Письменный отчет о проделанной работе менеджера по закупкам

Отчет о закупках

Процесс работы торговой компании можно представить как конвейер, где на выходе ленты – отгрузка товара клиенту. Чтобы эта отгрузка произошла, товар должен поступить на конвейер. В контексте ритейла – должна произойти закупка.

Вне зависимости от того, насколько хорошо вы отладили процесс продаж, если процесс закупки товара у вас отлажен плохо, ваша компания будет показывать плохие результаты.

Проблема усугубляется тем, что неэффективное управление запасами может происходить как в меньшую, так и в большую сторону.

Формирование запасов в меньшую сторону – когда товара покупается меньше, чем нужно и образуется его недостаток –чревато пропущенными продажами.

Более распространенная ситуация – когда товара приобретается больше, чем нужно – образуется излишек запасов, что приводит к тому, что деньги оседают на товарных остатках, а не помогают работе компании.

Исследования показывают, что каждый рубль, вложенный в эффективное управление запасами, имеет большее положительное влияние на общую эффективность (читаем – прибыльность) работы компании, чем рубль, вложенный в развитие продаж.

Для эффективной организации процесса формирования запасов ответственное лицо использует отчеты, которые позволяют оценить текущее состояние запасов на складе. На основании этих данных принимается решение о необходимости закупать те или иные товары, или нет – в том случае, если остаток товара на складе еще достаточен для текущих темпов работы компании.

Работа с такими отчетами осложняется тем, что зачастую для каждой из групп товаров характерны свои особенности, такие как:

• время доставки товара от поставщика;
• размер необходимого страхового запаса (минимальный остаток – предел запаса, граница, после перехода которой, риск дефицита возрастает многократно);
• минимальный объем закупки (информация о минимальном объеме закупки в отчет выводится для того, чтобы у закупщика была возможность сформировать заказ с учетом возможных скидок.

Снижение закупочной стоимости при приобретении определенного количества товара может «перевесить» затраты на хранение некоторого его излишка.

Что может входить в отчет отдела закупок

Отчет о закупках (запасах) должен содержать срезы информации на текущий момент времени о текущем состоянии каждого из запасов на каждом из отчетных складов:

• текущий остаток;
• количество товаров в резерве;
• количество товаров «в пути» и ожидаемое время их прибытия;
• план продаж позиции.

Такой набор данных, собранный для каждой из позиций, позволяет оценить необходимость формирования заказа поставщику с учетом особенностей товара. И если требуется сделать заказ, то в каком объеме это делать по каждой из позиций. Результатом работы специалиста с использованием этого отчета будут точно сформированные заказы поставщикам с указанием точного количества по каждому товару.

Формирование отчета

Большинство систем учета умеет частично формировать эти данные самостоятельно, но зачастую специалисты по закупкам собирают данные из нескольких источников в одну большую таблицу Excel и производят оценку необходимости на основании этих данных.

Это достаточно распространенная практика, которая оправдывает себя на начальных этапах работы фирмы, когда стоимость ошибки низкая, а ассортимент – небольшой. Проблемы начинаются, когда:

Требуются новые подходы к расчету: возникает необходимость проведения корректировки по сезонности товаров, по тренду и возможность автоматической оценки необходимого страхового запаса.

Растет объема расчетов, и менеджер вместо «менеджерской» работы с поставщиком, занимается арифметикой в Excel. Растет ассортиментная матрица: достаточно просто работать в Excel когда у вас до 100 позиций, и практически невозможно. Когда у вас 10 000 SKU, объем работы по формированию данных превышает разумные пределы

Растет роль ошибки в расчетах: ошибка на 2% при заказе товаров не слишком критичны на обороте в 100 000 рублей, но когда объем оборота растет, то даже минимальные неточности в оценке количества – это либо недостаточно заказанный товар и пропущенные продажи, либо похороненные на складе оборотные средства. Причем стоимость этих ошибок часто несоразмерно больше самой зарплаты специалиста.

Excel со временем перестает удовлетворять требованиям бизнеса и заставляет задуматься об автоматизации процесса, использовании специальных программ и ИТ-решений.

Сервис КОРУС | Управление запасами производит глубокий и точный анализ за несколько минут. Система формирует рекомендации на закупку в разрезе товаров и поставщиков по каждому из анализируемых складов компании.

Закупщик получает более точный, обоснованный заказ без многочасового сбора данных и калькуляций.

КОРУС | Управление запасами позволит вашей компании сократить объем вкладываемых средств, увеличить оборачиваемость товара, и позволит не увеличивать мертвый остаток в будущем, что положительно скажется на эффективности работы и прибыли фирмы.

Задайте вопрос эксперту на нашем сайте или по телефону: +7 (495) 647-50-46 или +7 (812) 677-56-90.

Аналитика в закупках

Аналитический блок в закупках

Мое глубокое убеждение, что на 98% закупки состоят из математики и на 2% из экспертных оценок. При такой пропорции закупки становятся точными и эффективными. Именно поэтому так важна настройка автоматизированной аналитики в закупках.
Когда специалист (а тем более руководитель!) отдела закупок говорит: «это посчитать невозможно», то его нужно учить. Если не помогает – расставаться с ним. Грамотно построенная аналитика в закупках имеет первостепенную важность.

Основы закупочной аналитики

В основе аналитики закупок лежит статистика, оцифрованные тренды, прогнозы с использованием математических моделей, рейтинги и ранжирование. Большинство расчетов в закупках должно быть автоматизировано. Это повысит объективность данных и сэкономит ресурсы сотрудников.

Аналитические отчеты в отделе закупок

Если на предприятии есть продвинутый программист, а руководитель отдела закупок логик и математик, то база отчетов будет эффективной. От закупок потребуется проработанная концепция системы аналитических отчетов и качественные технические задания на каждый из отчетов. А от программиста – создание информативных и негромоздких отчетов.
Важно, чтобы каждый аналитический отчет предоставлял информацию для решения сразу нескольких задач. Иначе отчетов становится слишком много, и их смысл во многом теряется.

Пример из практики: правильный отчет «ABC-анализ»

В соответствие с целями по оптимизации товарных запасов розничной сети был спроектирован и реализован отчет «ABC-анализ». Он предоставлял информацию о:

1. Выручка, маржинальность, сумма закупа товара за выбранный период в соответствующих ценах (по всем 25.000 SKU).
2. Товарный запас в днях продажи на дату отчета по каждому SKU.
3. Индексы по выручке и по прибыльности для каждого SKU (ABC-ABC).
4. Продажи и закупки за период в единицах измерения каждого товара (штуки, метры, квадратные метры, килограммы и т.д.).
5. Информация о том, сколько дней товар был в продаже в течение отчетного периода.

Отчет мог быть сформирован сотрудником закупок:

• За любой период от 1 дня до 1 года.
• По всему предприятию, либо по одному из торговых подразделений.
• По всем менеджерам отдела закупок либо в разрезе любого из них.
• По всем товарным категориям либо в разрезе выбранных.

Эффект от внедрения данного отчета:

— Экономия около 30% рабочего времени менеджеров закупок за счет снижения трудоемкости аналитики.

— В течение полугода использования отчета:

• складские запасы снизились на 12% (при росте продаж на 5%),
• объем излишков уменьшился на 34%,
• товарный дефицит снизился на 26%.

Работа по автоматизации аналитического блока в закупках

Проектирование системы отчетов может быть задачей руководителя отдела закупок или коммерческого директора (если он готов разбираться в деталях закупок).

Если указанным специалистам что-то не позволяет сформировать полноценное техническое задание, то возможна совместная работа с внешним консультантом:

Я предлагаю открытый тренинг «Точные закупки», на котором подробно даю подходы к формированию аналитических блоков и несколько шаблонов технических заданий к конкретным отчетам.

Если у предприятия есть потребность в создании ряда отчетов и видение этих отчетов, но не хватает ресурсов для претворения их в жизнь, я предлагаю практическую сессию, на которой совместно с проектной группой из специалистов предприятия будет создан блок технических заданий.

Я предлагаю свои услуги: консультации и/или практические сессии, направленные на разработку качественного технического задания по созданию комплексной системы аналитических отчетов для отдела закупок предприятия. Позвоните или напишите мне для обсуждения вашей ситуации.

Аналитика в закупках

Аналитический блок в закупках

Мое глубокое убеждение, что на 98% закупки состоят из математики и на 2% из экспертных оценок. При такой пропорции закупки становятся точными и эффективными. Именно поэтому так важна настройка автоматизированной аналитики в закупках.
Когда специалист (а тем более руководитель!) отдела закупок говорит: «это посчитать невозможно», то его нужно учить. Если не помогает – расставаться с ним. Грамотно построенная аналитика в закупках имеет первостепенную важность.

Основы закупочной аналитики

В основе аналитики закупок лежит статистика, оцифрованные тренды, прогнозы с использованием математических моделей, рейтинги и ранжирование. Большинство расчетов в закупках должно быть автоматизировано. Это повысит объективность данных и сэкономит ресурсы сотрудников.

Аналитические отчеты в отделе закупок

Если на предприятии есть продвинутый программист, а руководитель отдела закупок логик и математик, то база отчетов будет эффективной. От закупок потребуется проработанная концепция системы аналитических отчетов и качественные технические задания на каждый из отчетов. А от программиста – создание информативных и негромоздких отчетов.
Важно, чтобы каждый аналитический отчет предоставлял информацию для решения сразу нескольких задач. Иначе отчетов становится слишком много, и их смысл во многом теряется.

Пример из практики: правильный отчет «ABC-анализ»

В соответствие с целями по оптимизации товарных запасов розничной сети был спроектирован и реализован отчет «ABC-анализ». Он предоставлял информацию о:

1. Выручка, маржинальность, сумма закупа товара за выбранный период в соответствующих ценах (по всем 25.000 SKU).
2. Товарный запас в днях продажи на дату отчета по каждому SKU.
3. Индексы по выручке и по прибыльности для каждого SKU (ABC-ABC).
4. Продажи и закупки за период в единицах измерения каждого товара (штуки, метры, квадратные метры, килограммы и т.д.).
5. Информация о том, сколько дней товар был в продаже в течение отчетного периода.

Отчет мог быть сформирован сотрудником закупок:

• За любой период от 1 дня до 1 года.
• По всему предприятию, либо по одному из торговых подразделений.
• По всем менеджерам отдела закупок либо в разрезе любого из них.
• По всем товарным категориям либо в разрезе выбранных.

Эффект от внедрения данного отчета:

— Экономия около 30% рабочего времени менеджеров закупок за счет снижения трудоемкости аналитики.

— В течение полугода использования отчета:

• складские запасы снизились на 12% (при росте продаж на 5%),
• объем излишков уменьшился на 34%,
• товарный дефицит снизился на 26%.

Работа по автоматизации аналитического блока в закупках

Проектирование системы отчетов может быть задачей руководителя отдела закупок или коммерческого директора (если он готов разбираться в деталях закупок).

Если указанным специалистам что-то не позволяет сформировать полноценное техническое задание, то возможна совместная работа с внешним консультантом:

Я предлагаю открытый тренинг «Точные закупки», на котором подробно даю подходы к формированию аналитических блоков и несколько шаблонов технических заданий к конкретным отчетам.

Если у предприятия есть потребность в создании ряда отчетов и видение этих отчетов, но не хватает ресурсов для претворения их в жизнь, я предлагаю практическую сессию, на которой совместно с проектной группой из специалистов предприятия будет создан блок технических заданий.

Я предлагаю свои услуги: консультации и/или практические сессии, направленные на разработку качественного технического задания по созданию комплексной системы аналитических отчетов для отдела закупок предприятия. Позвоните или напишите мне для обсуждения вашей ситуации.

Резюме на позицию менеджер по закупкам с большими перспективами

Никто не станет спорить с тем, что резюме на соискание должности менеджера в отдел закупок должно быть грамотным и лаконичным. В нём требуется подчеркнуть качества соискателя, необходимые для конкретной вакансии. Резюме должно содержать основную информацию из биографии кандидата, важную работодателю для анализа его трудовых качеств. Но чтобы привлечь внимание и не потеряться среди десятков других однотипных текстов, существует безотказный приём: составление резюме по готовому шаблону.

Создание резюме менеджера по закупкам с нуля

Нередко соискатели сомневаются, стоит ли для составления CV брать за основу шаблоны, которые можно найти на каждом хэдхантерском портале. Большинство кадровых работников считает, что резюме работника, составленное в соответствии с устоявшимися правилами, имеет намного больше шансов быть прочитанным, чем нестандартный документ, в котором отсутствует важная для нанимателя информация.

Соискателю должности менеджера по закупкам не стоит пытаться изобрести велосипед. Гораздо эффективнее составить резюме по проверенному шаблону, который привычен и понятен большинству кадровых работников.

Как правильно расположить информацию в резюме менеджера по закупкам

Когда размер документа имеет значение

Уместите всю важную информацию на 1–2 страницы формата А4, разбейте её на логичные блоки. Удобно, когда структура текста наглядна и понятна любому заинтересованному лицу. Вашу «простыню» вряд ли кто осилит, а фразу вроде «все подробности — по телефону» даже не примут во внимание. И, скорее всего, оба варианта будут отправлены в мусор.

В популярном текстовом редакторе есть готовый инструмент, который упростит задачу создания и форматирования резюме. Можно выбрать креативное CV или остановиться на шаблоне аккуратного документа. Последний вариант больше подходит для соискания должности менеджера по закупкам.

Как быстро создать резюме с помощью текстового редактора Microsoft Office 2010

Либо используйте аналогичные интернет-сервисы, позволяющие создавать резюме для работников разных специализаций в онлайн-режиме. С их помощью можно стать обладателем грамотно структурированного резюме менеджера по закупкам примерно за полчаса.

Стандартный набор сведений в CV

Для начала укажите в резюме ключевую информацию о себе:

• Ф. И. О.;
• возраст (дата рождения);
• место проживания (полный адрес необязателен, достаточно написать название города и района);
• контактные данные (телефон, электронная почта);
• семейное положение (замужем или женат, дети и их возраст);
• профиль из соцсети (для некоторых работодателей этот пункт критически важен).

Встречают по одёжке

Перед началом поиска работы внимательно изучите свою страничку в соцсетях и уберите оттуда фривольные фото и информацию, которая может быть неверно воспринята потенциальными нанимателями. Имейте в виду: если собственник компании досконально подходит к подбору коллектива, он постарается найти о вас максимум материала из интернета, баз данных правоохранительных структур и других источников.

В наше время нередки случаи промышленного шпионажа, воровства активов, рейдерских захватов бизнеса. Поэтому многие компании не впускают в коллектив кого попало и прибегают к проверкам даже на детекторе лжи. Например, сведения о злоупотреблении алкоголем и наркотическими веществами так или иначе станут известны нанимателю: скрыть их не получится.

Очень желательно вставить в резюме своё фото. В конце концов, при собеседовании работодатель вас всё равно увидит. Даже если вам предстоит удалённая работа или она будет проходить в закрытом помещении без визуального контакта с внешним миром. Возможно, в заинтересовавшей вас фирме существуют какие-то неизвестные принципы подбора персонала: например, не нанимают на работу блондинок или людей с лишним весом.

Понятно, что подобное действие считается дискриминацией, но с этим ничего не поделаешь. А если и удастся доказать свою правоту, то потом работать под прессингом всеобщей неприязни у вас уже не будет никакого желания. Вот интересный факт, иллюстрирующий подобную ситуацию.

Некий рабочий, уволенный японским концерном «Мацусита дэнке», подал на компанию в суд и выиграл. Суд обязал компанию восстановить его на работе. Внешне все закончилось благопристойно: скандалиста восстановили, стали платить ему ещё больше и даже выделили отдельный кабинет. Однако рабочий уволился по собственному желанию уже через месяц: ему не давали ничего делать, он просто должен был сидеть весь день на работе. От этого у него случилось нервное расстройство.

Если решили следовать приведённому выше совету, подберите фото, на котором вы одеты в деловом стиле, выглядите собранным и корректным. Работодатель, которому важен внешний вид сотрудника, обязательно обратит на это внимание. При негативном восприятии фотографии он не вызовет вас на собеседование, не потратив понапрасну своё и ваше время. А если на первом плане у нанимателя профессиональные качества, то вам и так нечего переживать. Выгода гарантирована обеим сторонам сделки.

Такое фото в резюме менеджера по закупкам обязательно произведёт на работодателя позитивное впечатление

Регалии великого завоевателя: как описать в резюме свои достижения

Вы просидели много лет на студенческой скамье. Затем много и плодотворно трудились, покоряя вершины профессии. А ещё реализовывали потенциал, раскрывая таланты и набивая шишки. Пришёл час окупить эти старания.

Тяжело в учении, легко в бою

Перечислите учреждения, где вы получали специальность: вуз, факультет, очное или заочное отделение. Начинайте с указания сведений об образовании после среднего в порядке убывания по годам. Подходящими кадрами для должности менеджера по закупкам являются люди, окончившие вузы по специальностям «Финансист», «Экономист», «Менеджер», «Банковское дело» и смежные им направления.

Специальность «Психология» тоже уместна, ведь задача менеджера — постоянное взаимодействие с людьми и умение склонить их на угодную сторону. Менеджеру по закупкам важно уметь не только найти поставщиков, отвечающих потребностям покупателя. Нужно устроить между продавцами конкуренцию и получить оптимальную цену, объём, качество. А также — мирно и с наименьшими потерями выйти из спорных ситуаций.

Опыт работы, должностные обязанности

Затем в резюме вписываются места, где вы работали, с кратким описанием выполняемых там обязанностей. Перечисляются они в аналогичном порядке начиная с последнего места работы. Необходимо указывать длительность трудовой деятельности. Имейте в виду, что предыдущий опыт работы должен быть релевантен вакансии либо очень близок к ней.

Конечно, везде бывают исключения, и из делопроизводителей получаются отличные специалисты. Особенно если секретарь долгое время работал в подобной среде и заразился энтузиазмом менеджмента. Такое лирическое отступление в само резюме включать не стоит. Дополните этим сопроводительные письма, о которых речь пойдёт дальше. Не засоряйте «эфир» лишней информацией. Это же касается и сведений об образовании. Если вы окончили курсы вышивания крестиком, то этой информации в резюме менеджера по закупкам быть не должно.

Видео: как составить работающее резюме

Самореклама — двигатель прогресса

Однозначными фаворитами на должность менеджера по закупкам будут люди, прошедшие тренинги, направленные на правильное общение с контрагентами, и уже поработавшие в идентичной области. Но ещё необходимыми качествами для этой категории работников являются:

• уверенность пользования ПК и периферийной техникой (сейчас век технологий, и от этого никуда не деться — осваивайте);
• быстрый набор текстов (отчёты о проделанной работе, переписка с клиентами, подготовка к совещаниям и многое другое не терпит проволочек);
• усидчивость и обучаемость (нужно хорошо разбираться и быстро ориентироваться во всём спектре продукции, услуг);
• стрессоустойчивость (менеджер — это нервная работа, бывают конфликты или звонки в неурочное время);
• приятный голос, грамотная речь, знание языков (расширит ваши горизонты);
• водительские права и наличие авто (если того требует мобильность вакансии);
• без вредных привычек (мало кому нравится, чтобы сотрудник тратил время на перекуры или приходил по утрам с перегаром);
• инициативность и креативность (это для тех, кто не боится ответственности и рационализирует процессы).

Трудоустройство — это всегда соревнование, поэтому здоровая самореклама в резюме даст вам преимущество уже на старте

Несекретные секреты

Впишите в резюме факты, которые придадут вес в выбранной должности. Расскажите, каких положительных результатов вам удалось добиться на предыдущих местах работы, что за навыки вы приобрели, чем можете быть полезными предприятию, в которое отправляете резюме. Учтут и длительность трудоустройства на каждом месте, и карьерный рост. Выделите все свои достоинства, например, такие как расширение перечня контрагентов предприятия, улучшение показателей работы отдела.

Самый сильный манёвр специалиста

Для того чтобы ярко преподнести свою карьеру, следует ответственно подойти к изучению бизнеса, которым занимается ваш потенциальный наниматель. Проанализируйте его деятельность со всех сторон: зайдите на сайт компании, почитайте отзывы, поищите информацию об этой сфере. Подумайте, что вы можете дать собственнику фирмы такого важного, чем он заинтересуется. Пробудите в нанимателе желание пригласить вас на личную встречу для дальнейшего собеседования.

Решающим фактором может стать что угодно. Например, вы очень эрудированный человек, который помимо профессиональных качеств, обладает неуёмным влечением к разным областям. Возможно, у вас есть личные наработки базы производителей, с которой вы поддерживаете связь, либо вы являетесь узнаваемым лицом с хорошей репутацией. Или, может, вы окончили курсы повышения квалификации по 44-ФЗ и знакомы с системой закупок посредством участия в аукционах.

Но существует один важный момент в описании своих достижений: не занимайтесь обманом, если только не хотите попасть впросак. Рекрутеры серьёзных компаний уже на стадии чтения резюме вычисляют лживых кандидатов.

Видео: как распознать поддельные резюме

Финальный аккорд

Напоследок можете указать в резюме уровень желаемой заработной платы. Но не перегибайте палку — за эту цифру придётся отвечать. А лучше опустите этот пункт и вовсе.

Никогда и ничего не просите! Никогда и ничего, и в особенности у тех, кто сильнее вас. Сами предложат и сами всё дадут.

М.А. Булгаков

роман «Мастер и Маргарита»

По желанию, приложите рекомендательные письма и сопроводительное письмо. В последнем напишите от себя уже в художественном стиле произвольную речь. Дайте людям понять, откуда вы узнали о данной вакансии, чем она вас привлекла, почему ушли с предыдущего места работы. Более развёрнуто опишите, что можете принести ценного именно им. Ни в коем случае не пишите плохо о предыдущем работодателе. Сопроводительное письмо усилит впечатление от резюме и повысит шансы на то, что кадровик передаст его в нужные руки.

Если всё сделано правильно, то предложение о трудоустройстве не заставит себя ждать

Наглядные образцы удачных CV

Перейдём к правилам составления резюме менеджера по закупкам на муниципальное предприятие. Заполните первые 5 частей согласно шаблону, а в дополнительной информации добавьте то, без чего вы там просто не будете нужны. Это следующие знания:

• тонкостей федерального закона №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
• перечня федеральных площадок для проведения электронных торгов;
• допустимых видов закупок;
• способов определения поставщика;
• требований к участникам закупок;
• реестра недобросовестных поставщиков;
• практика на электронной торговой площадке.

Другой пример резюме на менеджера для удалённой работы приведён ниже.

Так может выглядеть ваше резюме

Вдобавок примеры резюме менеджера по закупкам можно посмотреть здесь и здесь.

Работа менеджера — это интеллектуальный труд, поэтому резюме должно сразу раскрыть вас с этой стороны. Чем больше усилий вы приложите к его составлению, тем эффективней будет результат. И не подавайте типовое резюме во все места одновременно. Подходите с умом к каждой вакансии и редактируйте содержание CV в зависимости от адресата.

Отчет менеджера продаж | 5 главных таблиц

Отчет менеджера продаж — важный элемент контроля, на основе которого принимаются решения, влияющие на выручку. Система еженедельной и ежедневной отчетности состоит из 5 компонентов: план оплат на неделю, факт оплат на сегодня, план оплат на следующий день, dashboard, работа с пайплайн.

Еще больше идей для роста оборота можно получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли. Регистрируйтесь прямо сейчас.

Узнай, как получить 70 шаблонов для настройки отдела продаж ценность 1 500 000 руб.

Отчет менеджера продаж

Читайте в статье:

• Отчет менеджера продаж: план оплат на неделю
• Отчет менеджера продаж: факт оплат на сегодня
• Отчет менеджера продаж: план оплат на завтра
• Отчет менеджера продаж: сводная таблица показателей по отделу
• Отчет менеджера продаж: пайплайн
• Отчет менеджера продаж: собрания и совещания

Отчет менеджера продаж: план оплат на неделю

Первый отчет, который необходимо заполнять – «план оплат на неделю». Так как неделя представляет собой действительно критический срок в ежемесячном прогнозе по закрытию сделок, необходимо сразу научиться контролировать работу именно в этом разрезе.

► 1. Сформируйте в CRM такую форму

► 2. Обеспечьте регулярность процесса, при котором менеджеры еженедельно заполняют данный отчет в CRM. Лучше всего, если они будут делать это в конце недельного цикла, когда уже есть определенные наработки и «обещания» со стороны клиентов.

► 3. Выгружайте изображенную выше форму из системы и обсуждайте ее на еженедельном совещании, например, утром в понедельник. Так вы «прилюдно» подтвердите планы каждого менеджера, чем многократно повысить шансы на их выполнение.

Самый главный пункт в приведенной таблице «Когда оплатит» является ключевым в форме. Его заполнение стимулирует продавцов быть ответственными и делать все для того, чтобы успеть в срок.

Важно понимать, одна «плохая» неделя работы – и вот уже бизнес сталкивается с недополученной прибылью, кассовыми разрывами и проблемами с кредиторами. «План оплат на неделю», в том числе, косвенно влияет на предотвращение подобных ситуаций.

Отчет менеджера продаж: факт оплат на сегодня

Отчет «факт оплат за прошедший день» по большей части выполняет информационную функцию. Благодаря ему руководитель отслеживает ситуацию на ежедневной основе.

Обратите внимание, что в столбце «Статус оплаты» можно указывать следующее:

• оплачено;
• частично оплачено;
• счет на оплате.

Главная особенность данного отчета менеджера состоит в том, что он заполняется несколько раз в день. Руководитель назначает реперные точки для внутридневного контроля исполнения плана. Отслеживать оплаты на основе заполнения «факта оплат на сегодня» вы можете 2-3 раза в день. Например, в 12:00, 16:00 и 18:00. Такой почасовой мониторинг не только дает понимание ситуации, но и стимулирует продавцов.

Отчет менеджера продаж: план оплат на завтра

Отчет менеджера «план оплат на завтра» представляет собой детализацию прогноза на неделю, но только с возможностью ежедневного контроля.

Эта форма заполняется один раз в конце рабочего дня, который предшествует плановому. В конце истекшего дня он исследуется с руководителем и соотносится с «планом оплат на неделю».

Такой анализ позволяет достичь необходимой оперативности в действиях начальника отдела, который на его основании может вовремя скорректировать стратегию продавца.

Отчет менеджера продаж: сводная таблица показателей по отделу

Существует еще одна базовая форма отчета — сводный отчет по типу «доска», на которой динамическим образом изменяются и отображаются показатели выполнения плана по каждому сотруднику отдела. Ее основное назначение – информационно-демонстрационное.

В таком виде она может быть представлена на большом мониторе, либо расчерчена вручную на обычной доске. «Доска» должна автоматически заполняться в CRM, в которой отражены все необходимые показатели по каждому продавцу.

Обратите особое внимание на второй столбец слева «% выполнения плана на текущий день». Он требует дополнительных разъяснений. Это не фактический процент, отражающий насколько выполнен месячный план. На самом деле данный показатель свидетельствует о «скорости» его выполнения. То есть насколько бы был выполнен план каждым из сотрудников, если он продолжит прилагать те же усилия, что и на текущий момент.

Рассчитывается «% выполнения плана на текущий день» по формуле:

Факт на текущий момент : (План на месяц : общее количество рабочих дней в месяце х количество отработанных дней за месяц) х 100

Таким образом, если результат по данному отчету менеджера продаж меньше 100%, то это означает, что он не успевает выполнить план при имеющемся количестве совершаемых усилий и используемых им стратегий.

«Доска» в основном направлена на то, чтобы оказывать психологическое воздействие на продавцов с целью подтолкнуть их к более активным, но в то же время разумным шагам по исправлению ситуации.

Отчет менеджера продаж: пайплайн

Пайплайн – термин, пришедший к нам из западной практики продаж. Он характеризует и детализирует состояние всех сделок, которые находятся на разных стадиях в «портфеле» сотрудника. Работа с пайплайн — это постоянный процесс взаимодействия руководителя с каждым из сотрудников по поводу решений, которые в итоге приведут к оплате.

Для эффективного взаимодействия такого рода необходимы 2 условия:

1. Все работа и отчеты менеджеров по продажам осуществляются через CRM
2. Руководитель ранжирует сделки в CRM с помощью фильтров и выгружает следующую форму.

Ключевые показатели для закрытия сделки в этой таблице – «этап сделки» и «вероятность». Причем они коррелируют друг с другом.

Изначально шкала вероятности настраивается в зависимости от этапа, на котором в данный момент находится сделка. Степени этой вероятности подбираются на основании сформировавшейся индивидуальной практики бизнеса. Они также зависят от отрасли и уровня лица, с которым взаимодействует продавец: менеджер среднего звена, начальник отдела или директор. Приведем реальный пример такой шкалы.

• Отправлено коммерческое предложение — вероятность оплаты до 50%
• Отправили договор — 50−70%
• Договор подписан — 70−90%
• Выставлен счет — 90−100%

Пайплайн и результаты в отчетах каждого менеджера – вещи вполне управляемые. Нужно всего лишь руководствоваться 4 принципами.

► 1. Общее состояние портфеля каждого продавца отслеживается на регулярной, иногда ежедневной основе. Особенно важно это делать с новичками и сотрудниками, пребывающими в профессиональной «депрессии». Для того, чтобы изменить состояние пайплайн того или иного продавца, контролируйте его по упомянутым реперным точкам внутри дня.

► 2. Нельзя допускать, чтобы пайплайн «засорялся» или наоборот был слишком «пустым». Контролируйте по отчетам менеджеров процесс закрытия сделок в срок. И вовремя пополняйте персональную воронку сотрудника задачами по новым сделкам. В идеале «наполнение» должно происходить автоматически по мере отработки старых заданий с учетом показателя средней длины сделки. Таким образом, можно достичь необходимого баланса.

► 3. Работа с пайплайн должна быть настроена с возможностью контроля среднего чека. Если этот показатель не достигает нужного уровня, который установлен в регламентах по бизнес процессам, то необходимо назначать дополнительные встречи с персоналом и проводить тренинги по проблемным этапам.

► 4. Не следует забывать, что объем выручки зависит не только от усилий продавцов, но и маркетинговой поддержки. Каждый этап сделки должен включать в себя элемент, который будет буквально подталкивать покупателя к оплате. Так, вместе с коммерческим предложением может быть отправлен подарок в виде обучающей электронной книги с полезной информацией. Чтобы оплата произошла быстрее, можно предоставить ограниченную во времени возможность дополнительных бонусов по договору.

Отчет менеджера продаж: собрания и совещания

Кроме системы отчетности, контролировать менеджеров необходимо с помощью собраний и совещаний. Обязательно внедрите эту систему, чтобы улучшить результат.

Проводите 1 раз в неделю большое совещание. В начале рабочей недели утром обсуждайте результаты минувшей недели, ставьте планы на текущую, а также коротко разбирайте сложные ситуации, которые произошли.

Ежедневное утреннее совещание конкретизирует план на текущий день, фиксирует результаты за вчера. В еженедельных и ежедневных собраниях участвует весь отдел продаж.

Кроме того, в течение дня по реперным точкам необходимо проводить летучки. Здесь можно использовать выборочный подход, чтобы разбирать текущую ситуацию конкретного менеджера.

В систему отчетности можно подключить мессенджеры. Через этот канал связи можно получать быструю связь, контролировать рабочую дисциплину.

Мы рассмотрели 5 составляющих эффективной работы с отчетами менеджеров. Она включает в себя настройку целой системы, которая будет вовремя сигнализировать о состоянии каждой сделки в отдельности.

Читайте далее: