Накладная на передачу товара торговому представителю
Advokat-nasledstvo.ru

Юридический портал

Накладная на передачу товара торговому представителю

Акт приёма-передачи товара

В большинстве случаев передача товаров сопровождается всего одним документом – товарной накладной, но иногда условия договора между сторонами требуют составления дополнительной бумаги: акта по приему-передаче товара.

Акт служит удостоверением факта перемещения материальных ценностей, фиксирует их стоимость, а также такие параметры, как качество и количество.

В ситуациях, когда получатель предъявляет к поставщику претензии по объему, составу, или физическому состоянию (брак, дефекты, неисправности и т.п.) товара, данный документ входит в доказательную базу. Очень часто данная бумага является для судьи (в том случае, если разногласия привели к суду) решающим аргументом для принятия соответствующего решения.

Стоит отметить, что отдельные виды продукции передаются только при условии оформления акта по приему-передаче товара (например, высокотехнологичное оборудование, техника и т.д.). Связано это с тем, что при передаче таких товаров проводится их обязательная проверка, осмотр, и т.п. процедуры.

Еще один случай, когда составление акта по приему-передаче товара неминуемо – его отправка на ответственное хранение. Здесь акт создается для того, чтобы зафиксировать внешний вид, состояние, технические характеристики передаваемых материальных ценностей, а также обозначить условия их хранения и назначить сотрудника, ответственного за сохранность.

Правила составления акта по приёму-передаче товаров

Прежде чем переходить к оформлению акта, следует убедиться в том, что представители обеих сторон, участвующих в процессе, уполномочены на его проведение. В данном случае подтверждением могут служить приказы, доверенности или нотариально заверенные поручения, выданные руководством предприятий сотрудникам на совершение таких действий от лица организации.

Данный акт может быть написан в произвольной форме, но при условии соблюдения стандартов делопроизводства по оформлению подобного рода документов.

Он в обязательном порядке должен содержать сведения о сторонах, задействованных в процессе передачи (название и реквизиты компаний, должности и ФИО ответственных лиц), список передаваемых материальных ценностей с указанием количества, ассортимента, стоимости, информацию о наличии повреждений, дефектов, неисправностей, а также претензии, если таковые возникнут.

При необходимости по соглашению сторон в акт можно внести дополнительные данные, такие как условия и сроки оплаты поставки, составление вторичных актов, оформляемых в виде приложений и т.д.

Для составления акта подходит стандартный лист формата А4, оформленный в двух экземплярах (по одному для каждой заинтересованной стороны). Каждая копия в обязательном порядке должна быть удостоверена оригиналами подписей руководителей компаний или уполномоченных на визирование документов лиц.

Акт можно заверить печатями, но не обязательно (начиная с 2016 года, применение печатей и штампов не является требованием закона к юридическим лицам, но в случае возникновения спорных ситуаций, требующих решения в суде, печать лишней не будет).

Инструкция по написанию Акта приема-передачи товара

Заполнение документа условно разделим на три этапа.

Информация о сторонах

В первую часть акта вносится информация о том, к какому именно документу он является приложением (номер приложения, дата, номер договора). Затем вписывается полное наименование предприятия, передающего товар, с указанием должностного лица-представителя (здесь обычно пишется либо Директор, Генеральный директор или иной уполномоченный сотрудник) и документ, на основании которого он работает («Устав», Положение», «Доверенность» и т.д.).

Далее в документ вносятся те же самые сведения о второй стороне приема-передачи товара.

Условия приёма-передачи и список товара

Вторая часть включает в себя основные пункты по передаче товара.

  • Сначала фиксируется сам факт передачи, а также тот документ, на основании которого он состоялся (его наименование, например, «Договор», номер и дата его составления).
  • Затем в акт нужно включить таблицу, в которую вписать подробный перечень передаваемых товаров, с указанием наименования, количества, цены и общей стоимости.
  • Ниже таблицы следует еще раз указать общую стоимость передаваемого товара (цифрами и прописью).
  • Далее необходимо внести пункт о состоянии передаваемой продукции. Если оно в отличном состоянии, то это нужно обязательно отметить, если же в нем имеются какие-то дефекты и неисправности, то это следует также зафиксировать (желательно в отдельном документе).
  • После надо удостоверить то, что принимающая сторона никаких претензий к качеству и количеству передаваемых товаров не имеет.
  • В следующем пункте нужно отметить количество экземпляров акта, а также отметить из равнозначность перед законом.

Подписи сторон

В завершение акт по приёму-передаче товара должен быть заверен подписями руководителей организаций или же уполномоченных лиц. При необходимости документ можно заверить печатями.

После подписания акта ответственность за сохранность товара автоматически перекладывается на принимающую сторону. Все претензии к поставщику могут быть высказаны только в судебном порядке.

Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец

Унифицированная форма ТОРГ-12 (бланк)

При применении унифицированных форм документации товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12. Форма и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать бланк вы можете на нашем сайте.

При необходимости в форму можно вносить дополнительные поля, графы, реквизиты (см. также постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20) или использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму товарной накладной (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Когда и для чего применяется форма ТОРГ-12

Унифицированная форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Основная сфера действия документа — оптовая торговля.

Оформляет товарную накладную продавец. Для него она является документом, на основании которого отражается списание и реализация товаров.

Для покупателя накладная ТОРГ-12 является одним из документов, подтверждающих приобретение ТМЦ, и служит основанием для их оприходования.

В каких еще случаях оформляется ТОРГ-12, рассказано в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Какие сведения содержит товарная накладная

Набор разделов унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:

  1. Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
  2. Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
  3. Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
  4. Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале«Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)»).
  5. Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
  6. Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.

Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Количество экземпляров товарной накладной

Накладную составляет уполномоченный работник организации-продавца в момент отпуска товаров в 2 экземплярах. Один из них остается у продавца, второй передается покупателю.

Электронная накладная ТОРГ-12

Первичные документы можно оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

О том, какую подпись нужно использовать для электронной документации, читайте здесь.

Для электронной товарной накладной утвержден формат для передачи по ТКС (с 1 июля 2017 — приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@), что позволяет не только наладить электронный обмен накладными с контрагентами, но и представлять накладные в электронном виде по требованию налоговиков.

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12 также можно увидеть и скачать на нашем сайте.

Все вопросы, связанные с заполнением заголовочной и табличной частей ТОРГ-12, подробно освещены в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Итоги

Унифицированная форма ТОРГ-12 является первичным документом, на основании которого продавец реализует товар, а покупатель приходует. Формуляр выписывается в 2-х экземплярах: по 1-му для каждой из сторон сделки, или отправляется в электронном виде покупателю, при условии заверения ее электронно цифровой подписью.

Справочник торгового представителя или Я работаю в «полях»

Накладная – один из самых распространенных документов в работе торгового представителя. Фиксирует факт продажи и передачи товара от компании-поставщика к покупателю. В накладную вписывается юридическое название, юридический и фактический адрес торговой точки, название компании-поставщика, наименование каждой позиции, количество, цена за единицу, полная цена и конечная сумма. В официальных накладных указывается сумма НДС, а также ставится печать компании-продавца.
В работе торгового представителя применяются два вида накладных, так называемые «мягкие» и официальные «белые». Последние, в свою очередь, различаются по следующим признакам:
— если товар отгружается со склада непосредственно покупателю – это товарная накладная;
— если товар будет перемещаться до покупателя транспортом, предоставляемым компанией – это товарно-транспортная накладная ТТН.
Составление «белой» накладной подразумевает, что на сумму отгрузки был пробит чек, накладная распечатана на официальном бланке, сопровождается счетом-фактурой и о факте продажи будет сообщено налоговым органам.
Иногда компании-поставщики для сокрытия от государства факта торговых операций используют расходные накладные. По ним товар не продается, а передается для хранения в другую компанию, то есть расходная накладная выступает как складской документ. В дальнейшем компания-получатель реализовывает этот товар по неофициальным схемам и также неофициально возвращает наличные деньги поставщику.
Мягкая накладная чаще всего применяется торговыми представителями при продажах с борта в случае неофициальной продажи. Она выписывается на свободно продающихся отрывных бланках, не имеет печати и не является официальным документом. При этом мягкая накладная позволяет подсчитать сумму отгрузки, зафиксировать передачу товара в торговую точку, служит временным документом, если подразумевается последующий привоз товарного чека и белой накладной и счета-фактуры. Главное при заполнении мягкой накладной — не ошибиться. Не пренебрегай калькулятором и не ленись пересчитать. Любая твоя ошибка в пользу клиента останется «незамеченной», но копеечная ошибка в твою пользу нанесет непоправимый ущерб твоей деловой репутации.
Важно!
1. Мягкие накладные следует использовать только при реализации по факту, когда деньги возвращаются сразу же после отгрузки. Если оплата по таким накладным происходит с отсрочкой, не единичны случаи, когда клиент отказывается от долга. Запомни, мягкая накладная это всегда риск и дополнительная статья расходов для семейного бюджета торгового представителя. Торговля – дело рискованное и даже у самых надежных и проверенных партнеров возникают ошибки в расчетах, потери документов, иногда они просто забывают! Если же твоя компания-работодатель настаивает на такой форме продаж, нужно в четкой форме уяснить, кто будет покрывать возникающие убытки. Если ты – отказывайся!
2. Я ни в коей мере не призываю к подобной организации продаж, я лишь констатирую факт, что это является распространенной практикой. Но запомни: продавая по мягким накладным, ты участвуешь в нарушении законодательства, позволяя торговой точке и компании-поставщику проводить торговые операции, не уплачивая соответствующих налогов. Если ты будешь пойман за руку в момент передачи товара, то, скорее всего, будешь оштрафован сам, твоя компания и торговая точка. Хотя в моей практике подобных случаев не было.
Кстати, некоторые торговые представители ошибочно полагают, что если факт продажи зафиксирован в компьютерной программе компании-поставщика, например в 1С, то все продажи — белые. Это не так, внутренняя система учета движения продукции может не иметь отношения к конкретной продаже.
Теперь необходимо поговорить об отношении торговых точек к накладным.
Здесь их можно разделить на три категории:
— полностью «белые», требующие официальных документов по каждому факту поставки;
— «серые», обычно отгружающиеся неофициально, но один раз в определенный период времени, требующие «белых» накладных;
— полностью «черные», вообще не утруждающие себя какими-нибудь проблемами. Обычно это небольшие торговые точки, принадлежащие членам национальных диаспор, или имеющие «особые» отношения с местной милицией и проверяющими органами.
В настоящее время все большее количество компаний-производителей, да и дистрибьюторов стараются иметь максимально честные отношения с государством, что, как уже упоминалось, расходится с интересами ряда торговых точек. В этом случае, дабы не потерять розничного клиента происходит весьма занимательная операция. Все продажи компании — белые, продажи по мягким накладным суммируются и потом оптом отправляются в некую фирму, по заранее заниженной цене. Что потом происходит с этой фирмой не наша проблема. Это позволяет компании быть полностью белой, но при этом не только получать свою прибыль, но и экономить на НДС, который рассчитывается от меньшей цены.
И все-таки хороший тон в торговле – это полный переход к официальным накладным. Да, согласен, возникнет морока – отвези, привези. Но взамен увеличится твоя финансовая безопасность, а, значит, работа станет комфортнее и лучше. Поэтому стремись как можно большее количество клиентов перевести на официальную схему сотрудничества. Тем более что в настоящее время многие торговые точки перешли на упрощенную схему уплаты налогов, поэтому белые накладные не являются для них серьезным раздражителем.

Читать еще:  Программа аижк помощи ипотечным заемщикам продление

Бланк Товарной накладной ТОРГ-12

  • Скачать бланк товарной накладной (книжный)

  • doc
  • docx
  • odt

Как заполнить бланк товарной накладной ТОРГ-12 онлайн? Это можно сделать в сервисе Выставить-счет.рф, в котором можно легко создать накладную ТОРГ-12, распечатать или отправить по электронной почте. Попробуйте прямо сейчас без регистрации создать Счет, а к нему Товарную накладную: Demo-вход.

Что нужно знать про Товарную накладную

Что такое товарная накладная ТОРГ-12?

Товарная накладная ТОРГ-12 — это документ для оформления операций по передаче или приёму товарно-материальных ценностей, который является первичным учетным документом.

ТОРГ-12 составляется в двух экземплярах, из которых первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания, а второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования товара (товарно-материальных ценностей).

Альбомный или книжный формат ТОРГ-12

Можно использовать и горизонтальный, и вертикальный формат товарной накладной ТОРГ-12. Установленных норм расположения листа при печати ТОРГ-12 нет, следовательно можно распечатать ТОРГ-12 в альбомном или книжном формате. Всё зависит от возможностей программы и от параметров печати.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» ст. 9 п. 1

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Накладная ТОРГ-12 является первичным учетным документом.

Образец товарной накладной ТОРГ-12

ТОРГ-12 (альбомный образец)

ТОРГ-12 (книжный образец)

Рекомендации по заполнению товарной накладной ТОРГ-12

Унифицированной формы товарной накладной ТОРГ-12 нет, её отменили в 2013 году. Но многие организации и предприниматели продолжают использовать ранее утвержденную форму ТОРГ-12 и это разрешено. С 1 января 2013 года организация или предприниматель может утвердить свою собственную форму товарной накладной.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» ст. 9 п. 4

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Печатная форма товарной накладной ТОРГ-12 может быть индивидуально разработана организацией или предпринимателем по своему усмотрению.

Обязательные данные в товарной накладной

Существует обязательный перечень реквизитов, которые должны содержаться в товарной накладной. Отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита делает товарную накладную ТОРГ-12 недействительной, такую накладную недопустимо применять к бухгалтерскому учету.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» ст. 9 п. 2

Правила заполнения товарной накладной ТОРГ-12

При создании товарной накладной требуется соблюдать правила заполнения.

Верхняя часть товарной накладной ТОРГ-12 (шапка)

  • ТОРГ-12 создается в двух экземплярах, один продавцу, а другой – покупателю.
  • Номер товарной накладной должен соответствовать нумерации документов, утвержденной в учетной политике организации.
  • Дата товарной накладной указывается текущая, на момент совершения факта хозяйственной жизни или после его окончания, в соответствии ст. 9 п. 3 ФЗ «О бухгалтерском учете».
  • Графа Грузоотправитель заполняется реквизитами организации-грузоотправителя. На практике данная графа обычно совпадает с графой Поставщик, или указываются реквизиты другой организации, которая является грузоотправителем (например, транспортной компании).
  • Графа Структурное подразделение заполняется в случае, если товарно-материальные ценности передаются от обособленного подразделения организации-поставщика.
  • Графа Грузополучатель заполняется реквизитам организации грузополучатель. На практике в данная графа совпадает с графой Плательщик, или указываются реквизиты другой организации являющейся грузополучателем.
  • Графа Поставщик заполняется реквизитами организации-поставщика, т. е. в данной графе указываются реквизиты организации, продающей товар.
  • Графа Плательщик заполняется реквизитами организации-плательщика, т. е. содержит реквизиты организации, которой продается товар.
  • В реквизитах Грузоотправителя, Грузополучателя, Поставщика и Плательщика необходимо указать: наименование организации или предпринимателя, адрес, телефон, факс, ИНН, КПП, банковские реквизиты, наименование банка, БИК, кор.сч, р/сч или л/сч.
  • Напротив всех реквизитов в конце строки заполняется специальное поле — код ОКПО.
  • Вид деятельности по ОКДП на практике не заполняется, поле остаётся пустым.
  • В графе Основание обычно указывается «Счет» или «Договор», в конце данной строки в специальных полях номер и дата указываются соответственно номер и дата Счета или Договора.
  • В графе номер и дата Транспортной накладной указывается её номер и дата соответственно. Данное поле является необязательным, его можно оставить пустым в том случае, если транспортная накладная не создаётся.
  • Вид операции — на практике не заполняется, поле остаётся пустым.
Читать еще:  Положительная характеристика на начальника отдела кадров

Список товаров в товарной накладной ТОРГ-12

Таблица с перечнем товара заполняется данными в соответствии с заголовками столбцов.

  • Столбец 1 — № п/п, указывается порядковый номер товара.
  • Столбец 2 — Наименование, указывается наименование, характеристика, сорт, артикул товара. Если у вас ведется товарооборот и каждому товару присвоен артикул, то именно в этом поле он указывается, либо до, либо после наименования товара, через запятую, в скобках, разделенный прочерком или другим знаком.
  • Столбец 3 — Код, на практике не заполняется и ставится прочерк. Данное поле является дополнением к наименованию товара и указывается в том случае, если по наименованию товара (по второму столбцу) невозможно идентифицировать товар.
  • Столбец 4 и 5 — Единица измерения, указывается наименование и код единицы измерения товара, в соответствии с классификатором ОКЕИ.
  • Столбец 6 — Вид упаковки, на практике не заполняется и ставится прочерк.
  • Столбец 7 и 8 — Количество, в одном месте и мест, штук, на практике обычно не заполняется и ставится прочерк. Обратите внимание, что количество товара указывается в десятом столбце.
  • Столбец 9 — Масса брутто, на практике обычно не заполняется и ставится прочерк.
  • Столбец 10 — Количество (масса нетто), указывается количество товара.
  • Столбец 11 — Цена, руб. коп., указывается цена за единицу товара без НДС.
  • Столбец 12 — Сумма без учета НДС, руб. коп., указывается сумма товара без НДС.
  • Столбец 13 и 14 — НДСставка, % и сумма, руб. коп., указывается процентная ставка НДС и сумма НДС.
  • Столбец 15 — Сумма с учетом НДС, указывается сумма товара с НДС.

Всего по накладной — суммируются суммы чисел в столбцах №№ 8, 9, 10, 12, 14 и 15.

Нижняя часть товарной накладной ТОРГ-12 (подвал)

Нижняя часть содержит итоговые данные товарной накладной:

  • Товарная накладная имеет приложение на _ листах — на практике не заполняется, ставится прочерк.
  • содержит _ порядковых номеров записей — указывается количество порядковых номеров записи в перечне товаров. Необходимо написать число прописью.
  • Всего мест _ — на практике не заполняется, ставится прочерк.
  • Масса груза (нетто) _ и Масса груза (брутто) _ — на практике не заполняется, остаётся пустым.
  • Приложение (паспорта, сертификаты и т.п.) на _ листах — на практике не заполняется, ставится прочерк.
  • Всего отпущено на сумму _ — указывается итоговая сумма всех товаров в накладной. Необходимо написать сумму прописью.

Подписи ответственных лиц (левая сторона, продавец):

  • Отпуск груза разрешил — указывается должность, ФИО и ставится подпись ответственного лица.
  • Главный (старший) бухгалтер — указывается ФИО и ставится подпись главного бухгалтера.
  • Отпуск груза произвел — указывается должность, ФИО и ставится подпись ответственного лица.

Отгрузка товара. Индивидуальный предприниматель расписывается только один раз в графе Отпуск груза разрешил. В крупных компания во всех трех местах могут расписываться разные люди, в соответствии со своими должностными обязанностями. В небольших компаниях во всех трех местах может расписаться одно и тоже лицо, например, Генеральный директор. Менеджер тоже может расписаться во всех трёх полях, но только при действующем внутриорганизационном приказе с правом отгружать товары, подписывать отгрузочные и бухгалтерские документы.

Получение товара по доверенности и правила заполнения ТОРГ-12

Товар может получить доверенное лицо, предоставив доверенность формы М-2, М-2а, оформленную в установленном порядке, с обязательным предъявлением удостоверяющего документа (паспорт). Доверенность остаётся у Продавца.

Заполнение ТОРГ-12 по доверенности. В случае, если товар получают по доверенности, необходимо заполнить следующие три графы:

  • По доверенности № _ — указывается номер и дата выдачи доверенности. В случае, если доверенность без номера, то указывается б/н и дата её выдачи.
  • выданной _ — указывается наименование организации, выдавшей доверенность (например, ООО «Покупатель», экспедитору Иванову А. В.).
  • Далее в графе Груз принял — ставится должность, подпись и ФИО лица, которому выдана доверенность. Если доверенность выдана лицу, которое не является сотрудником организации, то должность не указывается.

Доверенность формы М-2, М-2а даёт конкретное право, а именно получение товарно-материальных ценностей, соответственно право расписаться только в графе Груз принял. Права расписываться в графе Груз получил грузополучатель данная доверенность не даёт.

Гражданский кодекс РФ ст. 312. Отгрузка товара

Отгрузка товара Продавцом Покупателю должна осуществляется только при предъявления паспорта и документа (доверенность или копия приказа) на право получения данного товара..
Игнорируя эти правила вы рискуете отгрузить товар «не официальному» представителю организации, тем самым несёте риск последствий не предъявления такого требования.

Получение товара без доверенности (имея при себе печать)

В обоих случаях подпись ставится только в одной графе Груз получил грузополучатель:

  • Груз получил грузополучатель — заполняется при получении товара грузополучателем. Указывается должность, ФИО и ставится подпись (например, Ген. директор Петров В. А.).

Дата в Товарной накладной ТОРГ-12

Большинство бухгалтеров склоняются к тому, чтобы в товарной накладной были три одинаковые даты: дата составления накладной, дата отгрузки и дата получения товара. Таким образом, в дальнейшем бухгалтер сможет без проблем провести такой документ в бухгалтерском учете (в бухгалтерской программе).

Настоятельно рекомендуется получить разъяснения от своего бухгалтера по заполнению даты. На практике достаточно легко может возникнуть ситуация, когда все три даты будут разными. И данная ситуация усложнит работу бухгалтера, у которого возникает головная боль, как правильно оприходовать товар, на какой временный или виртуальный склад переместить товар, когда списать и т. д.

Наличие синей печати в ТОРГ-12

С 01 января 2013 года такой атрибут как печать организации является не обязательным атрибутом, т. к. отсутствует в списке первичных документов как обязательный реквизит. Фактически, наличие печати в ТОРГ-12 теперь не требуется, как и её отсутствие в Счете-фактуре. Однако, ставить печать в ТОРГ-12 можно, это не нарушение, а всего лишь дополнительный реквизит.

Возвратная товарная накладная

Возвратная накладная — это накладная на возврат товара. Внешне возвратная накладная ничем не отличается от обычной товарной накладной, в ней только меняются местами данные грузоотправителя с грузополучателем и поставщика с плательщиком, а стоимость товара, НДС и др. остаются неизменными.

Вопросы по ТОРГ-12

Почему в пустых полях где-то ставится прочерк, а где-то остаётся пустое поле?
Прочерк ставится в тех полях, которые при исправлении или внесении в них данных могут исказить настоящие данные документа.

Какие бывают виды накладных и чем они отличаются?

Различные операции на предприятии, связанные с отгрузкой и доставкой товара, сопровождаются формированием учетных документов.

Накладные сопровождают груз в процессе транспортировки, а также на их основании осуществляется списание с баланса предприятия отгруженных материальных ценностей. Каждый из видов документов первичной отчетности имеет свою форму и особенности заполнения.

Какие бывают типы ТН?

На предприятии может быть организован стандартный бумажный документооборот, а может быть внедрен автоматизированный механизм электронного документооборота.

Соответственно, накладные могут формироваться на бумажном носителе или в электронном виде. Если электронный документ подписан квалифицированной подписью, то он считается равнозначным документу на бумажном носителе с собственноручной подписью (п.1 ст.6 Закона от 06.04.2011г. №63-ФЗ).

    Бумажные накладные составляются в 2-х экземплярах: один документ остается на предприятии, а другой предоставляется покупателю. Такой документ в обязательном порядке должен быть заверен руководителем и начальником бухгалтерии.

При транспортировке груза накладная передается водителю. Если в документе были допущены ошибки, их можно исправить, заверив изменения подписями со стороны продавца и покупателя.
В электронном виде документ составляется в одном экземпляре, но состоит из двух файлов. Первый файл заполняет продавец, а второй — покупатель. Подписывается такой документ электронной подписью с обеих сторон.

Читать еще:  Можно продлить срок действия контракта по 44фз в 2018 году

Накладная отправляется покупателю только в электронном виде, водитель при транспортировке груза на руки получает только товарно-транспортную накладную.

Что удобнее — бумажные или электронные?

Внедрение в организации электронного документооборота имеет свои плюсы и минусы. Так, к преимуществам относятся:

  1. Ускоряется процесс создания, получения и исполнения документов.
  2. Повышается эффективность контроля за процессами.
  3. Повышается качество и оперативность рабочих процессов, так как требуется меньше времени на поиск в базе необходимых документов, формирование реестров и отчетов.
  4. Не распространяется лишняя информация, так как каждый сотрудник имеет доступ только к определенным документам.

Но такой современный подход к созданию и хранению документов имеет и свои минусы:

  1. Риск потери информации при выходе из строя техники.
  2. Проблема с обучением персонала, такого рода нововведения требуют получения новых навыков от сотрудников.
  3. Внедрение электронного документооборота требует больших финансовых затрат.
  4. Ограниченный список партнеров — не все компании работают с электронными документами.

Однозначно трудно сказать, что какой-то тип накладных является более удобным.

Например, в бумажной накладной можно внести любые изменения, просто поставив подписи, сделать это с электронным документом гораздо сложнее, что может создать дополнительные трудности. Но, с учетом всех плюсов, можно сказать, что электронные накладные делают процесс более автоматизированным и четким.

Разновидности

Товарная

Товарная накладная (ТН) передает права собственности на товар от продавца покупателю и представляет собой первичный документ бухгалтерского учета.

ТН составляется по форме ТОРГ-12, утвержденной Постановлением от 25.12.1998г. №132, но законодательство не запрещает использовать самостоятельно разработанный на предприятии бланк.

ТН составляется в двух экземплярах: для продавца и покупателя. Форма подписывается руководителем предприятия и бухгалтером, также это сделать могут и другие уполномоченные сотрудники.

В ТН содержится следующая информация:

  1. данные о грузоотправителе и грузополучателе;
  2. реквизиты договора между сторонами;
  3. номер и дата формирования документа;
  4. информация о товаре, соответствующая данным счет-фактуры;
  5. подписи лиц, отвечающих за отпуск груза и печать организации-поставщика.
  • Скачать бланк товарной накладной по форме ТОРГ-12
  • Скачать образец товарной накладной по форме ТОРГ-12

Прочитать о транспортной накладной по форме Приложения 4 можно тут, а здесь мы рассказывали, чем ТН отличается от ТТН.

Товарно-транспортная

Товарно-транспортная накладная (ТТН) оформляется в тех случаях, если передача товара от поставщика к получателю будет осуществляться с использованием транспорта. Документ оформляется в любом случае, даже если в роли перевозчика выступает одна из сторон сделки. Документ составляется по форме 1-Т.

Сравнение товарной и товарно-транспортной накладной:

  1. ТТН выписывается отправителем товара только тогда, когда для доставки используется транспорт, а ТН в любом из случаев.
  2. В ТТН не учитывается факт продажи груза, ее могут использовать даже при перемещении товара между складами одного предприятия, при этом в ней также указывается транспортное средство, с помощью которого перевозится груз.

В ТН отображается факт перехода прав собственности на товар при его продаже, в документе указывается стоимость и количество приобретаемого товара.

  • Скачать бланк товарно-транспортной накладной по форме 1-Т
  • Скачать образец товарно-транспортной накладной по форме 1-Т

Расходная

Расходная накладная составляется в тех случаях, когда необходимо оформить движение ТМЦ. Также ее используют для оформления возврата продукции. Установленная форма бланка отсутствует, в организациях могут использовать свой шаблон или же бланки по форме ТОРГ-12, ТОРГ-14 и т.п. В содержании указывается следующая информация:

  1. номер и дата создания;
  2. сведения об отправителе и получателе;
  3. реквизиты договора между сторонами;
  4. наименование, количество, цена и прочая информация о ТМЦ;
  5. подписи ответственных сотрудников и печать организации.
  • Скачать бланк расходной накладной
  • Скачать образец расходной накладной

Оформляется минимум 2 расходных накладных: для отправителя и получателя.

Приходная

Приходные накладные используются для учета поступившего на предприятие товара. Они остаются на складе и используются для ведения складского учета. В документе фиксируются следующие данные:

На отпуск изделий

Накладная на отпуск товара формируется по форме ОП-4. Документ используется для:

  • передачи материалов со склада в производство;
  • отражения отпуска готовой продукции из кухни в мелкорозничные точки;
  • контроля перемещения продуктов.

В бланке обязательно указывается наименование организации, перечень продуктов, их количество и стоимость. Форма ОП-4 составляется минимум в 2-х экземплярах: один для отдела бухгалтерии, а второй для лица, получившего товар. На бланке должны присутствовать подписи ответственных работников, а также печать предприятия.

Расходно-приходная

Расходно-приходная накладная, как правило, используется в мелкорозничной торговле. Документ составляется по форме ТОРГ-14 (Постановление № 132). В форму ТОРГ-14 вносится следующая информация:

Бланк составляется в двух экземплярах: для лица, который занимается реализацией товара и для складского учета.

На внутреннее перемещение

Накладная на внутреннее перемещение заполняется по форме ТОРГ-13 (Постановление №132) и используется для передвижения ТМЦ внутри одного предприятия, при этом перевозчики со стороны не задействованы. Оформляется в двух экземплярах. Один остается у сотрудника, который сдает ТМЦ, а другой передается лицу, которое их принимает.

На отпуск материалов на сторону

Если необходимо осуществить передачу товара, например, представителю организации, то документально это оформляется с помощью накладной на отпуск материалов на сторону. Для таких целей используется форма М-15. Составляется она в двух экземплярах: для отправителя и получателя.

Такого рода перемещения производятся на основании распоряжения руководства, полученного в письменной форме. В накладной по форме М-15 указываются:

В бланке ставят свои подписи сотрудники, которые отпустили товар, бухгалтер и представитель получателя.

На передачу готовой продукции

Для оформления передачи готовой продукции на склад для хранения используется бланк по форме МХ-18. Документ оформляется в двух экземплярах. Один бланк нужен для того, чтобы подразделение списало определенную продукцию, а второй — для ее оприходования. В бланке ставят подписи лица, несущие материальную ответственность за списание и получение продукции. Готовая накладная передается в бухгалтерию.

Подробнее о накладной на передачу готовой продукции в места хранения читайте тут.

На возврат продукции

При возврате товара используют бланк формы ТОРГ-12, но в нем указывают запись «накладная на возврат». Оформляется 2 бланка накладной. Стоимость товара в документе на возврат не должна отличаться от стоимости, указанной в накладной при поступлении груза от продавца.

В тексте документа должна быть описана причина возврата товара. На готовом бланке обязательно должна быть проставлена дата его формирования и печать организации.

Транспортная

Транспортная накладная — это документ первичного учета, необходимый для сопровождения груза во время его передвижения от отправителя к получателю. В бланке имеются следующие разделы:

  1. отправитель и получатель груза;
  2. наименование и характеристика груза;
  3. документы, сопровождающие поставку товара;
  4. место приема и сдачи груза;
  5. условия перевозки;
  6. дата и подписи сторон.
  • Скачать бланк транспортной накладной
  • Скачать образец транспортной накладной

Требование-накладная

Требование-накладная относится к внутреннему документообороту предприятия. Заполняется она по форме М-11 и используется при перемещении ТМЦ между подразделениями одного предприятия.

В бланке указывается перечень ТМЦ, их отправитель и получатель. Для перемещения формируется два бланка, по одному для каждой из сторон. Лица, несущие материальную ответственность за перемещение ТМЦ, проставляют в документе свои подписи.

Сравнение с универсальным передаточным документом

УПД — это документ, который объединяет в себе счет-фактуру и первичный бухгалтерский документ, в котором фиксируется совершение хозяйственной операции. При его использовании не нужно отдельно заполнять ТН или ТТН и прилагать к ним счет-фактуру. Достаточно только заполнить все необходимые графы в УПД.

Форма документа утверждена в Письме ФНС № ММВ-20–3/96@, но организации имеют право корректировать ее по своему усмотрению.

Все шаги на предприятии, включая перемещение ТМЦ, их продажу и отгрузку, сопровождаются формированием соответствующих документов. Многие из них имеют форму, утвержденную на законодательном уровне.

Каждый из документов заполняется в соответствии с установленными правилами и участвует в документообороте предприятия. Накладные, за исключением ТТН, могут формироваться в бумажном или электронном виде.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector