позволит избежать возможных споров с налоговиками.

это важноВсе средства, списанные с карточного счета, считают выданными под отчет сотруднику – держателю карты.

это важноДовольно часто налоговики штрафуют фирму за несвоевременное информирование об открытии (закрытии) специального карточного счета (п. 2 ст. 23, п. 1 ст. 118 НК РФ). Однако судьи не поддерживают инспекторов (постановления ФАС Северо-Западного округа от 31 октября 2005 г. по делу № А52-2151/2005/2, от 21 июня 2005 г. по делу № А52-46/2005/2). Арбитры полагают, что СКС не является расчетным банковским счетом в понимании статьи 11 Налогового кодекса. Ведь при его открытии не заключается договор банковского счета (ст. 845 ГК РФ).

Корпкарта: как использовать, чтобы бухгалтер и налоговая были довольны

В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.

В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.

Запись вебинара доступна по “>>” >ссылке и ждёт тех, кому удобнее смотреть.

Корпоративная карта — это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.

Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

По сути, оплата по корпкарте — это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.

Корпкарты бывают именные и неименные. Именная карта закреплена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник — списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.

Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное — отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

• только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
• вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
• легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Котик в офис — это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.

Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.

В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО — сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.

После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Можно снимать наличку по корпкарте?

Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

А вносить деньги на счёт?

Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

• делаете займ компании;
• возвращаете средства;
• вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств — это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка — бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Часто рекомендуют вносить деньги на счёт через отделение банка, где будет чётко прописано назначение платежа. Дело в том, что при внесении денег через банкомат не указывается в комментариях цель внесения. А цель определить нужно, потому что у налоговой могут возникнуть вопросы, должны ли внесённые деньги облагаться налогами. Бухгалтеру при учёте важно сразу правильно отразить движение денег на соответствующих счетах учёта.

Чтобы не запутаться, заранее сообщайте бухгалтеру о каждом пополнении счёта через корпкарту, потому что любой такой взнос в банке отражается без комментария, а в учёте каждая ситуация отражается по-разному.

Запомните: если хочется что-то странное купить по корпкарте — спросите бухгалтера, сохраните чек и возьмите закрывающие документы. Или жмите зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: наши бухгалтеры сами напоминают о недостающих документах, безопасно снижают налоги и рассказывают риски.

Подсказала Балашова Елена — бухгалтер в Кнопке.

Рассказала всем Шиляева Марина — маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме . Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь 🙂

Департамент общего аудита по вопросу приобретения ж/д и авиа билетов с использованием корпоративной карты

Ответственный сотрудники Административного блока филиала приобретает ж/д и авиа билеты для проезда в командировку всем сотрудникам филиала по корпоративной карте.
Вопрос: Просим сообщить порядок учета (какие подтверждающие документы необходимо приложить к авансовому отчету сотрудника приобретающего билеты для других сотрудников филиала) и отражения операций в учете по платежным документам.

Выпуск корпоративных платежных карт осуществляется в соответствии с Положением ЦБ РФ от 24.12.04 № 266-П (далее – Положение № 266-П).

На основании пункта 1.4 Положения № 266-П на территории РФ кредитные организации – эмитенты осуществляют эмиссию банковских карт, являющихся видом платежных карт как инструмента безналичных расчетов, предназначенного для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами (далее – держатели), операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством РФ и договором с эмитентом.

Пунктом 1.5 Положения № 266-П установлено, что расчетная (дебетовая) карта предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной кредитной организацией – эмитентом суммы денежных средств (расходного лимита), расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, или кредита, предоставляемого кредитной организацией – эмитентом клиенту в соответствии с договором банковского счета при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт).

Соответственно, при ответе мы исходим из того, что корпоративной картой является платежное средство, с помощью которого сотрудники Организации приобретают товары (работы, услуги) за счет денежных средств, находящихся на банковском счете Организации. При этом корпоративная карта оформлена на имя конкретного сотрудника (держателя карты), уполномоченного организацией на совершение операций по карте.

В силу пункта 2.5 Положения № 266-П клиент – юридическое лицо осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

– получение наличных денежных средств в валюте РФ для осуществления на территории РФ в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;

– оплата расходов в валюте РФ, связанных с деятельностью юридического лица, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ;

– иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

– получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

– оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ;

– иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

Таким образом, юридическое лицо через уполномоченных им физических лиц может осуществлять по банковскому счету юридического лица с использованием банковских карт операции, связанные с деятельностью этого юридического лица, в том числе оплату командировочных расходов в части приобретения билетов на проезд.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учёта [1] для учета денежных средств организации, находящихся на специальных счетах в банках, предназначен счет 55 «Специальные счета в банках».

Соответственно, средства перечисленные Организацией со своего текущего счета на счет, к которому обеспечен доступ сотрудника с помощью корпоративной карты, подлежит отражению следующим образом:

1. Дт 55 Кт 51 – перечислены денежные средства Организации на специальный банковский счет. Документальным основанием формирования бухгалтерской проводки будет являться платежное поручение на перечисление денежный средств.

2. Несмотря на тот факт, что фактически денежные средства не выдаются сотруднику под отчет из кассы Организации, считаем, что, до того момента, пока сотрудник не отчитается об израсходованных с расчетного счета Организации суммах, целесообразно для отражения расчетов с сотрудником использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [2] .

Дт 71(ответственный сотрудник) Кт 55 – сотрудником израсходованы денежные средства с корпоративного счета Организации. Документальным основанием формирования бухгалтерской проводки будет являться выписка по счету банковской карты.

3. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учёта на субсчете 50.3 учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

Следует отметить, что по данному вопросу существует мнение, согласно которому поскольку электронный билет не имеет бумажной формы, учесть его в кассе организации в качестве денежного документа не представляется возможным. В этом случае его приобретение следует отражать в бухгалтерском учете как обычную оплату услуг сторонней организации.

На наш взгляд, электронная форма документа не является препятствием для учета его на указанном счете поскольку электронные билеты являются документом, удостоверяющим договор перевозки пассажиров, и содержат реквизит, в котором указывается стоимость, и при этом объективных препятствий для его перевода (распечатки) в бумажную форму не имеется, то электронные билеты возможно учитывать на счете 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы» [3] .

Исходя из вышеизложенного, формируется следующая проводка:

Дт 50.03 Кт 71(ответственный сотрудник) – ответственным сотрудником приобретены ж/д и авиабилеты для других сотрудников. Документальным основанием формирования бухгалтерской проводки будет являться документ, подтверждающий оплату по карте, распечатка электронного билета, маршрут/квитанция, бланк билета [4] .

4. Дт 71(командированный сотрудник) Кт 50.03 – передача в подотчет командированному сотруднику приобретенного билета. Документальным основанием формирования бухгалтерской проводки будут являться распоряжение руководителя, журнал учета приема и выдачи денежных документов, распечатки электронных билетов.

5. Дт 20, 26, 44 Кт 71(командированный сотрудник) – учтены произведенные сотрудником командировочные расходы на проезд. Документальным основанием формирования бухгалтерской проводки будут являться авансовый отчет, распечатки электронных билетов [5] , посадочные талоны.

Коллегия Налоговых Консультантов, 10 июля 2017г.

[1] Приказ Минфина РФ от 31.10.00 № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»

[2] В специальной литературе можно встретить две позиции по вопросу отражения таких расчетов в учете – с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» при списании денежных средств с карточного счета и без использования названного счета.

[3] Какие-либо комментарии официальных органов по данному вопросу отсутствуют

[4] В вопросе отсутствует условие о виде билетов – электронных/ на бумажном носителе билетов. По нашему мнению, проводка будет аналогичной для всех видов билетов

[5] Затраты организации на служебные командировки работников, в том расходы на проезд, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (в том числе в качестве управленческих) на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (пункты 5, 7, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.99 № 33н).

Бухгалтерский учёт операций по корпоративной карте и карте Альфа-Cash Ультра

Матвей Бобровский 3 лет назад Просмотров:

1 Бухгалтерский учёт операций по корпоративной карте и карте Альфа-Cash Ультра

2 Карта Альфа-Cash Ультра привязывается напрямую к расчётному счёту в валюте РФ организации и предназначена для оплаты на территории РФ товаров и услуг в рамках основной и хозяйственной деятельности, получения наличных под о т ч ё т, и в н е с е н и я в ы р у ч к и н а расчётный счёт через банкоматы с функцией cash-in (так называемая «самоинкассация»). С помощью корпоративной карты, привязанной к счёту покрытия, можно оплачивать хозяйственные расходы и расходы, связанные с основной деятельностью, а ответственные лица (руководитель, бухгалтер, водитель) могут получать наличные под отчёт и оплачивать расходы на представительские и командировочные нужды в любой точке мира. 2

3 Что важно знать об операциях, проводимых по карте Оплата товаров и услуг безналичный способ оплаты, в некоторых случаях не требующий оформления средств под отчёт и авансовых отчётов (см. пункт А раздела «Первичные документы и бухгалтерский учёт подотчётных средств»). Получение наличных способ выдачи под отчёт, который не требует от сотрудника оформления заявления и расходного кассового ордера. Контроль движения денежных средств по каждой карте возможен через Интернет-банк или при подключении услуги «Альфа-Чек Бизнес». А SMS-Оповещение позволяет контролировать движение денежных средств по расчетному счету по всем картам. По карте можно совершать неограниченное количество безналичных операций, при этом ограничение по сумме отсутствует (в то время как по расчётам наличными закон устанавливает предел в размере рублей в рамках одного договора). Но на каждую карту можно установить свой лимит расходных операций. При использовании корпоративной карты в командировках не нужно открывать валютный счёт и покупать иностранную валюту на командировочные расходы (в т.ч. за пределами РФ). Получение наличной иностранной валюты происходит непосредственно в стране командирования, при этом происходит автоматическая конвертация по курсу платёжной системы (Альфа-Банк не взимает дополнительную комиссию за конвертацию), и операция по расчётному счёту осуществляется в рублях. Наличные деньги, полученные со счёта карты, считаются выданными сотруднику* (даже если он работает не по трудовому, а по гражданско-правовому договору) под отчёт до момента представления им первичных документов, подтверждающих их расходование. Поэтому работник обязан представить авансовый отчёт по расходованию денег, снятых с помощью карты. К авансовому отчёту обязательно должны быть приложены чеки банкоматов о снятии или внесении наличных и первичные документы, подтверждающие расходование полученных денег. * Сотруднику, работающему по гражданско-правовому договору, можно выдать деньги под отчёт при следующих условиях: если он приобретает то, что требуется для выполнения работы по этому конкретному договору (например, если он красит стену в офисе, то может купить краску, но не может купить канцелярские товары); сотрудник внесён в список работников, имеющих право получать деньги под отчёт в соответствующем приказе. 3

4 Первичные документы и бухгалтерский учёт подотчётных средств А Данные проводки применяются при одновременном выполнении двух условий: когда не требуется аналитического учёта подотчётных средств по сотрудникам, например, если директор единственный, у кого в компании есть карта когда данная конкретная покупка оплачена картой и контрагент выдал правильно оформленные акт оказанных услуг, товарную накладную, счёт-фактуру, универсальный передаточный документ Акт оказанных услуг, товарная накладная, счёт-фактура, универсальный передаточный документ Иногда покупок, отвечающих вышеуказанным условиям, совершается так много, что проще не учитывать их все по отдельности, а накопить за месяц и провести через подотчёт одним документом. Тогда применяются проводки под буквой Б. 4

5 Б Данные проводки применяются при условиях: когда требуется аналитический учёт подотчётных средств по сотрудникам, например, если карты есть у нескольких сотрудников и важно знать, кто сколько потратил или снял наличными, за какие средства уже отчитался, а за какие ещё нет сотрудник сделал данную конкретную покупку по безналу, либо снял наличные с карты и оплатил ими покупку, но вместо акта, накладной, счёта-фактуры или универсального передаточного документа продавец выдал ему другие документы, подтверждающие оплату Чек банкомата или терминала, выписка банка с назначением платежа: выдача наличных денег в банкомате ( и адрес терминала, город, дата, время, сумма, номер карты). Если дата операции в чеке отличается от даты операции в выписке по расчетному счету (например, операция прошла г., но отразилась в выписке по счету только г.), то используется счет 57 «Переводы в пути» для оформления разрыва операции в днях Акт оказанных услуг, товарная накладная, счёт-фактура, универсальный передаточный документ, кассовый чек, товарный чек, акт М-7, другие документы, подтверждающие покупку 5

6 В Если у подотчётного лица после покупок остались наличные денежные средства, то их возврат на расчётный счёт компании через карту отражается проводкой:! Чек банкомата или терминала, выписка банка с назначением платежа: выдача наличных денег в банкомате ( и адрес терминала, город, дата, время, сумма, номер карты). Если дата операции в чеке отличается от даты операции в выписке по расчетному счету (например, операция прошла г., но отразилась в выписке по счету только г.), то используется счет 57 «Переводы в пути» для оформления разрыва операции в днях При снятии наличных с помощью карты как таковых операций по приходу в кассу денежной наличности не совершается. Поэтому в кассовой книге не нужно отражать операции получения наличных со счёта карты. При этом получение наличных с помощью корпоративной карты само по себе не является расходом для целей налогообложения прибыли организаций. Расход возникает на основании первичных документов (в соответствии с требованиями статьи 252 Налогового кодекса РФ), когда снятые наличные деньги тратятся на оплату расходов, связанных с деятельностью организации. Обратите внимание: чек банкомата фиксирует факт совершения операции по выдаче или внесению наличных денег. Но фактическое списание или зачисление средств подтверждается выпиской банка по счёту. Поэтому отражать операции в бухгалтерском учёте необходимо даже при отсутствии чека банкомата (например, если он утерян, или в банкомате закончилась бумага, можно обратиться в Альфа-Банк с целью предоставления выписки по счёту). 6

7 Первичные документы и бухгалтерский учёт внесения выручки на расчётный счёт с помощью карты Альфа-Cash Ультра Отличия внесения выручки через банкомат и через кассу банка: когда ответственное лицо сдаёт выручку непосредственно в кассу банка, то специалист банка спрашивает происхождение денег и ставит в квитанции соответствующий код. На основании этой квитанции с кодом делаются проводки по кассе; когда ответственное лицо сдаёт выручку через банкомат, то программное обеспечение банкомата не позволяет выбрать происхождение денег. Поэтому необходимо, узнав о факте внесения из выписки, уточнить у вносителя, что за деньги он сдал. Затем необходимо сверить полученную информацию с данными бух.учета (например, была ли выручка в кассе в такой сумме) и сделать соответствующие проводки по кассе. А Выручка вносится через банкомат и зачисляется на расчётный счёт в течение одного операционного дня: Б Выручка вносится через банкомат и зачисляется на расчётный счёт в течение одного операционного дня: 7

8 При сдаче наличных денег в отделение банка составляется расходный кассовый ордер на выдачу денег из кассы для внесения суммы выручки в банк. Подобный документ должен составляться и в том случае, если выручка вносится на счёт через банкомат. В расходном кассовом ордере указывается основание выдачи денег из кассы. То есть в бухгалтерском учёте и оформляемых документах достаточно информации для идентификации суммы, вносимой через банкомат, как выручки. Таким образом, при правильном отражении в бухгалтерском учёте операций по оприходованию выручки от реализации и последующему переводу денежных средств из кассы на расчётный счёт риска двойного признания выручки нет. Расходы на оплату комиссий банков, взимаемых при операциях с корпоративными картами и картой Альфа-Cash Ультра, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли при условии их документального подтверждения в соответствии с требованиями статьи 252 Налогового кодекса РФ. Документами, подтверждающими расходы, будут чеки банкоматов и выписки по счёту. В учётной политике организации (приказе руководителя) должны быть учтены основные положения использования карт: перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по карте; установленные лимиты; порядок и сроки предоставления авансовых отчётов; перечень документов для авансового отчёта. Также держатель карты должен быть ознакомлен с утверждённым в организации порядком применения и использования корпоративных карт (под подпись), с запретом разглашения третьим лицам сведений о карте и её ПИН-коде. Необходимо установить ответственность за нарушения и порядок возмещения ущерба держателями карт. Список сотрудников, имеющих право на получение карт, устанавливается приказом или распоряжением. С держателями карт заключается договор материальной ответственности. Выдачу и возврат карт необходимо вести в специально заведённой книге учёта корпоративных карт (карты Альфа-Cash Ультра также являются корпоративными). 8

9 Общие правила организации бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов финансово хозяйственной деятельности организаций, утверждённой Приказом Минфина России от N 94н. С 1 января 2013 года формы первичных учётных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, не являются обязательными к применению. Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).! Обратите внимание! Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчёт своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их личные банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. Денежные средства, перечисленные на личную банковскую карту работника организации, могут быть признаны налоговыми органами как заработная плата (доход) с которого должны быть удержаны налоги. Перечислять подотчётные суммы на зарплатные карты сотрудников не рекомендуется. Законодательством этот момент чётко не урегулирован. Во избежание спорной ситуации с ФНС такой способ выдачи подотчётной суммы лучше не использовать. Если неоднократно повторяются операции по снятию наличных со счёта корпоративной карты и обратному внесению их на счёт, налоговый орган может прийти к выводу, что подотчётное лицо использует эти суммы в личных целях, то есть имеют место операции по выдаче и возврату займа. При таком подходе возникает риск, что работнику будет вменён налогооблагаемый доход в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заёмными средствами (подпункт 1 пункта 1 статьи 212 Налогового кодекса РФ). 9

10 Первичные документы и бухгалтерский учёт при внесении средств на основании договора займа при помощи карты Альфа-Cash Ультра А Займ вносится через банкомат и зачисляется на расчетный счёт в течение одного операционного дня: Д 50 К 66 (67) Получен займ в кассу Приходный кассовый ордер, договор займа Д 51 К 50 Денежные средства зачислены на расчётный счёт Расходный кассовый ордер, квитанция банкомата, выписка банка по расчётному счёту Б Займ вносится через банкомат и зачисляется на расчетный счёт в течение одного операционного дня: Д 50 К 66 (67) Получен займ в кассу Приходный кассовый ордер, договор займа Д 57 К 50 Внесены на расчётный счёт наличные денежные средства Расходный кассовый ордер, квитанция банкомата Д 51 К 57 Денежные средства зачислены на расчётный счёт Выписка банка по расчётному счёту 10

Читайте далее: