Как оформляется обложка дела по личному составу
Advokat-nasledstvo.ru

Юридический портал

Как оформляется обложка дела по личному составу

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2019-2020

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  • На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  • Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  • Каждый лист дела нумеруется.
  • В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  • Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2013, хранятся 75 лет, после 01.01.2013 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

  1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
  2. ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
  3. ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
  4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
  5. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
  6. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

  • Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
  • Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
  • Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
  • Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

  • оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
  • собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
  • увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).
Читать еще:  Громкая связь в автомобиль через магнитолу

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2020 года

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Оформление обложки дела

В работе секретаря важна не только аккуратность, но и своевременная сдача бумаг в архив. При формировании папки возникает немаловажная проблема: оформление обложки дела. Именно ей и посвятим эту статью. Мы ответим на самые распространенные вопросы: должна ли обложка быть чистой, Должны ли быть на ней реквизиты, если да, то какие, обложку можно распечатать и наклеить или все записи должны быть от руки написаны на самой папке?

Перечислим последовательность при формировании дела: собираем документы (например, приказы «по личному составу» или же по «основной деятельности»), сшиваем их в картонную папку, а заканчиваем главным – оформлением обложки дела. Подробно об этом написано в статье Полное оформление дел. Кстати, и о титульном листе дела мы уже тоже говорили, но сегодня разберем эту тему, что называется, углубленно.

Внимание! Если дело готовится к сдаче в государственный архив, то не занимайтесь самодеятельностью, даже если эта самодеятельность строится на государственных правилах архивного дела! Обратитесь непосредственно в архив, который будет принимать документы, и возьмите в нем образец оформления обложки дела – такой, с которой именно этот архив примет у вас документы. Правила правилами, но от перегибов на местах никто не застрахован.

От руки или можно приклеить?

Если дело не подлежит сдаче в государственный (муниципальный, областной или федеральный) архив, и папки с документами вы хранить будете у себя на предприятии, то существующие нормы и правила дают относительную свободу при её изготовлении. Вы её можете сформировать в электронном виде, а потом распечатать на листе формата А4 и наклеить на папку.

Так полюбившийся вам клей-карандаш или силикатный канцелярский клей категорически не советуем. Первый «карандашный» вариант слишком ненадежный, обложка не только может отклеиться, но и быть безвозвратно потеряна. Второй – пачкает обложку неприятными желтоватыми пятнами. От этого обложка выглядит совсем не эстетично. А вот старый, добрый «клей ПВА», консистенцией похожий на жидкий йогурт – самое подходящее средство. Крепко, надежно, эстетично и никаких пятен.

Если обложку будете заполнять от руки, то можно использовать темные чернила или тушь. Они долговечны и не теряют яркости на протяжении 20-50 лет. Допустимо заполнять данные на обложке дела шариковой ручкой с черной пастой. Категорически запрещены: любые цветные чернила (синие, красные, фиолетовые и так далее), любые фломастеры, любые маркеры. Любым гелевым ручкам на обложке архив говорит категорично: «НЕТ!». Еще немаловажный момент, если текст от руки пишется на обложке, соблюдаем отступ от краев не менее 5 сантиметров.

Оформление обложки дела, регламент и примеры

Процесс регламентируется несколькими документами, перечислим их:

  1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, они утверждены Приказом №526 Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 (Правила-2015).
  2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002). Они, например, не уточняют последовательность вынесения информации на обложку, однако в своем тексте используют слова «на обложке указывается…», «основными реквизитами обложки дела являются…» (смотрите подробности в п. 3.6.18).

Правила-2015 — основной нормативный документ по архивному делу в России на сегодня. Он обязателен для всех организаций.

Продолжим перечислять документы, обратите внимание на перечисленные ниже. Они все тоже содержат примеры обложек дел, но а) являются обязательными только для тех ведомств, для которых разработаны, и б) в двух слчаяхиз трех утверждены раньше, чем появились Правила-2015:

  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, (утверждены Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. №76, могут быть полезны в работе приложение №11, №12, №13, №24).
  • Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации (утверждена приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2016 г. N 556, Приложение №17);
  • Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (утверждена приказом Федеральной таможенной службы от 09.07.2014 №1331, п. 10.2.15).

Обычному ООО или АО лучше следовать Правилам-2015.

Заканчиваем тему «оформление обложки дела» и приводим второй, заключительный пример. Он составлен на основе Методических рекомендаций «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу» (одобрены решением Научно-методического совета архивных учреждений Центрального федерального округа Российской Федерации, протокол от 17-18 октября 2006 г. 2 и решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протокол от 13 апреля 2006 г. № 2). Строго говоря, эти рекомендации обязательны только для Москвы, но и в регионах им с удовольствием следуют, либо составляют на их основе свои правила.

Вывод

Если документы будут однозначно храниться только в вашем архиве, оформление обложки дела происходит по Правилам-2015, распечатывая и наклеивая на картон. Если дела готовятся к сдаче в архив, то прежде, чем заниматься оформлением томов, лучше проконсультироваться с этим архивом.

Формируем и оформляем дела с приказами руководителя организации по личному составу

Приказы руководителя организации по лично­му составу являются наиболее социально значи­мыми документами наравне с лицевыми счетами по зарплате работников, так как содержат необхо­димую для граждан информацию социально­правового характера.

Переоценить их значение трудно, ведь данные документы широко используются при наведении справок об установлении стажа работы, подтверж­дения места и времени работы, квалификацион­ной категории, нахождения в отпуске по уходу за ребенком и др.

Виды приказов руководителя организации по личному составу

Приказ – правовой акт, издаваемый руководи­телем организации, действующим на основе едино­началия для разрешения основных задач, стоя­щих перед организацией.

Приказы руководителя организации по лично­му составу в зависимости от сроков хранения де­лятся на 2 группы:

приказы руководителя организации о прие­ме, перемещении, увольнении, поощрении ра­ботников, установлении надбавок, совмещении профессий, присвоении квалификационных кате­горий, разрядов, классов, об отпусках по уходу за ребенком до 3 лет, длительных (более месяца) и за­рубежных командировках, заключении и продле­нии трудовых договоров (контрактов). Эта группа приказов хранится 75 лет;

приказы руководителя предприятия об отпус­ках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи. Срок хранения таких приказов – 3 года после проведе­ния комплексной налоговой проверки.

Основные принципы формирования дел с приказами по личному составу

Читать еще:  Запрос в бти о предоставлении информации на объект

В зависимости от сроков хранения вам необ­ходимо формировать приказы в самостоятель­ные дела.

Давайте разберемся, какие типичные ошиб­ки допускаются при формировании дел. Итак, прежде всего нельзя объединять в одном деле приказы с различными сроками хранения. В одно дело формируются приказы с одним и тем же сроком хранения. Нельзя в одно дело объеди­нять, например , приказы о приеме на работу и о дисциплинарных взысканиях. В одном деле мож­но сгруппировать приказы одного вида. Напри­мер, приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении работников – одно дело, приказы о назначении персональных надбавок – другое дело и т. д.

Однако при небольшом количестве приказов одного и того же срока хранения их можно груп­пировать в одно дело. Как правило, если в про­цессе деятельности организации создается более 200 приказов по каждому виду, их целесообразно группировать в самостоятельные дела.

Важно помнить, что принцип группировки приказов в дела определяется при составлении номенклатуры дел организации, поэтому приказы по личному составу группируются в дела строго по номенклатуре дел.

В деле находятся приказы за один календар­ный год.

Вам необходимо изъять из дела документы (при их наличии), послужившие основанием для приказов по личному составу, например, док­ладные, объяснительные записки, заявления и др. Остаются в деле вместе с приказами толь­ко документы, которые являлись приложением к приказам.

Документы, послужившие основанием для приказов по личному составу, если они не под­лежат включению в личные дела сотрудников или если на сотрудников не заводятся личные дела, формируются в самостоятельное дело. В связи с этим в номенклатуре дел вам необходимо преду­смотреть дело «Документы к приказам по лично­му составу (заявления, объяснительные, доклад­ные записки и др.)».

В дело включается только один экземпляр каж­дого документа. Не включаются в дела проекты документов, черновые, дублетные экземпляры.

При формировании дела вам нужно прове­рить правильность оформления приказов: нали­чие подписей, регистрационных номеров.

При большом количестве документов (более 300 листов) приказы по личному составу фор­мируются в нескольких томах. В одном томе должно быть максимально 250-300 листов при толщине корешка не более 4 см.

Систематизируем документы в делах с приказами по личному составу

В делах вам следует систематизировать при­казы по хронологии и нумерации. В течение года приказы, как правило, располагаются в папках по мере накопления снизу вверх, поэтому к кон­цу года сверху будут приказы с последними, бо­лее поздними номерами. После окончания дело­производственного года приказы переложите по хронологии в порядке возрастания номеров.

Оформляем дела с приказами по личному составу

В начале каждого тома с приказами по лич­ному составу 75-летнего срока хранения должен находиться лист внутренней описи докумен­тов дела установленной нормативными докумен­тами формы. Смотрите форму внутренней опи­Я – специалист по кадрам, № 7, 2010 си документов дела в рубрике «Полезная доку­ментация» на с. 24 журнала.

В конце каждого тома с приказами по лично­му составу 75-летнего срока хранения вы долж­ны размещать лист-заверитель дела.

Форму листа- заверителя смотрите на с. 24 журнала.

Нумеруем листы дела

Все листы дела с приказами по личному со­ставу 75-летнего срока хранения нумеруются черным графитным карандашом в правом верх­нем углу. Внутренняя опись дела нумеруется от­дельно от документов.

Не допускается использовать чернила и цвет­ные карандаши для нумерации листов. Лист- заверитель не нумеруется. Нумерация валовая с первого и до последнего листа тома, например, 2, 3 и так до конца тома. Каждый новый том начинайте с листа № 1, но ни в коем случае не продолжайте нумерацию предыдущего тома. На­пример, первый том с приказами по личному составу закончился № 289, следующий том на­чинайте не с № 290, а с № 1.

Если при нумерации произошла ошибка

Если при нумерации листов дела произошла ошибка, например, пропущен лист или несколько листов, тогда пропущенному листу присваивайте литерный номер: 12а, 26а, 46а, 46б. Если пропу­щен номер, например, пронумерованы листы 1, 3, 4, 5, 7 и т.д., то это отражается в дальнейшем в листе-заверителе, т.е. указывается, что пропу­щен номер 6. Заново дело нумеруется тогда, ко­гда при нумерации допущено много ошибок. При этом необязательно стирать предыдущую нуме­рацию, достаточно прежний номер перечеркнуть карандашом слева направо снизу вверх и ниже или рядом поставить правильный номер.

Заполняем лист-заверитель дела

После нумерации тома заполняем лист-заве­ритель дела.

Номер дела – это индекс дела согласно но­менклатуре дел организации. Например, при­казы по личному составу имеют индекс в соот­ветствии со сводной номенклатурой дел 02-01. Следовательно, в листе-заверителе указывайте «Дело № 02-01» и далее номер тома: 1, 2 и т.д.

В листе-заверителе указываем цифрами и прописью фактическое количество листов, на­пример 295 (двести девяносто пять) листов.

Если в деле имеются литерные номера, на­пример, 111 а, 113а, 113б, а последний пронуме­рованный лист был за номером 250, тогда коли­чество листов суммируется и в листе-заверителе указывается, что в деле подшито и пронумерова­но 253 (двести пятьдесят три) листа, а в строке «в том числе: литерные номера:» перечисляются номера литерных листов «в том числе литерные номера: 111 а, 113а, 113б».

В случае если был пропущен не лист, а номер, тогда вам нужно поступить следующим образом. В листе-заверителе в графе «В деле подшито и пронумеровано листов» указываете не то количе­ство, которое зафиксировано на последнем лис­те дела, а за вычетом пропущенного номера или номеров. Например, последний лист дела имел № 216, но были пропущены № 22 и 45. Следова­тельно, для определения количества пронумеро­ванных листов из 216 вычитаем 2. В этом случае итоговая запись в листе-заверителе будет следую­щая: «В деле подшито и пронумеровано 216 (две­сти шестнадцать) листов, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: 22, 45».

В листе-заверителе указывается количество листов внутренней описи цифрами и прописью. Внутренняя опись нумеруется отдельно от лице­вых счетов также черным графитным каранда­шом в правом верхнем углу.

В листе-заверителе и внутренней описи ука­зывается должность сотрудника, составившего лист-заверитель и внутреннюю опись, а не долж­ности руководителя структурного подразделения и заведующего архивом. При записи должности не допускайте сокращений. Вам нужно указать полное название должности, например « ведущий специалист», но ни в коем случае не «вед. спе­циалист» или «вед. спец.», что часто встречает­ся на практике. Далее ставится подпись и дается расшифровка подписи. Расшифровка подписи включает инициалы и фамилию. Например, нуж­но писать «С.В. Ильина», но не «С. Ильина» или «Ильина С.В.», или «Ильина С.».

Дата составления листа-заверителя и внут­ренней описи обозначается арабскими циф­рами, например «18.11.2009». Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить нули, например «04.03.2010». Недопустимо писать «4.6.2010».

Год указывается полностью: 2009, 2010 и т.д. Нельзя обозначать дату, используя сокращения, например «08.04.09». Также недопустимо в дате ставить букву «г.» после указания года. Это явля­ется распространенной ошибкой.

Нельзя писать «05.03.2010 г.». Буква «г» применима только в том случае, если в дате ме­сяц назван словом, например «8 апреля 2009 г.». Словесное обозначение даты в обязательном порядке применимо только в обозначении даты документов республиканских органов власти и управления, например, даты законов Респуб­лики Беларусь, указов Президента Республики Беларусь, постановлений министерств и др.

За­полненный вариант листа-заверителя смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 жур­нала.

Если дело пронумеровано без литерных или пропущенных листов, то в листе-заверителе эти строки указываются, но не заполняются:

Количество листов внутренней описи дела проставляется в листе-заверителе после составления внутренней описи.

Внутренняя опись дела с приказами по личному составу 75-летнего хранения

Внутренняя опись дела с приказами по лично­му составу 75-летнего хранения составляется по­сле нумерации листов дела. Во внутренней описи в качестве заголовка указываются предписываемые действия: прием, увольнение и другие с указанием фамилий, имен, отчеств работников. Если в одном приказе содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под са­мостоятельным порядковым номером.

Образец оформления внутренней описи смотрите в рубри­ке «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Когда количество действий не отражает количество документов дела

В публикациях работников Государственной архивной службы РБ предлагается каждое дейст­вие одного приказа нумеровать самостоятельным номером в валовом порядке: 1, 2, 3 и т.д. Это не­сколько отличается от предлагаемой нами системы нумерации. По мнению автора, принцип валовой нумерации каждого действия приемлем только в том случае, если в одном приказе содержится толь­ко одно действие на одного работника, например: «О приеме на работу Гавриловой Марии Иванов­ны».

Читать еще:  Продолжительность перерывов в холодное время образец приказа

В противном случае итоговая запись будет не точно отражать количество документов, содержа­щихся в деле. Предположим, в деле находится 125 приказов по личному составу. Если каждое дейст­вие на каждого работника нумеровать отдельным номером в валовом порядке, то количество дейст­вий никак не будет отражать количество докумен­тов дела, так как будет значительно больше.

Сформированные тома с приказами по лич­ному составу вам необходимо переплести. Под­шивайте документы на 4 прокола таким образом, чтобы вся нужная информация была доступна для чтения. Перед переплетом следует изъять из дела все металлические предметы (скобы, скрепки).

Оформляем обложку дела

После переплета оформляется обложка дел с приказами по личному составу. Оформление об­ложки возможно 2 способами:

– напечатать компьютерным способом на лис­те бумаги формата А4 все необходимые реквизи­ты по установленной форме и наклеить лист на обложку дела;

– написать все нужные реквизиты светостой­кими чернилами, тушью или шариковой ручкой на обложке дела.

Независимо от способа оформления обложка должна иметь определенную форму и содержать необходимые реквизиты. Форму обложки смотри­те на с. 26 журнала в рубрике «Полезная докумен­тация».

Номер дела – это индекс дела по сводной но­менклатуре дел организации. Заголовок дела, срок хранения дела также определяются номенклату­рой дел. На обложку выносится количество лис­тов, указанное в листе-заверителе.

Крайние даты дела определяются по дате пер­вого и последнего приказов, которые сгруппиро­ваны в деле, и обозначаются арабскими цифрами: «Начато: 02.01.2009», «Окончено: 31.12.2009».

Реквизиты, указанные в левом нижнем углу (Ф. – фонд, Оп. – опись, Д. – дело), заполняются после передачи документов в архив работником, отвечающим за архив организации, и определяют­ся после составления сводной описи дел по лич­ному составу.

Обложку дела после оформления в структур­ном подразделении вы найдете в рубрике «Полез­ная документация» на с. 27 журнала.

Приказы об отпусках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи

Приказы об отпусках, дисциплинарных взыска­ниях, командировках по территории Республики Беларусь, оказании материальной помощи вам сле­дует формировать в дела за один календарный год и систематизировать внутри дела по хронологиче­скому принципу в порядке возрастания номеров.

Так как срок хранения этого вида приказов со­ставляет 3 года после проведения налоговой про­верки, дела оформляются частично: документы переплетаются, обязательно оформляется облож­ка, листы в деле не нумеруются, не составляются внутренняя опись документов и лист-заверитель.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

  1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
  2. ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
  3. ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
  4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
  5. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
  6. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

  • Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
  • Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
  • Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
  • Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

  • оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
  • собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
  • увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2020 года

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

Читайте далее:
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector