Дата введения в оборот трудовых книжек нового образца
Advokat-nasledstvo.ru

Юридический портал

Дата введения в оборот трудовых книжек нового образца

Электронные трудовые книжки. Понятная инструкция, что вам делать в 2020-м

Весь 2020 год станет переходным периодом, в течение которого работодатели и работники должны подготовиться к новым реалиям.

16 декабря 2019 года принят закон о ведении электронных книжек (ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ).

  1. Выделите в команде сотрудника, который будет отвечать за предоставление в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности работников, формировать для них документы в электронном виде.
  2. Сведения о трудовой деятельности работников будут формироваться в базе ПФР. Проверьте информационную систему, в которой ведется кадровый учет организации. Если отчеты в ПФР будут формироваться в этих базах, то наименования должностей и структурных подразделений в них должны точно соответствовать трудовым договорам и приказам о приеме на работу. В наименовании должностей и структурных подразделений не должно быть латинских букв.

Начать эту работу нужно уже в январе 2020 года, так как новый отчет СЗВ-ТД нужно будет сдать не позднее 15 февраля 2020. Принимая работников на работу в январе 2020, переводя на другую работу или увольняя, нужно проследить за соответствием названия должности и/или структурного подразделения тем данным, которые указаны в ТД работника и приказе о приеме, чтобы из информационной системы автоматически не выгрузились в отчет неверные данные.

Если фамилия работника по паспорту содержит букву Ё, а в СНИЛС (соответственно, и в информационной базе) фамилия с буквой E, то нужно исправить это расхождение. В противном случае индивидуальный лицевой счет в ПФР и трудовая книжка с паспортом работника будут оформлены на два разных человека.

Если в компании есть льготные должности (например, предполагающие досрочное назначение пенсии), то их наименование нужно привести в строгое соответствие квалификационным справочникам/профессиональным стандартам.

  1. Не забудьте зарегистрировать иностранных работников – высококвалифицированных специалистов в системе ПФР. На сегодняшний день такие иностранцы не подлежат страхованию в ПФР в целях обеспечения трудовыми пенсиями по старости, но трудовые книжки на них ведутся, и у них тоже есть право выбора.
  2. Оформляйте прием на работу в январе 2020 года (и далее), а также переводы и увольнения своевременно. Принять работника на работу «задним» числом теперь вряд ли получится. С 2021 года эти сведения нужно будет передавать на следующий день после соответствующего события.
  3. Подготовьте уведомления для работников об изменениях трудового законодательства в части ведения электронных трудовых книжек. Разъясните им их права, объясните, что у них есть право на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном виде. Закон требует, чтобы уведомления были составлены в письменной форме. Требований о вручении уведомлении под роспись закон не содержит. Однако безопаснее ознакомить каждого работника под роспись. Уведомления можно сделать на каждого работника отдельно. Можно составить единое информационное письмо, с которым ознакомить работников по списку.
  4. Начните в рамках аудита локальных нормативных актов готовить поправки в Правила внутреннего трудового распорядка. В пунктах, где упоминается трудовая книжка нужно добавить в соответствующее предложение «… и сведения о трудовой деятельности». О трудовых книжках в ПВТР, как правило, речь идет в разделах «Прием на работу», «Перевод на другую работу», «Увольнение», «Поощрение работников и дисциплинарные взыскания». Определите в ПВТР порядок электронного взаимодействия работника и работодателя (при необходимости). Законодатель предоставил работодателям возможность внести изменения в ПВТР в течение 2020 года. Поэтому не стоит спешить и делать это в начале года.
  5. Примите решение о получении усиленной квалифицированной электронной подписи. Если в ПВТР вы напишите, что сведения о трудовой деятельности могут предоставляться работникам в форме электронного документа, то такой документ работодатель должен подписать УКЭП.
  6. Вручите уведомления работникам в срок по 30 июня 2020 года. Законодатель установил такой срок, чтобы у работодателя было время разобраться во всех тонкостях, связанных с электронными трудовыми книжками, предоставить работникам выверенную достоверную информацию об изменениях. Поэтому торопиться с вручением работникам уведомлений не стоит.
  7. После получения уведомлений работники должны принять взвешенное решение, оставлять ли им бумажные трудовые книжки или отказаться от них. Принять такое решение они должны с 1 июля по 31 декабря 2020 г. О своем выборе работники должны уведомить работодателя в произвольной форме. Работодателю рекомендуется заранее подготовить образец заявления для работников. О том, какое заявление подал работник, работодатель должен будет уведомить Пенсионный фонд в отчете СЗВ-ТД. Если работник решит сохранить бумажную трудовую книжку, то у него будет право отказаться от нее в дальнейшем. А если работник выберет электронную трудовую книжку, то вернуться к бумажной версии он уже не сможет.
  8. В январе 2021 года работникам, которые подали заявления об отказе от бумажных трудовых книжек, нужно будет выдать их на руки.

Электронные трудовые книжки с 2020 года

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года.

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

  • Ф.И.О. работника;
  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (профессия, специальность);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

  • у последнего работодателя;
  • по запросу в ПФР или МФЦ;
  • в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся:

    работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

  • лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
  • В отношении работников, впервые поступивших на работу, начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

    Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

    В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

    Читать еще:  Проверка о готовности рвп в свердловской области

    В частности, изменений могут потребовать:

    • Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
    • Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
    • Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте здесь. С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться в этой статье.
    • Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

    Передавать в ПФР данные о работниках

    Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

    Для этого утвержден проект формы сведений для предоставления в ПФР и порядок ее заполнения. Скачать их можно с сайта ПФР:

    По каждому сотруднику работодателем сдается отдельный отчет СЗВ-ТД.

    С 01.01.2020 форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (прием на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.

    Если в 2020 году в отношении сотрудника не случится никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, первая СЗВ-ТД по такому сотруднику должна быть представлена не позднее 15 февраля 2021 года.

    В подаваемой впервые форме СЗВ-ТД указываются сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы).

    В 2021 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевелся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.

    Для случаев увольнения и приема на работу установлены отдельные сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году. С 01.01.2021 направлять в ПФР форму СЗВ-ТД сразу же после принятия на работу или увольнения работника, не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.

    Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).

    Если число работников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.

    Еще одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем работнику по запросу последнего. Кроме того, ее нужно будет выдать работнику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

    Какое наказание предусмотрено за несоблюдение правил ведения электронных трудовых книжек

    Законопроектом № 748758-7 предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица. За данное нарушение в адрес работодателей будет выноситься предупреждение.

    Предупреждения работодателям будут выносить инспекторы Роструда, которые будут получать соответствующую информацию о допущенных нарушениях из ПФР.

    Электронные трудовые книжки утверждены: что делать работодателям?

    Автор: Комиссарова Т. Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

    Долгие обсуждения по поводу электронных трудовых книжек закончились – с 1 января все работодатели без исключения должны на них перейти. По мнению экспертов, электронные трудовые книжки имеют много преимуществ перед бумажными: нельзя потерять, испортить, скрыть. Кроме этого, работодателю не нужно покупать бланки, проверять подлинность, а работникам обеспечивается удобный доступ к сведениям об их трудовой деятельности. И наконец, в электронных книжках легко исправить ошибки. Все это однозначно облегчит жизнь и кадровикам, и самим работникам. Но прежде придется провести определенную работу. Какую – расскажем в этом материале.

    Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими федеральными законами, которые вступают в силу 1 января 2020 года:

    от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – вносятся изменения в ряд статей кодекса и вводится новая ст. 66.1;

    от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» – вводится обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему ПФ РФ сведения о трудовой деятельности работников.

    Кроме этого, ПФ РФ уже разработал, но пока не утвердил:

    проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;

    порядок заполнения формы СЗВ-ТД;

    проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;

    порядок заполнения формы СЗИ-ТД;

    формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников».

    Пока проекты можно посмотреть на сайте ПФ РФ.

    Что такое электронная трудовая книжка?

    Электронные трудовые книжки – рабочее название, на самом деле это «сведения о трудовой деятельности»:

    1. Информация о работнике.

    2. Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.

    4. Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение), произведенного в отношении работника.

    5. Должность, профессия, специальность, квалификация работника, структурное подразделение, к которому он относится.

    6. Вид поручаемой работы.

    7. Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа).

    8. Причины расторжения трудового договора.

    То есть практически все сведения, содержащиеся в бумажных трудовых книжках, за исключением сведений о поощрениях.

    Собирает и хранит эти сведения орган ПФ РФ. Как отметил ПФ РФ, передавать их организациям нужно аналогично другой отчетности. При этом работодателей и работников заверяют, что информационная система ПФ РФ аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных и исключает их изменение, уничтожение или потерю.

    Что будет с бумажными трудовыми книжками?

    Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.

    А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.

    При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.

    Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.

    Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.

    Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.

    Как работнику получить сведения о его трудовой деятельности?

    Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).

    Обратите внимание: вы должны предоставить сведения только о работе в вашей организации.

    Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.

    Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.

    Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:

    на портале госуслуг.

    Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

    Действия работодателей по переходу на электронные трудовые книжки

    Как подготовиться к переходу на новый формат? Приведем алгоритм действий.

    Шаг 1. Издание приказов о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного

    Любое нововведение в конкретной организации начинается с утверждения плана мероприятий. В данном случае он может содержаться в приказе по основной деятельности о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников. Приказом установите также лиц, ответственных за такие мероприятия, и их сроки.

    Кроме того, издайте приказ о назначении работника, ответственного за электронные сведения. Это может быть как специалист по кадровой работе, так и другой сотрудник организации.

    Шаг 2. Обеспечение технической готовности к представлению сведений

    На этом этапе проверьте, готово ли ваше программное обеспечение для передачи электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФ РФ.

    Заведите адрес электронной почты, куда работники смогут присылать заявления о выдаче сведений и откуда вы сможете отправлять их в электронном виде.

    Шаг 3. Разработка форм уведомлений и заявлений работников

    До 30 июня 2020 года (включительно) вы должны уведомить каждого работника об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи заявления сделать выбор между бумажной или электронной формой.

    Унифицированной формы такого уведомления нет, поэтому разработайте ее сами. Как образец можете использовать следующую форму:

    Уведомляем Вас, что в связи с изменением законодательства с 1 января 2020 года сведения о Вас как о работнике, выполняемой Вами работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении МКУ «***» передает в ПФ РФ. Пенсионный фонд формирует и ведет сведения о трудовом стаже в электронном виде.

    Читать еще:  Имеют ли право эвакуировать машину без номеров

    В связи с этим бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности.

    Вы имеете право сохранить трудовую книжку в бумажной форме. Для этого до 31 декабря 2020 года напишите заявление по образцу, находящемуся в отделе кадров. В этом случае после 1 января 2021 года мы продолжим вести вашу трудовую книжку и одновременно передавать сведения в ПФ РФ.

    Если вы не напишете заявление в течение 2020 года, вы получите бумажную трудовую книжку на руки. После этого МКУ «***» освобождается от ответственности за ее хранение. Все сведения будут учитываться и храниться только в электронном виде.

    С уведомлением ознакомлен

    Заявление работника может быть таким:

    Прошу продолжить хранить в организации и вести мою трудовую книжку в бумажной форме в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

    Шаг 4. Проверка бумажных трудовых книжек

    Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек проверьте правильность их заполнения. В частности, нет ли ошибок:

    в личных данных работников (Ф. И. О., даты рождения, образование, специальность);

    в датах приемов, переводов, увольнений;

    в названиях организаций и должностей;

    в реквизитах приказов о приемах и увольнениях;

    в формулировках и ссылках на статьи законов в записях об увольнении;

    в записях о постоянных переводах.

    Шаг 5. Внесение дополнений в локальные акты организации

    В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, придется внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Изменения согласуйте с профсоюзом, если он есть.

    Приведем пример изменений в ПВТР.

    2.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.

    2.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:

    – трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
    – документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

    4. Обязанности работодателя.

    4.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:

    – на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
    – в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

    4.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

    – в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
    – при увольнении – в день прекращения трудового договора.

    4.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя ___________.

    4.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

    4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

    Дополнения придется внести и в должностную инструкцию кадрового или другого работника, которому вменяются обязанности по формированию электронных сведений, составлению отчетности и другим действиям в сфере обработки сведений о трудовой деятельности работников.

    Шаг 6. Подготовка к сдаче отчетности

    Чтобы сведения о трудовой деятельности работников поступали в ПФ РФ, вам придется сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД. Как и форма СЗИ-ТД, эта форма разработана, но пока не утверждена.

    С 1 января 2020 года представляйте сведения не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работники принимались на работу, переводились или увольнялись. Если сведения о работнике представляются впервые, одновременно представьте сведения о его трудовой деятельности в вашей организации по состоянию на 1 января 2020 года.

    К сведению: если численность работников организации 25 и более, подаваемые сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации с меньшей численностью могут сдавать отчет на бумажном носителе или в электронном варианте, подписанном электронной подписью.

    С 1 января 2021 года кроме ежемесячного отчета СЗВ-ТД нужно будет подавать отдельные сведения о приеме и увольнении работников. И делать это нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

    Сведения о трудовой деятельности в виде электронного документа формируются с использованием программно-технических средств, применяемых для автоматизации своей деятельности, или с использованием бесплатной программы на сайте ПФ РФ.

    Имейте в виду, что за нарушение сроков представления отчетности вас могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства пока по общей ст. 5.27 КоАП РФ, а впоследствии будет принята и специальная.

    Шаг 7. Уведомление работников о переходе на электронную форму

    Вручите работникам под подпись уведомления до 1 июля 2020 года. Вместе с тем объясните, что такое электронная трудовая книжка, чтобы работники смогли правильно выбрать, как и где они будут получать соответствующие сведения.

    Не забудьте о работников, находящихся в декретах и отпусках. Можно направить им уведомления заказным письмом с уведомлением.

    Шаг 8. Выдача работникам бумажных трудовых книжек

    После 1 января 2021 года выдайте бумажные трудовые книжки работникам, которые не подали заявление об их сохранении (продолжении их ведения). Факт выдачи следует зафиксировать под подпись работника в книге учета движения трудовых книжек.

    На тех работников, кто напишет заявление до 31 декабря 2020 года, продолжайте вести трудовые книжки.

    При этом учтите, что подать такое заявление по истечении указанного срока могут работники, которые не успели его подать из-за болезни, отпуска, были отстранены от работы и которые, имея трудовой стаж, до 31 декабря 2020 года не состояли в трудовых отношениях.

    Когда и как ввели трудовые книжки нового образца

    Рабочая книжка любого гражданина является одним из основных наиболее важных документов. Каждая запись, которая фиксируется в трудовой, обязательно должна быть достоверна и подтверждена. Появление данного документа в России означало, что любой работник имеет права, а также ответственность и обязанности. Старого вида книжки ушли в прошлое, когда ввели трудовые книжки нового образца.

    Трудовые книжки старого образца

    Старые образцы трудовых – это книжки, которые были выпущены в середине семидесятых годов. Особых отличий от современных документов по внешнему виду нет. Но их можно было легко подделать, потому что надежной защиты в виде сложного государственного знака не было. Трудовую можно было купить фактически в любом месте.

    Также старый образец имел несколько другие особенности заполнения, чем современный. В нем существовали страницы, которые сейчас за ненадобностью убрали или объединили с другими. К примеру, страница, в которую вносились сведения о поощрениях. На смену пришли изменения, которые произошли в связи с изменившимся законодательством. С какого года и при каких обстоятельствах были введены трудовые книжки нового образца?

    Когда ввели трудовую книжку нового образца, каковы ее особенности?

    Современные рабочие книжки с новыми Правилами и Инструкцией были введены в начале 2004 года.

    Основными новшествами, связанными с трудовой, являются:

    • наличие активной защиты>
    • требование строгого отчета>
    • наличие специальных мест распространения>
    • технологические новшества.

    Прежде всего, акцент изменения таких документов был сделан на защиту от различного рода фальсификаций. Подделать книжку работника невероятно сложно, так как благодаря современным технологиям изготовление ее происходит из специального материала. Здесь присутствуют:

    • химическая блокировка (защита)>
    • водяной знак>
    • специальные швы (для отсутствия возможности удаления страниц и других нарушений)>
    • микроскопические волоски (ультрафиолет)>
    • специальная надпись (ультрафиолет).

    В новой трудовой количество страниц составляет сорок четыре. При всем этом приобрести книжку можно только в организациях, которые по закону уполномочены на данный вид деятельности (распространение).

    Содержание и порядок заполнения трудовой книжки нового образца

    С введением новых трудовых, содержание и порядок заполнения тоже сильно изменились.

    Содержание книжки предусматривает:

    • титульник>
    • сведения о работе>
    • сведения о награждениях.

    Главная страница (титульник) заполняется личными данными работника:

    • фамилия>
    • имя>
    • отчество>
    • дата рождения>
    • образование>
    • профессия, специальность.

    Эта информация фиксируется, когда происходит первичное и основное оформление книжки. Другие страницы заполняются в ходе трудовой деятельности сотрудника.

    • прием на работу>
    • увольнение>
    • награждения.

    Трудовая книжка сотрудника заполняется от руки. Это должен делать руководитель компании, работник кадров, другое лицо, уполномоченное на эти действия. Любая информация, которая была записана в данный документ, должна быть утверждена подписью этого человека и печатью организации. Главные условия для записи в трудовой:

    • каждая запись имеет свое место (графу)>
    • нумерация надписей в документе идет поочередно в любом случае>
    • запись наименования компании является обязательной>
    • при фиксировании какой-либо информации в книжке обязательно должно быть указание на документ, свидетельствующий о ее достоверности.

    Порядок дополнения и исправления записей в новой трудовой

    Дополнение данных в книжке сотрудника происходит по-разному, в зависимости от страницы. Так, на главной странице (титульном листе) можно дописывать информацию об образовании, профессии и специальности. Это делается путем написания новой записи через запятую после старой.

    Когда пропущена или не учтена информация на других страницах, то первая запись, которая является неполной, должна быть признана недействительной, и только после этого пишутся новые достоверные и полные данные. Осуществляя все эти действия, уполномоченное лицо обязано ссылаться на Правила и Инструкции, диктующие условия их заполнения и ведения.

    Исправление любой записи производится в организации, где допустили ошибку. На титульном листе могут исправляться только личные данные человека (ФИО). Это осуществляется путем зачеркивания одной чертой полностью записи, а рядом пишутся новые данные. После зачеркивания ранее сделанная надпись должна быть видна. На обороте обложки пишется ссылка на документ, указывающий на смену личных данных (номер и дата).

    Если ошибка на титульнике произошла при оформлении книжки в самом начале, то уполномоченное лицо должно составить соответствующий акт о списании данного документа, на основании которого трудовая уничтожается. Актовый документ подшивается в специальное дело. Расходы на новую трудовую покрывает работодатель.

    Он обычно делает исключение только в одном случае – когда ошибка была допущена на главной странице, но ее сразу не заметили. При этом специалист довольно давно работает в организации. Тогда одной чертой аккуратно зачеркивается неверная надпись полностью (нельзя производить зачеркивание отдельных символов), после этого пишутся правильные данные.

    Ошибка, допущенная на других страницах, должна быть исправлена путем присвоения записи статуса недействительного. Такая запись фиксируется следующим порядковым номером после неверных данных. Затем ставится следующий порядковый номер и пишется достоверная и правильная информация.

    Любая информация в современной книжке должна подтверждаться соответствующим документом. Обязательно пишется его номер и дата. Также для утверждения записей необходимо поставить подпись заполняющего и печать организации.

    Читать еще:  Как исправить фамилию в личной карточке связи с замужеством образец

    Подводя итог, можно сказать, что книжки нового образца намного эффективнее, чем предыдущие. Этот документ сегодня требует строгого контроля ведения, так как записи, сделанные в нем, важны для владельца и руководителя.

    Электронные трудовые книжки с 2020 года

    В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

    Сроки перехода на электронные трудовые книжки

    Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года.

    В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.

    У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

    Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

    В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

    • Ф.И.О. работника;
    • место работы;
    • периоды работы;
    • должность (профессия, специальность);
    • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
    • даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
    • основания увольнения.

    Как работнику получить сведения из трудовой книжки

    Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

    • у последнего работодателя;
    • по запросу в ПФР или МФЦ;
    • в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

    Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

    При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

    Как перейти на использование электронных трудовых книжек

    Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

    Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

    В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

    Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

    Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

    Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

    Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

    Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

    Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

    Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

    Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

    Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

    Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся:

      работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период:

    а) временной нетрудоспособности;

    в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

  • лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
  • В отношении работников, впервые поступивших на работу, начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

    Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

    В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

    В частности, изменений могут потребовать:

    • Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
    • Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
    • Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте здесь. С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться в этой статье.
    • Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

    Передавать в ПФР данные о работниках

    Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

    Для этого утвержден проект формы сведений для предоставления в ПФР и порядок ее заполнения. Скачать их можно с сайта ПФР:

    По каждому сотруднику работодателем сдается отдельный отчет СЗВ-ТД.

    С 01.01.2020 форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (прием на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.

    Если в 2020 году в отношении сотрудника не случится никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, первая СЗВ-ТД по такому сотруднику должна быть представлена не позднее 15 февраля 2021 года.

    В подаваемой впервые форме СЗВ-ТД указываются сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы).

    В 2021 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевелся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.

    Для случаев увольнения и приема на работу установлены отдельные сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году. С 01.01.2021 направлять в ПФР форму СЗВ-ТД сразу же после принятия на работу или увольнения работника, не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.

    Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).

    Если число работников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.

    Еще одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем работнику по запросу последнего. Кроме того, ее нужно будет выдать работнику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

    Какое наказание предусмотрено за несоблюдение правил ведения электронных трудовых книжек

    Законопроектом № 748758-7 предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица. За данное нарушение в адрес работодателей будет выноситься предупреждение.

    Предупреждения работодателям будут выносить инспекторы Роструда, которые будут получать соответствующую информацию о допущенных нарушениях из ПФР.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector