Отпуск товара со склада проверка накладной
Advokat-nasledstvo.ru

Юридический портал

Отпуск товара со склада проверка накладной

Накладная на отпуск товара по форме ОП-4

Накладная на отпуск товара по форме ОП-4 (код по ОКУД 0330504) оформляется на предприятиях, работающих в сфере общественного питания. Она имеет ход в различного рода кафе, столовых, ресторанах и пр. заведениях розничного типа при отпуске сырья со склада на производственные участки. Также документ используется при единовременной разовой передаче приготовленных блюд с кухни в мелкорозничную сеть, буфеты, филиалы организации. Применяют форму и при отпуске продукции в раздаточную в тех случаях, когда она отделена от основного цеха по производству готовых изделий.

Для чего нужна накладная ОП-4

Любое перемещение товарно-материальных ценностей внутри предприятия должно быть обеспечено сопроводительными документами. Данная норма касается и продуктов питания, для учета движения которых разработана унифицированная форма накладной ОП-4. Этот документ позволяет списать продукты питания со склада предприятия.

Следует отметить, что на сегодняшний день организации освобождены от необходимости использовать ранее обязательные к применению бланки первичных документов и имеют право разрабатывать собственные шаблоны.

Тем не менее, большинство фирм по-прежнему предпочитают применять для учета товара старые формы, поскольку они удобны и содержат в себе все нужные сведения.

Основание для составления документа

Накладная не является самостоятельным и самодостаточным документом. Она относится к первичной документации фирмы и для ее составления требуется основание. Им в данном случае выступает требование на отпуск товара со склада, выписанное в бухгалтерии компании.

Правила оформления накладной на отпуск товара по форме ОП-4

Данная накладная имеет стандартную форму, и, как уже говорилось выше, рекомендуется для применения с сфере общепита. Она вполне понятна и удобна, поскольку содержит весь перечень необходимых сведений:

  • название компании,
  • структурное подразделение, которое ее выписывает,
  • названия продуктов, требуемых для приготовления,
  • их количество и стоимость,
  • а также подписи всех ответственных сотрудников, в том числе лиц, отпускающих и принимающих продукцию.

Утвердить накладную своим автографом должен и руководитель организации.

Составляется документ в двух экземплярах,

  • один из которых передается в бухгалтерию предприятия (в связке с отчетом движения продукции товаров со склада),
  • а второй остается у того работника, который непосредственно получил отпущенный товар — с момента получения продукции и до передачи ее в работу он считается материально-ответственным за нее лицом.

Как исправлять ошибки

Документ является отчетным, поэтому к его составлению и оформлению нужно относиться очень внимательно. Следует стремиться избегать ошибок, но если таковые все же будут допущены, необходимо аккуратно их исправить, путем зачеркивания неверной информации и внесения верной. Рядом с корректировкой надо поставить подписи ответственных за составление накладной лиц с надписью «Исправленному верить». Однако, если есть возможность, лучше не исправлять ошибки, а составить новый вариант.

Пример оформления накладной на отпуск товара по форме ОП-4

Заполнение лицевой стороны бланка формы ОП-4

  1. Вначале указывается наименование предприятия и структурное подразделение, которое выписывает документ.
  2. Затем справа в колонку с кодами вносятся шифры различных классификаторов (по необходимости).
  3. Ниже в соответствующих ячейках вписывается номер документа, а также дата его составления.
  4. После этого нужно дать ссылку на основание: здесь пишется номер требования на отпуск товара, а рядом вносится точное время передачи продукции (часы и минуты) — это связано с тем, что продукты питания являются скоропортящимся товарам.
  5. Потом указывается фамилия, имя, отчество материально-ответственного лица, т.е. того сотрудника, который непосредственно забирает продукцию из кладовой.
  6. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. Сюда вписываются сведения
    • о наименовании товара (т.е пишутся конкретные виды продуктов питания),
    • их единица измерения (килограммы, литры и т.п.),
    • количество затребованной по накладной-требованию и реально отпущенной продукции,
    • цена за одну единицу товара
    • и общая сумма.

В строке «Итого» подводится итог внесенным выше сведениям.

Заполнение оборотной стороны бланка формы ОП-4

С обратной стороны документа идет продолжение таблицы.

  • После внесения в нее полного списка получаемых со склада продуктов, подводятся результаты общих показателей по отпущенному количеству и стоимости товаров.
  • Ниже прописью вносится опять же общая сумма по накладной и ставятся подписи всех сотрудников, задействованных в процессе, с указанием их должностей, фамилий и инициалов.
  • Также документ должен быть удостоверен подписями заведующего производством и руководителя компании. Все автографы должны быть расшифрованы.
  • Ведение документооборота по складскому учету материалов

    Поступление материалов

    В соответствии с п. 2 разд. 2 методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н, понятие «материалы» включает широкий номенклатурный ассортимент запасов предприятия со сроком использования менее года. К материалам относятся:

    • сырье, необходимое для производства полуфабрикатов или готовой продукции;
    • вспомогательные материалы, которые не входят в готовое изделие, а используются для обеспечения работоспособности оборудования, а также каких-либо технологических нужд;
    • ГСМ;
    • запчасти;
    • тара;
    • покупные полуфабрикаты;
    • отходы производства;
    • прочие.

    В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.

    ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.

    О правилах такого оприходования читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов?».

    Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.

    Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.

    Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.

    Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».

    Еще 1 способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.

    Организация складского учета материалов

    Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

    При использовании 1-го варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

    Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

    Ведение складского учета материалов возможно 2 способами: партионным и сортовым.

    В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по 1 документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в 2 экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

    В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

    Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

    При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).

    Внутрискладское движение ТМЦ

    В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями. Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11). Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.

    Об оформлении требования-накладной читайте в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».

    Инвентаризация

    С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

    • при реализации материалов;
    • при смене МОЛ;
    • при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ;
    • в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности;
    • в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.);
    • при ликвидации фирмы.
    Читать еще:  Открыть спецсчет в сбербанке для юридических лиц

    Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

    Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

    Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

    Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).

    О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец».

    Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

    Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

    Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале «Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец».

    В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

    В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).

    В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

    Выбытие материалов

    Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).

    1. Лимитно-заборная карта — документ, предназначенный для отпуска одной номенклатуры материалов в другой склад предприятия или на сторону. Например, для выпечки хлеба нужна мука. В форме М-8 отражается ежедневное списание муки со склада хранения в производство. Данный документ ведется в течение месяца в 2 экземплярах: по одному для отпускающей и принимающей стороны. В карту вносятся данные о количестве отпущенных материалов, которые визируются подписями отпустившего и принявшего МОЛ. В конце периода карты сдаются в бухгалтерию.
    2. Требование-накладная выписывается разово на каждый отпуск ТМЦ в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон.
    3. Накладная об отпуске материалов на сторону выписывается в результате выбытия материалов в адрес стороннего юрлица (при продаже или, например, передаче материалов как давальческое сырье) или территориально удаленного подразделения компании. Выписывают документ в 2 экземплярах. Если отпуск производился сторонней организации, к форме М-15 необходимо приложить доверенность получателя ТМЦ.
    1. При реализации материалов стороннему контрагенту выписывается накладная по форме ТОРГ-12 в 2 экземплярах: 1-й остается у фирмы продавца, 2-й передается покупателю. Если ТМЦ перевозятся автотранспортом, необходимо составить еще и ТТН (форма 1-Т).

    О документах, оформляемых при транспортировке, читайте в статье «Подтверждение транспортных расходов – какими документами?».

    Хранение

    Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.

    В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.

    Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.

    Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).

    По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).

    Все данные о количестве и движении ТМЦ фиксируются МОЛ в специальных журналах (МХ-4, -5, -6, -7, -8).

    Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:

    Итоги

    Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.

    Отпуск товаров со склада

    Отпуск товара со склада — заключительный этап складского технологического процесса, который заключается в выполнении заказов на хранящиеся на складе товары.

    Отпуск товаров со склада предполагает выполнение таких операций, как:

    • прием заказа;
    • оформление продажи (для оптовых торговых покупателей) или отпуска (для розничных торговых предприятий);
    • отбор товаров с мест хранения;
    • комплектование заказов и упаковка;
    • перемещение укомплектованных товаров в зону погрузки;
    • погрузка.

    Склад осуществляет товароснабжение своих потребителей на основе заказов.

    Заказ может быть отправлен по почте или курьерской связью. В настоящее время широко применяются автоматизированные системы передачи данных, обеспечивающие их прямую передачу и быстрое получение обратной информации. Прямой контакт потребителя и сотрудников склада обеспечивается также устной передачей заказа по телефону.

    Выполнение заказа начинается с отборки товаров с мест хранения, основанием для которой является отборочный лист или счет-фактура.

    В зависимости от характера заказов мелкие партии товаров, полученных от различных поставщиков, объединяются в более крупные, и наоборот, товары, полученные крупными партиями, дробятся на мелкие. Стоимостной контроль складских операций подтвердил, что часто на практике затраты на выполнение мелкопартионных заказов небольшой стоимости не покрываются доходами, полученными от их реализации. Для сбалансировки подобных потерь устанавливается минимальный размер партии товаров, включаемых в заказ.

    Существует два метода отборки товаров: индивидуальный и комплексный.

    Первый предполагает индивидуальное обслуживание заказчика, второй — отбор товаров с мест хранения одновременно для нескольких заказчиков по свободному отборочному листу.

    В первом случае отборщик комплектует каждый заказ отдельно, последовательно обходя места хранения и отбирая товары. Количество обходов склада, совершаемое отборщиком, равно количеству заказов.

    Во втором случае один отборщик с каждого места хранения отбирает товары одной партии одновременно по всем заказам. Количество обходов склада отборщиком в этом случае равно количеству мест хранения (специализированных секций). Далее отобранные партии товаров сортируют по отдельным заказам. Такой метод комплектования заказов целесообразно применять на складах, где выделено отдельное помещение.

    Отборка может быть ручной (для небольшого количества товаров) и механизированной.

    Операции по отборке товаров для комплектования заказов весьма трудоемки и монотонны. Использование средств оптического сканирования и различных идентификационных кодов позволяет сократить затраты ручного труда и время выполнения заказов.

    Укомплектованный заказ обязательно подвергается проверке, затем направляется на упаковку.

    Отобранные при комплектовании заказа товары помещают в соответствующую тару: специальные разборные ящики, брезентовые мешки, контейнеры и др. В каждую единицу тары вкладывается упаковочный лист.

    Загруженную тару маркируют, пломбируют и перемещают в экспедицию, где ведется учет сформированных партий товаров. Экспедиция заказывает автотранспорт и организует отправку товаров заказчику.

    Подготовленный к отправке товар перемещают в зону отгрузки.

    Отгрузка товаров со склада — заключительный этап складских операций, завершающий процесс выполнения заказов.

    Товары со склада могут быть отпущены работникам железной дороги для доставки в адрес покупателя, отправлены заказчику собственным транспортом торгового предприятия или вывезены транспортом заказчика. Характер оперативного процесса при отпуске товаров обусловлен видом транспорта (если товар отправляют по железной дороге, то отпуск его со склада заканчивается передачей экспедитору транспортно-экспедиционного отдела). При поставке товаров в розничную сеть средствами склада товары передают в ведение транспортно-экспедиционного отдела базы или транспортной организации, осуществляющей доставку.

    Читать еще:  Если истец освобожден от госпошлины ст

    Для осуществления планомерного отпуска товаров на складах разрабатываются недельные, дневные и часовые оперативные планы-графики, предусматривающие необходимую расстановку людей для выполнения отдельных видов работ, сроки комплектования заказов в экспедиции, а также время подачи транспортных средств под погрузку. Доя определения перечня работ, последовательности и сроков их выполнения по каждому складу разрабатывается технологическая карта.

    Отпуск товара со склада документально оформляется накладной, которая в торговой форме является как приходным, так и расходным товарным документом.

    Документы складского учета: полное руководство

    Что относят к складским документам

    Организация складского учета на предприятии направлена на достижение конкретных целей. Это обеспечение сохранности материальных ценностей и формирование достоверной и полной информации о наличии и передвижении материальных активов.

    Вот что относится к складским документам:

    • накладные;
    • ведомости;
    • акты;
    • описи;
    • журналы;
    • другие документы, которые помогают вести учет материалов на всех этапах движения и позволяют проконтролировать перемещение активов на складах с момента их поступления до фактического выбытия, использования или списания.

    Один из самых распространенных бланков — накладная ТОРГ-12.

    Как организовать учет

    Шаг 1. Организовать склад. Это особенно важно, если в учреждении большое количество товарно-материальных ценностей для их учета и хранения.

    Шаг 2. Назначить ответственного работника или даже несколько лиц, уполномоченных на ведение складского дела.

    Шаг 3. Утвердить перечень складских документов, которые будут использоваться в компании. НКО и представители бизнеса вправе разработать собственные бланки и формуляры. Все шаблоны следует закрепить в учетной политике. Бюджетникам следует руководствоваться положениями Приказа Минфина № 52н.

    Документооборот на складе

    Представим складской документооборот для чайников в виде таблицы с пояснениями к каждому формуляру. Все унифицированные формы можно скачать для работы. Бланки применять не обязательно, организация вправе разработать собственные шаблоны. Вот список основных складских документов:

    Этап учета ТМЦ на складах

    Образцы складских документов

    Рекомендации по заполнению

    Заполняются при покупке материальных ценностей у поставщика. Представляют собой товарные накладные, в которых детализирована информация о поступающих ТМЦ.

    Так как документы поступают от внешних источников, заполнением бланков занимается поставщик (продавец, передающая сторона).

    Приходный ордер заполняется ответственным лицом по ведению складского учета. Допускается отказаться от заполнения М-4, заменив формуляр специальным штампом. Штамп о получении проставляется на накладных. В структуре штампа должны быть предусмотрены все обязательные реквизиты М-4.

    Это акт о наличии расхождений. Его требуется составить, если фактический объем, характеристики или качество поставки отличается от заявленных позиций в накладной.

    Товарный чек или накладная

    Используется при закупке ТМЦ через подотчетных лиц.

    С 01.07.2019 изменились правила ведения подотчета. Теперь принять материалы только по накладной или товарному чеку нельзя. Обязательно требуется фискальный чек.

    Справки, акты, ведомости и иные бланки

    Используются при иных способах поступления ТМЦ. Например, при безвозмездной передаче придется подготовить акт о приемке-передаче. Либо использовать иной документ, предусмотренный в учетной политике.

    Например, складская справка об остатках в произвольной форме потребуется при сверке остатков с бухгалтерией.

    Используется при условии, что организация осуществляет партионный способ учета ТМЦ. То есть каждая партия товара хранится отдельно. На каждую поставку заводится партионная карта.

    Партия — это однородные товары, ценности, материалы, которые поступили в учреждение по одному первичному документу.

    Бланк партионной карты разрабатывается фирмой самостоятельно.

    Карточка учета материалов

    Этот метод учета называется сортовым. Карточка заводится на каждую учетную единицу ТМЦ. Учет в таком случае ведется по видам материалов, сортам, наименованиям. Причем вне зависимости от даты и объема поставки.

    Требование-накладная оформляется при необходимости передать ТМЦ от одного материально-ответственного лица другому. Например, при передаче материалов между складами или структурными подразделениями учреждения.

    М-11 заполняет ответственный работник отправляющей стороны. Составляется 2 экземпляра. Первый хранится по месту выбытия актива, второй — по месту учета при поступлении.

    Приказ о проведении инвентаризации

    Локальный распорядительный акт — основание для проведения контрольных мероприятий. В приказе следует обозначить:

    • цель инвентаризации;
    • причину проведения;
    • подконтрольные объекты;
    • сроки проведения;
    • членов и председателя комиссии.

    С готовым приказом должны быть ознакомлены все заинтересованные лица.

    Это фактическое наличие активов и ТМЦ на складе предприятия. То есть уполномоченная комиссия фиксирует данные в опись в соответствии с фактическими показателями и объемами ТМЦ.

    Инвентаризация может проводиться только в присутствии материально ответственных лиц (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

    Одна из обозначенных ведомостей заполняется при наличии расхождений фактических и учетных данных. Если бухгалтерский учет, складской учет не совпали, то расхождение фиксируется в документе.

    Какой именно документ будет использоваться в работе, закрепите в учетной политике.

    Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

    При получении материалов на хранение ответственное лицо заполняет акт приема-передачи ТМЦ по форме МХ-1. В нем фиксируется информация об активах, передаваемых на ответственное хранение на склад.

    По истечению срока хранения либо по требованию передавшей стороны МОЛ возвращает товары. Оформляется акт о возврате ТМЦ в форме МХ-2.

    Используется при списании материалов в производство либо для передачи активов на сторону. Заводится только на одну номенклатуру и на один отчетный месяц. По истечению отчетного периода передается в бухгалтерию.

    Накладная об отпуске материалов на сторону

    Заполняется при отпуске товаров или материалов на сторону. Используется редко, в большинстве случаев применяется форма М-15.

    Оформляется разово. То есть один отпуск ТМЦ — один документ. Подготовьте сразу два экземпляра для каждой стороны.

    Используется при реализации товарных ценностей. Если отгрузка товаров покупателям производится через транспортные компании, то следует оформить и товарно-транспортную накладную.

    Накладные в складском учете

    Несмотря на многообразие учетных и первичных форм учета, складская накладная является основным документом. Формуляр используется для отражения поступления активов на склад и для регистрации выбытия ТМЦ при реализации или на сторону.

    Оформлением накладных занимается та сторона, которая осуществляет передачу товара: продавец или поставщик. Например, при покупке товара компания получает уже готовую форму ТОРГ-12. На основании этого документа в складском учете организации фиксируется отгрузка товара.

    Уже при реализации актива, например при продаже собственной продукции, компания самостоятельно заполняет ТОРГ-12, так как сама компания выступает в роли продавца. Заполняется вся необходимая информация о сторонах сделки (покупатель, продавец и транспортная компания при необходимости). Затем регистрируется детальная информация о ТМЦ.

    Образец товарной накладной ТОРГ-12

    Инвентаризационные ведомости

    Контроль над сохранностью ценностей и материальных активов — ключевая цель складского учета. Для реализации этой цели предусмотрена специальная процедура — инвентаризация. По сути, инвентаризационные проверки — это выверка фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.

    Оснований для проведения инвентаризации несколько:

    1. Перед составлением годовой финансовой отчетности.
    2. При смене материально ответственного лица.
    3. При выявлении фактов хищения активов.
    4. При передаче активов в аренду или на ответственное хранение.
    5. При ликвидации экономического субъекта.
    6. При стихийных бедствиях, пожарах, наводнениях.

    При выявлении расхождений составляется инвентаризационная складская ведомость.

    Образец заполнения ведомости по форме ИНВ-19

    Ценные бумаги в складском учете

    Обеспечить сохранность ТМЦ можно не только на собственном складе. Нередко организации передают активы на сохранение сторонним торговым складам. При оформлении операции получающая сторона, то есть торговый склад, должна оформить соответствующую документацию. В вопросе следует руководствоваться статьей 912 ГК РФ, она подскажет, какие складские документы являются ценными бумагами.

    Торговый склад, принимая на ответственное хранение ТМЦ, обязуется выдать:

    1. Складскую квитанцию.
    2. Простое складское свидетельство.
    3. Двойное складское свидетельство.

    Простое и двойное складское свидетельство признано ценными бумагами, так как эти документы выступают в роли залоговой документации. То есть товар в течение срока хранения является залогом путем залога соответствующего свидетельства. А вот унифицированная квитанция ценной бумагой не является.

    Особенности накладных на отпуск товара, правила их заполнения. Возможность скачать бесплатно образец и бланк

    Любое предприятие, занимающееся изготовлением чего бы то ни было, вынуждено хранить материальные ценности. По ним должен вестись учёт. И в том случае, когда произведённый товар отпускается со склада, должен составляться особый документ – накладная.

    Разберёмся, что именно она собой представляет, как оформляется и в каких случаях требуется.

    Что это такое?

    Под накладной понимается особый документ, с помощью которого оформляется передача материальных ценностей от одного лица к другому. Она необходима, чтобы лицо, ответственное за хранение запасов или продукции, могло подтвердить, что вверенные ценности были действительно переданы по установленным правилам, а не утрачены.

    Читать еще:  Удерживаются ли алименты с материальной помощи на лечение

    Кроме того, на основании оформленных накладных производится приём товаров на учёт или их отпуск, а также совершаются бухгалтерские проводки.

    Накладные относятся к числу документов первичного учёта и делятся на две основные группы:

    1. Транспортные накладные, с помощью которых оформляется перевозка груза от отправителя к получателю.
    2. Товарные накладные, по которым ведётся складское оформление.

    К числу последних относится и такая разновидность этого документа, как накладная на отпуск товара. Она составляется на основании требования об отпуске, выписанного бухгалтерией, и по ней передаётся:

    • Сырьё со склада на участок производства.
    • Готовая продукция – в розничную сеть или филиалы.

    Для чего нужен документ?

    Накладная на отпуск товара составляется в тех случаях, когда происходит отгрузка материальных ценностей со склада. Она составляется в следующих случаях:

    • Товар передаётся внутри организации (например, со склада на производство).
    • Передача происходит стороннему грузополучателю (например, покупателю по договору поставки). Такой способ используется в том случае, если между предприятиями имеется соответствующая договорённость, предусматривающая использование этой формы документации.

    Можно ли составлять на продукты питания?

    Наиболее широко накладные на отпуск товара используются в области пищевого производства или общественного питания. Собственно говоря, обычно под накладной этого типа и понимается та, которая составляется по форме ОП-4, и касается передачи сырья из хранилищ на кухню или с кухни – на раздачу, в буфеты и т. д.

    Как оформляется?

    Если речь идёт о форме именно накладной на отпуск товара, то применяется форма ОП-4 (номер по ОКУД 0330504), утверждённая постановлением Госкомстата РФ №132 от 1998 года. В связи с тем, что 1 января 2013 года вступил в силу ФЗ «О бухгалтерском учёте», эта унифицированная форма перестала быть обязательной.

    Каждое предприятие вправе теперь подготавливать и утверждать свои формы первичной документации. Единственным исключением являются случаи, когда какая-то форма отдельно утверждалась государственными органами на основании федеральных законов – однако ОП-4 к этим случаям не относится.

    Несмотря на право самостоятельно вводить формы для «первички», на большинстве предприятий до сих пор активно используются старые унифицированные формы. Они удобны, работники привыкли к их правильному заполнению – а дополнительная информация, которая может отражаться в самостоятельно разработанных бланках, требуется далеко не всегда.

    Тем не менее, если руководство организации решает ввести свои собственные бланки для накладной на отпуск товара, такой документ должен обязательно содержать следующие сведения:

    1. Название компании.
    2. Структурное подразделение, в котором происходит движение товара.
    3. Наименование передаваемых материальных ценностей, количество и цена.
    4. Основание для передачи. Обычно им бывает требование, составленное по форме № ОП-3 или аналогичной.
    5. Подписи материально ответственных лиц, производящих отпуск.

    Оформление ОП-4

    При использовании накладной, составляемой по форме ОП-4 или аналогичной, следует руководствоваться следующими правилами.

    Кто должен заниматься составлением?

    Составлением накладной занимается лицо, в чьи обязанности это входит согласно штатному расписанию и должностным инструкциям, действующим на предприятии.

    Такими лицами могут быть:

    • Сотрудник бухгалтерии.
    • Кладовщик.
    • Руководитель производственного отдела и т. д.

    Количество экземпляров

    При использовании бланка формы ОП-4 документ должен быть изготовлен минимум в 2 экземплярах:

    1. Первый передаётся лицу, которое товар получило и теперь несёт за него материальную ответственность.
    2. Второй остаётся у заведующего складом или кладовой. Позднее он вместе с товарным отчётом передаётся в бухгалтерию предприятия.

    При необходимости в зависимости от действующей учётной политики на предприятии могут изготавливаться дополнительные экземпляры.

    Порядок заполнения ОП-4

    При использовании бланка накладной на отпуск формы № ОП-4, заполнены должны быть следующие графы:

    • Название организации.
    • Структурное подразделение, откуда берётся товар.
    • Подразделение, куда товар передаётся.
    • Номер и дата составления накладной.
    • Название документа, на основании которого производился отпуск.
    • Время, когда отпуск был произведён.
    • Полное имя и должность лица, несущего материальную ответственность за товар.
    • Информация о передаваемом товаре. Должны быть указаны ассортимент, количество и цена (учётная и для продажи). В том случае, если по каким-то причинам со склада было выдано меньшее количество товара, чем было затребовано получателем, об этом проставляется отметка в соответствующем столбце.
    • Общая стоимость отпущенного товара.
    • Должность и подпись лица, производившего отпуск (обычно – кладовщика).
    • Должность и подпись лица, которое произвело приёмку.
    • Подписи заведующего производством и руководителя организации.

    При этом нужно помнить, что заполняться могут не все графы. К примеру, если учётная и продажная цена товара одинаковы, продажная может не указываться. Тем не менее, есть информация, без которой накладную оформлять нельзя, в неё входят:

    1. Сведения о товаре. Если не указано, что именно передавалось – документ не имеет никакой силы.
    2. Основания для выдачи. Если эта графа не заполнена – могут возникнуть сомнения в том, по какой именно причине происходила передача товара.
    3. Имя и должность лица, производящего выдачу. Без указания этих сведений будет неизвестно, обладал ли человек, непосредственно передававший товар, полномочиями на это.
    4. Имя и должность лица, принявшего товар. Для того, чтобы в случае необходимости возложить на виновного материальную ответственность за утрату или порчу передаваемых ценностей, необходимо, чтобы имелись подтверждения того, что какое-то имущество ему действительно вручалось.
    5. Подписи ответственных лиц. Без них документ недействителен.

    Формы накладной для скачивания:

    Подписание

    Документ, составленный с использованием бланка формы № ОП-4, должны подписывать следующие лица:

    1. Сотрудник, производивший отпуск.
    2. Сотрудник, принявший товар.
    3. Руководитель предприятия или структурного подразделения, имеющий полномочия на подписание документов.
    4. Заведующий производством.

    Подписание производится в последних графах документа на его второй странице.

    В том случае, если документ не был подписан лицами, в чьи обязанности это входит, следует руководствоваться пп. 6 и 7 ч. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте». Эта норма относит указание должностей и подписи ответственных лиц к обязательным реквизитам «первички». Следовательно, при отсутствии подписей накладная не может быть принята к учёту.

    Ст. 9 ФЗ «О бухучёте» требует, чтобы подпись сопровождалась фамилией и инициалами лиц, подписавших документ. Вместо расшифровки могут быть указаны иные реквизиты, позволяющие точно определить, кто именно поставил подпись (например, табельный номер сотрудника и т. п.).

    Проставление печатей

    В отличие от подписи, печать не входит в число обязательных элементов для накладной ОП-4 . Поэтому документ, составленный правильно, но не заверенный печатью организации, всё равно будет иметь силу.

    В том же случае, если внутренние нормативные акты организации и её учётная политика требуют проставления печати, она ставится в конце документа вместе с подписями ответственных лиц. В этом случае ставить оттиск будет то лицо, которому печать вверена и которое имеет соответствующие полномочия.

    Он будет проставляться в специально отмеченном в накладной месте (обычно – там, где стоит отметка «М.П.», «место печати»).

    Где нужно фиксировать документ?

    Как и другие первичные документы учёта, накладные на отпуск должны быть зафиксированы. Точный порядок фиксации законом не утверждён, однако на практике накладные по форме ОП-4 или аналогичной фиксируются в товарном отчёте – документе, который регулярно передаётся со склада в бухгалтерию предприятия. В нём накладные отражаются в хронологическом порядке с указанием их реквизитов.

    Отчёт составляется по форме ТОРГ-29 либо аналогичной, утверждённой на предприятии. Периодичность сдачи отчётов зависит от товарооборота в организации и утверждается руководством.

    Нужно ли хранить и сколько времени?

    Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 2010 года бухгалтерская первичка (в том числе и накладные на отпуск) должны храниться на предприятии не менее пяти лет при условии, что в структурном подразделении, где был оформлен документ, проводилась ревизия.

    Накладная на отпуск товара – специфический документ, применяемый практически всегда в организациях общественного питания или пищевого производства. Она служит для того, чтобы документально оформить передачу либо продуктов со склада на кухню или в производственный участок, либо с производства – в реализацию.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Читайте далее:
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector