Приказ о возмещении командировочных расходов из средств федерального бюджета

Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений” (с изменениями и дополнениями)

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства РФ от 22 октября 2014 г. N 1088 наименование изложено в новой редакции

Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729
“О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений”

С изменениями и дополнениями от:

14 мая 2013 г., 22 октября 2014 г., 7 марта 2016 г.

ГАРАНТ:

О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих см. Указ Президента РФ от 18 июля 2005 г. N 813

См. комментарии к настоящему постановлению

В целях упорядочения выплат, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, Правительство Российской Федерации постановляет:

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства РФ от 22 октября 2014 г. N 1088 в пункт 1 внесены изменения

1. Установить, что возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений осуществляется в следующих размерах:

а) расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 рублей в сутки;

ГАРАНТ:

О размерах суточных, выплачиваемых работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, при служебных командировках на территории иностранных государств см. постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812

б) расходов на выплату суточных – в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;

ГАРАНТ:

О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, гражданскому персоналу организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета см.:

приказ МЧС России от 23 мая 2013 г. N 337

приказ Спецстроя России от 24 мая 2012 г. N 196

приказ Минобороны РФ от 6 марта 2012 г. N 450

О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, военнослужащим и сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти за счет средств федерального бюджета см. постановление Правительства РФ от 1 февраля 2011 г. N 43

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства РФ от 7 марта 2016 г. N 171 в подпункт “в” внесены изменения

в) расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом – в салоне экономического класса. При использовании воздушного транспорта для проезда работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений к месту командирования и (или) обратно к постоянному месту работы проездные документы оформляются (приобретаются) только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств – членов Евразийского экономического союза, за исключением случаев, если указанные авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту командирования работника либо если оформление (приобретение) проездных документов на рейсы этих авиакомпаний невозможно ввиду их отсутствия на дату вылета к месту командирования работника и (или) обратно;

автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, – в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

водным транспортом – в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

ГАРАНТ:

О порядке и размерах возмещения сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти расходов на проезд в период нахождения в служебной командировке за счет средств федерального бюджета см. постановление Правительства РФ от 12 октября 2013 г. N 916

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства РФ от 22 октября 2014 г. N 1088 пункт 2 изложен в новой редакции

2. Возмещение расходов в размерах, установленных пунктом 1 настоящего постановления, производится федеральными государственными органами, государственными внебюджетными фондами Российской Федерации и федеральными государственными учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета, а также средств соответствующих бюджетов государственных внебюджетных фондов Российской Федерации на служебные командировки либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из соответствующего бюджета на их содержание.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства РФ от 22 октября 2014 г. N 1088 пункт 3 изложен в новой редакции

3. Расходы, превышающие размеры, установленные пунктом 1 настоящего постановления, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или с ведома работодателя) возмещаются федеральными государственными органами, государственными внебюджетными фондами Российской Федерации и федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств федерального бюджета, средств соответствующих бюджетов государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения.

4. Признать утратившими силу:

постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 1992 г. N 122 “О нормах возмещения командировочных расходов” (Российская газета, 1992, 4 марта);

постановление Совета Министров – Правительства Российской Федерации от 22 февраля 1993 г. N 148 “О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории государств – республик бывшего СССР” (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, N 9, ст.743).

5. Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2003 г.

Председатель Правительства
Российской Федерации

Возмещение расходов производится в следующих размерах:

по найму жилого помещения – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки;

на выплату суточных – в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда в указанных категориях отдельных видов транспорта.

Возмещение производится организациями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.

Постановление вступает в силу с 1 января 2003 г.

Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений”

Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2003 г.

Текст постановления опубликован в “Российской газете” от 5 октября 2002 г. N 189, в Собрании законодательства Российской Федерации от 7 октября 2002 г. N 40 ст. 3939

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Постановление Правительства РФ от 7 марта 2016 г. N 171

Изменения вступают в силу по истечении 7 дней после дня официального опубликования названного постановления

Постановление Правительства РФ от 22 октября 2014 г. N 1088

Изменения вступают в силу по истечении 7 дней после дня официального опубликования названного постановления

Постановление Правительства РФ от 14 мая 2013 г. N 411

Изменения вступают в силу по истечении 7 дней после дня официального опубликования названного постановления

Приказ о возмещении расходов сотруднику

Приказ о возмещении расходов сотруднику — это официальное распоряжение директора. На основании документа работнику возмещаются все финансовые средства, которые были потрачены им из собственного кармана на нужды компании в период нахождения в командировке или в других обстоятельствах.

Что должно быть отображено

В шапке документа должно содержаться следующее:

• полное название организации;
• дата, когда был составлен приказ;
• регистрационный №;
• заголовок;
• формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
• текст;
• подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
• подпись директора и ее расшифровка;
• подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.

В самом тексте должна быть указана следующая информация:

1. ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
2. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
3. Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
4. Основание и перечисление подтверждающих документов.
5. Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».

Гарантии для кадров организации

В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.

Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:

• Сохраняется рабочее место.
• Сохраняется прежний оклад.
• Директор организации покрывает все расходы на нахождение в командировке.

Какие расходы должна компенсировать организация

Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:

1. Транспортные расходы:
   • если сотрудник использовал свою личную машину;
   • если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
   • если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
2. Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
3. Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
4. Другие расходы:
   • мобильная связь;
   • интернет;
   • обмен валюты.

Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.

Сколько лет хранится документ в архиве

В архиве любой организации приказы хранятся:

В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:

• в командировку по РФ на срок от 10 до 60 дней;
• в международные командировки на срок от 10 до 60 дней.

Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа

Во время составления приказа специалист должен соблюдать следующие требования:

• Придерживаться установленного законом расстояния между краями страницы и текстом.
• Документ издается на белом и высококачественном листе бумаги формата А4.
• Прописывать дату документа арабскими цифрами
• Компенсируемая сумма должна быть написана цифрами и прописью.
• В документе должны быть все подписи плюс их расшифровка.
• Печать.

Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа

Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

• неправильно написать название организации;
• не проставить или написать неправильно дату составления документа;
• не указать регистрационный номер;
• не написать компенсируемую сумму прописью;
• неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
• не указать должность;
• не указать ответственное лицо;
• внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
• написать текст неразборчивым почерком;
• сделать много исправлений в документе;
• сделать орфографические ошибки;
• неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
• искусственно состарить документ;
• затереть ластиком текст.

Как исправить допущенные ошибки

Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:

1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если ошибка была замечена:
   • до того, как была поставлена подпись руководителя;
   • в момент подписания.
2. Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют различного рода ошибки. В нем должно содержаться следующее:
   • регистрационный №;
   • дата, когда он был составлен;
   • название документа;
   • начало текста, начинающееся со слов: «Признать утратившим силу» или «Считать недействительным»;
   • основания для отмены;
   • кто несет ответственность за исправления;
   • подпись.

Заключение

Итак, если сотрудник потратил свои денежные средства на нужды организации во время служебной командировки, то компания обязана возместить ему все. Для этого необходимо правильно и грамотно составить приказ. В нем фиксируется максимальная денежная сумма, которую работник потратил из своего кармана на нужды компании. Но перед тем как издать приказ, работник в течение двух недель должен подать заявление о возмещении расходов вместе с подтверждающими документами.

Приказ ФТС РФ от 28.05.2007 N 658 “О возмещении командировочных расходов сотрудникам таможенных органов”

ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА

от 28 мая 2007 г. N 658

О ВОЗМЕЩЕНИИ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

СОТРУДНИКАМ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ

В целях упорядочения выплат, связанных со служебными командировками сотрудников таможенных органов на территории Российской Федерации и на территории иностранных государств, приказываю:

1. Возмещать сотрудникам таможенных органов при направлении в служебные командировки на территории Российской Федерации и на территории иностранных государств расходы по найму жилого помещения, на выплату суточных и по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размерах и порядке, установленных Постановлениями Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 г. N 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 40, ст. 3939), от 26 декабря 2005 г. N 812 “О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 2, ст. 187) и Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 2 августа 2004 г. N 64н “Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета” (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2004, N 35; 2006, N 31).

2. Производить возмещение расходов, предусмотренных пунктом 1 настоящего Приказа, в пределах ассигнований, выделенных на служебные командировки.

3. Возмещать расходы по проезду в служебные командировки и обратно за счет экономии средств, выделенных на содержание таможенных органов (учреждений, находящихся в ведении ФТС России), в случае, если нижеперечисленные нормы превышают размеры, установленные Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 г. N 729:

а) сотрудникам, имеющим специальные звания высшего начальствующего состава, начальникам главных управлений (управлений) центрального аппарата ФТС России, начальникам региональных таможенных управлений:

руководителю ФТС России, заместителям руководителя ФТС России – в салоне первого класса (бизнес-класса):

другим сотрудникам, имеющим специальные звания высшего начальствующего состава, начальникам главных управлений (управлений) центрального аппарата ФТС России, начальникам региональных таможенных управлений – в салоне бизнес-класса;

водным транспортом – в каюте первой категории (группы) морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте “люкс” речного судна всех линий сообщения;

железнодорожным транспортом – в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес-класса, с двухместными купе категории “СВ” или в вагоне категории “С” с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес-класса, при следовании за границу – в вагоне первого класса;

автомобильным транспортом – в автобусах с откидными сидениями (далее – мягкие автобусы);

б) сотрудникам, имеющим специальные звания старшего начальствующего состава:

воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

водным транспортом – в каюте второй категории (группы) морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте первой категории речного судна всех линий сообщения;

железнодорожным транспортом – в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагону экономического класса, с четырехместными купе категории “К” или в вагоне категории “С” с местами для сидения;

автомобильным транспортом – в мягких автобусах;

в) сотрудникам, имеющим специальные звания среднего начальствующего состава и младшего состава:

воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

водным транспортом – в каюте третьей категории (группы) морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте второй категории речного судна всех линий сообщения;

железнодорожным транспортом – в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагону экономического класса, с четырехместными купе категории “К” или в вагоне категории “С” с местами для сидения;

автомобильным транспортом – в мягких автобусах.

4. Признать утратившим силу Приказ ГТК России от 1 февраля 1996 г. N 56 “О нормах возмещения расходов на служебные командировки должностным лицам таможенных органов”.

5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на первого заместителя руководителя ФТС России В.М. Малинина.

Как оформить командировочные расходы в 2020 году

Что относится к расходам на командировку

Большинство обязанностей наемного работника подлежат выполнению непосредственно на его основном месте труда. Однако часто встречаются ситуации, при которых требуется отправить сотрудника в другую местность. Например для сдачи отчетности в вышестоящее ведомство, на прохождение переподготовки или для заключения договора. Независимо от целей командирования затраты на командировочные расходы должны быть оплачены работодателем, а затем отражены в бухучете организации.

Что положено по закону (ст. 168 ТК РФ):

1. Рабочее место, как и должность сотрудника, будут сохранены за ним на весь период отсутствия — пребывания в командировке.
2. Средняя заработная плата за все дни пребывания в служебной поездке. Напомним, что дни простоя, дни отбытия и прибытия, а также дни пребывания в пути подлежат оплате.
3. Траты на проезд и проживание. Работодатель обязан за свой счет оплатить арендованное жилье, а также транспортные издержки работника.
4. Издержки, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием специалиста вне дома, то есть вне основного места жительства. Такие затраты еще называют суточными.
5. Прочие расходы. Например, приобретение учебных пособий или дополнительных расходных материалов. Однако такие траты должны быть согласованы с руководством отдельно. В противном случае сотруднику ничего не возместят.

Лимит на командировочные расходы в 2020 году

Продолжительное время в российском законодательстве действовали лимитированные нормы на расходы в командировках. То есть работнику рассчитывался аванс на траты в поездке, исходя из действующих лимитов. Получить возмещение за перерасходованные средства не представлялось возможным.

В настоящее время такие лимиты упразднены. Они сохранились лишь для отдельных государственных служащих федерального уровня. Следовательно, организации теперь самостоятельно определяют предельные суммы.

Напомним, что такие ограничения устанавливаются не только на суточные издержки. То есть в период финансового кризиса большинство организаций ввели лимиты и на проживание, и на проезд, что не позволяет сотрудникам производить необоснованные траты.

В то же время в НК РФ установлен лимит налогообложения суточных. Так, для командировочных расходов за границу действует предел в 2500 рублей в сутки, для поездок по нашей стране — 700 рублей в день. То есть суммы, превышающие указанные ограничения, должны быть включены в базу для исчисления НДФЛ и страховых взносов.

Выдаем аванс на командировку

Перед отправкой в командировку работнику следует выплатить аванс. Затребуйте с подчиненного заявление на получение денег. То есть письменное обращение на имя директора организации, в котором необходимо прописать цели и назначения планируемых затрат.

Пример: заявление на командировочные расходы

Если работник желает получить наличными деньгами аванс на командировочные расходы, счет указывать не нужно.

Отметим, что заявление перед предоставлением руководителю должен проверить ответственный бухгалтер. Работник бухгалтерии должен проконтролировать правильность расчетов по количеству дней, по установленным в учреждении пределам и прочим условиям.

Затем руководитель визирует заявление. На основании документа можно сразу выдать денежные средства либо составить приказ.

Как рассчитать командировочные расходы

Обычно в учреждениях бюджетной сферы установлены строгие лимиты на командировочные расходы за границу или по стране. А это значит, что запросить большой аванс не выйдет. Определим, как посчитать, сколько причитается работнику?

В первую очередь обратитесь в бухгалтерию, уточните, утверждены ли ограничения или лимиты по таким расходам. Далее действуйте по обстоятельствам.

Вариант № 1. Лимиты утверждены

Если в учреждении лимиты на расходы по командировкам закреплены в отдельных локальных актах, то попросите предоставить данную информацию. Исчисляйте сумму запрашиваемого аванса по формуле:

Транспортные издержки редко бывают лимитированы, так как билеты (проезд) оплачиваются по факту. Однако следует учитывать, что работодатель вправе отказать в возмещении трат на проезд на определенных видах транспорта. Например, поездка на такси, когда имеются регулярные рейсы (поезд, автобус). Также могут отказать в оплате места повышенной комфортности (билет бизнес или первого класса).

Сотрудника командируют в Тверь на 11 дней. В учреждении установлены следующие лимиты:

• суточные — 200 рублей в сутки;
• проживание — 700 рублей в сутки;
• проезд по факту.

Следовательно, специалист вправе претендовать на:

Суточные — 2200 (11 × 200 руб.), проживание — 7000 (10 × 700) и 2000 за билеты по фактической стоимости (1000 в один конец).

Вариант № 2. Лимитов нет

Если в учреждении не предусмотрены ограничения по ком. расходам, смету можно составить на большую сумму. Однако не стоит уходить от реальности. Все равно затраты придется подтвердить документально. К тому же гостиничный номер класса «люкс» и перелет бизнес-классом вряд ли оплатят за счет бюджетных денег.

Как правильно спланировать затраты:

1. Уточните стоимость билетов (поезд, автобус, самолет, иное). Включите в смету командировочных расходов оптимальный вариант проезда к месту назначения.
2. Забронируйте место в гостинице. При оформлении брони сразу уточните стоимость за сутки. Именно эту цену учитывайте в подсчетах.
3. Суточные. Размер таких издержек следует согласовать с руководством. Напомним, что ограничений в законодательстве нет. Однако если сумма превышает 700 рублей в день в поездках по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок, то разница подлежит налогообложению (НДФЛ и страховыми взносами).

Если этого не сделать, то некоторые затраты учреждения могут признать нецелевыми. В итоге руководителя оштрафуют и заставят вернуть деньги в бюджет. При утверждении нормативов руководствуйтесь рекомендациями и распоряжениями вышестоящих министерств и ведомств.

Какие документы нужны для командировки

Допустим, заявление на выдачу аванса подотчет одобрено. Что делать дальше?

В первую очередь составьте приказ о направлении специалиста в служебную поездку. В распорядительном акте необходимо указать не только Ф.И.О. и должность работника, но и период командирования, место назначения, цель поездки. Допустимо указать дополнительные сведения о служебном задании. Например, прописать в приказе «направлен для сдачи годовой бухгалтерской отчетности в Министерство образования».

Используйте унифицированную форму приказа № Т-9 (ОКУД 0301022), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Применение унифицированной формы приказа не обязательно. Учреждение вправе применять бланк, разработанный самостоятельно. Однако независимо от выбранной формы документа, его необходимо закрепить в учетной политике.

Пример заполнения унифицированного документа

Помимо распоряжения о направлении в служебную поездку и выплаты аванса на командировочные расходы, работодатель должен выдать служебное задание. Этот документ содержит перечень обязанностей, которые работник обязан выполнить в поездке. Однако формирование служебного задания не является обязательным. Вполне достаточно перечислить обязанности и цели поездки в приказе.

Еще пару лет назад подтвердить командировочные расходы можно было только специальным документом — командировочным удостоверением. Остальные чеки и квитанции считались второстепенными документами. В настоящее время законодательные нормы изменились. Теперь выписывать специальное удостоверение не требуется. Но многие учреждения продолжают выдавать отмененный бланк. Почему?

Во-первых, действие бланка сохранилось. Чиновники лишь определили, что теперь документ стал необязательным. Однако его можно выдавать на усмотрение руководства компании. Во-вторых, удостоверение позволяет подтвердить суточные расходы. В-третьих, бланк позволяет проставить отметки принимающей стороны. То есть подтвердить, что сотрудник прибыл в место назначения.

Бланк удостоверения можно разработать свой либо использовать унифицированную форму № Т-10 (ОКУД 0301024), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.

Как отчитаться за командировочные расходы

Понесенные расходы в командировке должен компенсировать работодатель. Конечно, в пределах установленной нормы, с соблюдением целесообразности и обоснованности, а также при наличии подтверждающих документов. Итак, как подтвердить конкретный вид затрат:

1. Транспорт. Для данной категории затрат подтверждающими документами являются билеты, чеки и квитанции такси, электронные квитанции (например, при оформлении электронного билета).
2. Жилье. Подтвердить наем жилья может квитанция из гостиницы либо договор найма жилого помещения. Отметим, что при аренде жилища у сторонних лиц необходимо проверить правильность составления договора аренды. Также вам должны выдать на руки чек, квиток или расписку о получении денег в счет оплаты аренды жилья. Неверно оформленные документы не могут быть приняты к учету.
3. Суточные. Подтвердить данную категорию командировочных расходов специальным документом не получится. Раньше для этого использовалось удостоверение, теперь применять этот бланк не обязательно. Подтвердить количество дней можно по билетам.
4. Прочие затраты. Чтобы получить возмещение за иные виды трат в поездке, приложите чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы. Отметим, что такие издержки следует заранее согласовать с начальством. В противном случае в их оплате вам могут отказать.

Если вы получили деньги на ком. расходы авансом, то есть подотчет, то по возвращении необходимо заполнить авансовый отчет. К нему приложить все подтверждающие чеки, билеты и квитки и сдать в бухгалтерию.

Бухгалтер проверит авансовый отчет, проконтролирует подлинность и правильность заполнения подтверждающих документов. По итогам проверки будут проведены окончательные расчеты. Излишки придется вернуть, а перерасход должны доплатить.

Особенности бухучета

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения расходы на командировки следует отражать на соответствующем счете:

• для отражения суточных — 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам», по КВР 112 и КОСГУ 212;
• для отражения иных затрат — по субсчету 0 208 26 000, по КВР 112 и КОСГУ 226.

Новые положения действуют с 2020 года (Приказы Минфина № 132н и № 209н).

Однако если оплату жилья осуществляет сама организация, например между учреждением и гостиницей заключен договор на оказание услуг, то такие затраты отражают на счете 0 302 26 000. А если оплата гостиницы проводится по договору между организацией и гостиницей, но подотчетными деньгами через сотрудника, такие затраты отражаем на счете 0 208 26 000.

Аналогичный порядок предусмотрен и для покупки билетов. Так, к примеру, если работник сам купил билет на поезд (автобус, самолет), то командировочные расходы на транспорт отражаем на счете 0 208 26 000, по КВР 112. Если учреждение заключило договор с транспортной компанией и перечислило деньги за билет с расчетного счета, затраты отражайте на 0 302 22 000, используйте КВР 244. Но если по такому договору заплатил работник подотчетными деньгами, то отразите операцию на 0 208 22 000, КВР 244, КОСГУ 222.

Расходы на командировку: составляем проводки

Аванс на командировочные расходы выдан из кассы учреждения

IX. Приказ Росгвардии от 26.12.2018 N 667 “Об утверждении Порядка и условий направления (командирования) военнослужащих и лиц, проходящих службу в войсках национальной гвардии РФ и имеющих специальные звания полиции, войск национальной гвардии РФ в служебные командировки” (Зарегистрировано в Минюсте России 25.01.2019 N 53559)

IX. Командировочные расходы

IX. Командировочные расходы

78. За каждый день нахождения в служебной командировке, в том числе в пути следования к месту служебной командировки и обратно, военнослужащему (сотруднику) возмещаются суточные расходы в размере 200 рублей в сутки.

Далее – “суточные деньги”.

79. Размер суточных денег, установленный пунктом 78 настоящего Порядка, за дни нахождения военнослужащего (сотрудника) в служебной командировке, за которые документально подтверждена оплата курортного сбора, увеличивается на сумму оплаченного курортного сбора, но не более предельного размера суточных расходов, установленного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 февраля 2011 г. N 43 “О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим, сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти, лицам, проходящим службу в войсках национальной гвардии Российской Федерации и имеющим специальные звания полиции, за счет средств федерального бюджета” .

Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 8, ст. 1110; 2018, N 4, ст. 634.

80. Суточные деньги выплачиваются военнослужащим (сотрудникам) по основному месту их военной службы (службы) на основании документов о направлении в служебную командировку.

81. Суточные деньги не выплачиваются:

военнослужащим (сотрудникам), имеющим по условиям транспортного сообщения возможность ежедневно возвращаться к месту военной службы (службы) или жительства, если выполнение служебного задания не требует непрерывного пребывания в пункте служебной командировки, о чем должно быть указано в служебном задании;

военнослужащим (сотрудникам), возвратившимся из служебной командировки в день убытия;

военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, которым выплачивается надбавка за риск, предусмотренная пунктом 59 приказа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 18 сентября 2017 г. N 386 “Об утверждении Порядка обеспечения денежным довольствием военнослужащих войск национальной гвардии Российской Федерации и предоставления им отдельных выплат” .

Зарегистрирован Минюстом России 24 октября 2017 года, регистрационный N 48650, с изменениями, внесенными приказами Росгвардии от 11 мая 2018 г. N 173 (зарегистрирован Минюстом России 1 июня 2018 года, регистрационный N 51250) и от 6 ноября 2018 г. N 493 (зарегистрирован Минюстом России 29 ноября 2018 года, регистрационный N 52833).

82. Время нахождения в пути, за которое выплачиваются суточные деньги, определяется на основании проездных документов (билетов) с учетом существующего расписания движения транспортного средства, включая время, необходимое на пересадки, а также время задержки командированного военнослужащего (сотрудника) в пути по независящим от него причинам, удостоверенное в соответствии с настоящим Порядком.

83. При отсутствии проездных документов (билетов) фактический срок пребывания военнослужащего (сотрудника) в служебной командировке определяется на основании рапорта на имя должностного лица, обладающего правом принятия решения о направлении военнослужащего (сотрудника) в служебную командировку, с указанием в нем фактического срока нахождения в служебной командировке и приложением командировочного удостоверения (справки) с отметками, предусмотренными подпунктами 57.1 и 57.2 настоящего Порядка.

84. Возмещение военнослужащим (сотрудникам) расходов по бронированию и найму жилых помещений в период нахождения в служебной командировке производится в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 21 июня 2010 г. N 467 “О возмещении расходов по бронированию и найму жилого помещения, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим, сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти, лицам, проходящим службу в войсках национальной гвардии Российской Федерации и имеющим специальные звания полиции, за счет средств федерального бюджета” .

Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 26, ст. 3364; 2018, N 4 ст. 634. Далее – “постановление Правительства Российской Федерации от 21 июня 2010 г. N 467”.

85. В случае вызванной условиями выполнения служебного задания необходимости проживания военнослужащих (сотрудников) не в гостинице возмещение расходов по бронированию и найму жилых помещений в пределах норм, установленных абзацами вторым и третьим пункта 1 постановления Правительства Российской Федерации от 21 июня 2010 г. N 467, производится на основании следующих документов:

85.1. При проживании в жилом помещении организации (индивидуального предпринимателя) – наймодателя :

рапорта на имя должностного лица, обладающего правом принятия решения о направлении военнослужащего (сотрудника) в служебную командировку, с указанием в нем условий выполнения служебного задания, вызвавших необходимость проживания не в гостинице;

счета-фактуры и акта оказанных услуг организации-наймодателя, подтверждающего фактические затраты по проживанию без учета стоимости дополнительных услуг, заверенных печатью организации-наймодателя (при наличии печати);

кассового чека об оплате услуг за проживание, а при осуществлении организацией-наймодателем расчетов без применения контрольно-кассовой техники – документа, оформленного на бланке строгой отчетности для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт.

85.2. При проживании в жилом помещении наймодателя – физического лица :

рапорта на имя должностного лица, обладающего правом принятия решения о направлении военнослужащего (сотрудника) в служебную командировку (в центральном аппарате – на имя директора или его первого заместителя (заместителя), с указанием в нем условий выполнения служебного задания, вызвавших необходимость проживания не в гостинице;

договора найма жилого помещения, заключенного с учетом требований гражданского законодательства Российской Федерации и Жилищного кодекса Российской Федерации , с указанием размера платы за жилое помещение, а также паспортных данных наймодателя (серия, номер, кем и когда выдан) и данных свидетельства о праве собственности на сдаваемое жилое помещение (серия, номер, кем и когда выдано);

Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 1, ст. 14; 2018, N 32, ст. 5134.

расписки наймодателя в получении денежных средств за предоставленное в наем жилое помещение.

86. Выдача аванса на оплату расходов по найму жилого помещения производится в пределах выделенных лимитов бюджетных обязательств на командировочные расходы с учетом доведенных размеров средней стоимости проживания в однокомнатных (одноместных) номерах гостиниц в городах федерального значения и административных центрах иных субъектов Российской Федерации.

При превышении фактических затрат по найму жилого помещения над доведенными средними размерами стоимости проживания в однокомнатных (одноместных) номерах гостиниц решение о возмещении затрат принимается должностным лицом, обладающим правом принятия решения о направлении военнослужащего (сотрудника) в служебную командировку (в центральном аппарате – директором или его первыми заместителями (заместителями), на основании рапорта, согласованного с соответствующим финансовым подразделением воинской части (организации) (в центральном аппарате – с ФЭД Росгвардии), при наличии денежных средств на командировочные расходы.

87. Расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки нахождения в пункте служебной командировки со дня прибытия командированного в пункт командирования и по день выезда из него.

88. Военнослужащие (сотрудники), направляемые в служебные командировки, размещаются с максимальным использованием специализированного жилищного фонда (служебных жилых помещений и жилых помещений в общежитиях) войск национальной гвардии без взимания платы.

В случае отказа командируемого военнослужащего (сотрудника) от проживания в помещениях специализированного жилищного фонда войск национальной гвардии при наличии свободных мест в командировочном удостоверении (справке) делается отметка “отказался от бесплатного проживания в помещениях специализированного жилищного фонда при наличии свободных мест”.

Возмещение расходов по найму жилого помещения в этом случае производится в размере 30 процентов нормы суточных денег, установленной пунктом 78 настоящего Порядка, за каждый день нахождения в пункте служебной командировки.

89. Военнослужащим (сотрудникам), командируемым в пункты, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту военной службы (службы), но по условиям служебной командировки либо по решению должностного лица, принявшего решение о направлении военнослужащего (сотрудника) в служебную командировку, они находятся в указанных пунктах безвыездно, оплата расходов по найму жилого помещения осуществляется по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, в пределах установленных норм.

Решение о безвыездном нахождении военнослужащего (сотрудника) в пункте командировки отражается в служебном задании. Факт безвыездного нахождения подтверждается записью в командировочном удостоверении командируемого, заверенной начальником (руководителем) структурного подразделения, командиром (начальником) воинской части (организации), в которую командирован военнослужащий (сотрудник).

90. Период временной нетрудоспособности командированного военнослужащего (сотрудника) в пункте командировки в продолжительность командировки не засчитывается. Указанному военнослужащему (сотруднику) возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда военнослужащий (сотрудник) находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные деньги в течение всего периода времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к постоянному месту военной службы (службы).

91. Военнослужащим (сотрудникам), направленным в служебные командировки, возмещаются расходы по проезду в пункт командирования и обратно в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации .

Постановления Правительства Российской Федерации от 20 апреля 2000 г. N 354 “О порядке возмещения расходов, связанных с перевозкой военнослужащих, граждан, уволенных с военной службы, и членов их семей, а также их личного имущества” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 17, ст. 1883; 2017, N 2, ст. 368) и от 12 октября 2013 г. N 916 “О порядке и размерах возмещения сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти, лицам, проходящим службу в войсках национальной гвардии Российской Федерации и имеющим специальные звания полиции, расходов на проезд в период нахождения в служебной командировке за счет средств федерального бюджета” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 42, ст. 5374; 2018, N 4, ст. 634).

92. Военнослужащий (сотрудник), направленный в служебную командировку, обеспечивается воинской частью (организацией), в которую он командирован транспортными средствами, служебным помещением для работы, необходимыми материалами и оборудованием, а также средствами связи, необходимыми для выполнения служебного задания.

В случае невозможности предоставления необходимого для выполнения служебного задания транспортного средства военнослужащему (сотруднику) возмещаются понесенные им расходы за пользование общественным транспортом городского, пригородного и местного сообщения (кроме такси) на основании рапорта на имя должностного лица, обладающего правом принятия решения о направлении военнослужащего (сотрудника) в служебную командировку (в центральном аппарате – на имя директора или его первого заместителя (заместителя), с приложением к нему проездных документов, дающих право проезда (в том числе многократного) соответствующими видами общественного транспорта, и наличии отметки в командировочном удостоверении о невозможности предоставления транспортного средства, заверенной центральным аппаратом, воинской частью (организацией), в которую командирован военнослужащий (сотрудник).

Читайте далее: