Перечень обязательных документов по учету кадров на предприятии

Приводим в порядок кадровые бумаги

Документы по персоналу — “головная боль” бухгалтеров многих небольших фирм. Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Давайте разберемся.

Во многих организациях бухгалтеру помимо своих основных обязанностей приходится выполнять функции кадровика. А именно, оформлять различные приказы по персоналу, заполнять табели учета рабочего времени, составлять графики отпусков, делать записи в трудовых книжках. Поток кадровых документов огромен, но далеко не хаотичен. Все их можно разбить на три группы: обязательные для всех, обязательные при определенных обстоятельствах, имеющие рекомендательный характер. В разрезе этих блоков и предлагаем вести наш разговор.

Без них не обойтись

Для начала рассмотрим документы, которые должны вестись во всех без исключения организациях. Их необходимость прямо или косвенно установлена Трудовым кодексом. К примеру, обязанность по подготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 данного нормативного акта.

А вот обязанность составлять положение о защите персональных данных работников в Трудовом кодексе прямо не прописана. Однако, там есть ссылка на то, что с указанным документом под роспись должны быть ознакомлены все сотрудники фирмы (*1). Из этого можно сделать вывод, что данное положение также должно быть в организации.

Список всех обязательных документов приведен в таблице.

Название документа Форма документа

Форма N Т-1 (Т-1а)
Форма N Т-5 (Т-5а)
Форма N Т-6 (Т-6а)
Форма N Т-8 (Т-8а)

Форма N Т-11 (Т-11а)

Форма N Т-49
Форма N Т-60

Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме. С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди “проблемных” бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально.

Договор трудовой — документ непростой.

Итак, законодательство не предусматривает какого-либо унифицированного бланка трудового договора. Однако, его форма и содержание четко регламентированы. Во-первых, контракт должен быть оформлен письменно. Причем даже в тех случаях, если его составляют спустя определенное время, после того как сотрудник был допущен к работе. Во-вторых, договор должен содержать обязательные сведения и условия. Напомним, что они установлены статьей 57 Трудового кодекса. В качестве образца трудового договора можно взять бланк, рекомендованный Минтрудом России (*2). Однако, как напомнил Роструд, использовать данные рекомендации следует только в части, не противоречащей кодексу (*3).

Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы. Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (*4).

Одним из ключевых моментов в трудовом договоре является порядок оплаты труда.

В контракте может быть указан размер тарифной ставки или оклада работника, информация о доплатах, надбавках и поощрительных выплатах. Здесь также существуют правила, которых следует придерживаться. Во-первых, зарплата в договоре должна быть установлена в рублях. Указывать размер должностного оклада в иностранной валюте неправомерно. Роструд расценивает данное обстоятельство как нарушение трудового законодательства (*5). Во-вторых, зарплата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца. Таково требование статьи 136 Трудового кодекса. Некоторые работодатели относятся к этому правилу крайне халатно, указывая в договоре условие о выплате зарплаты один раз в месяц. Они полагают, что подписанный работником контракт с данной оговоркой освободит их от ответственности. Однако, это не так. Обнаружив, что фирма не соблюдает указанное требование кодекса, трудовая инспекция наверняка оштрафует ее по статье 5.27 Кодекса об административных нарушениях. Не спасет компанию от штрафа и заявление сотрудника о согласии получать зарплату один раз в месяц (*6).

Статья 57 Трудового кодекса требует конкретизации в трудовом договоре условий оплаты труда, в том числе размера тарифной ставки или оклада.

Таким образом, размер тарифной ставки (оклада) следует непосредственно указывать в трудовом договоре. При изменении размера тарифной ставки (оклада) следует вносить изменения в трудовой договор, либо допускается ссылка на локальный нормативный акт работодателя об изменении их размера.

Вместе с тем на практике в трудовых договорах вместо конкретного размера тарифной ставки (оклада) иногда делается ссылка на штатное расписание. При этом следует иметь ввиду следующее.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

Таким образом, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника со штатным расписанием.

При изменении размера тарифной ставки (оклада) работодатель должен будет регулярно вносить изменения в штатное расписание, доводя их до работника под роспись.

Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер. Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая “первичка” предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка “основание” приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта. К примеру, третьему в 2007 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07. А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново (*7).

Книжные тонкости

Перейдем к следующему обязательному документу, при заполнении которого часто возникают сложности. Это трудовая книжка. Мы поговорим:

• о порядке оформления трудовой;
• о внесении записей при увольнении;
• о правилах исправления в трудовой.

Как известно, компания должна заполнять трудовую книжку каждому сотруднику, если:

• он проработал в ней свыше 5 дней;
• это место работы для него основное (*8).

Данная норма одинаково распространяется как на граждан России, так и на иностранцев. Другими словами, фирма обязана вести трудовые книжки не только для российских, но и для иностранных сотрудников. При этом оформление книжек для последних имеет некоторые особенности. Во-первых, продолжать заполнять представленную работником иностранную трудовую не стоит. Ему следует завести книжку российского образца. Во-вторых, “переносить” в новую трудовую “заграничный” стаж иностранца не требуется. Поскольку такие сведения необходимы при назначении работнику трудовой пенсии.

А получать ее иностранец будет в своем государстве. Значит, в российской трудовой книжке записи из “заграничной” не нужны (*9).

А какие записи необходимо сделать в книжке при увольнении сотрудников? Самое распространенное основание для расторжения трудового договора — по собственному желанию работника. Нередко бухгалтеры сомневаются, какую статью Трудового кодекса в этом случае указывать в трудовой: 77 (пункт 3) или 80. Правильным является первый вариант. Запись можно оформить, к примеру, так: “Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации”.

Это что касается расторжения бессрочного трудового договора. Но нередко фирмы заключают с сотрудниками срочные контракты. Что же нужно записать в трудовой, если такой договор не будет продлен?

Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу. Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение. А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (*10).

Бывает, что при оформлении трудовой бухгалтер допускает ошибки. Опишем кратко, как действовать в такой ситуации.

Прежде всего, отметим, что исправления должна вносить та организация, работник которой совершил неточность. Правда, в некоторых случаях корректировать записи может и новый работодатель. Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника.

Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: “Запись под номером таким-то недействительна”. Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.

В графе 4 книжки делают ссылку на соответствующий приказ (*11). Затем в трудовую вносят сведения об увольнении (переводе). Блок записей, в том числе внесенные изменения, “закрывают” печатью и подписями.

Аналогичный порядок действует и в том случае, если ошибка выявлена, когда в книжку уже внесены следующие записи. С одной лишь разницей, что новую запись обязательно нужно удостоверить подписью и печатью. Иначе она будет считаться необоснованной.

Обязательны, но не для всех

Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице.

Перечень обязательных документов по учету кадров на предприятии

Обязательные кадровые документы, перечень

Данный перечень включает как обязательные кадровые документы, так и документы, рекомендуемые к ведению кадровой службе предприятий. Со ссылками на нормы права, которыми они предусмотрены. Перечень включает как общие документы, формируемые в деятельности компании, так и локальные нормативные акты и обязательные кадровые журналы. Обращаем внимание, что для правильного использования указанного перечня необходимо пройти обучение кадровому делопроизводству.

Каким документом регламентируется

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

Статьи 56, 189, 190 ТК РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.

1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня)

Положение о защите персональных данных работников

Статьи 86, 87, 88 ТК РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.

Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)

Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)

Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.

Постоянно (ст. 32 Перечня)

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.

50 лет – ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.

50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании

Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ

При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.

Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)

Положение о системе обучения

Статьи 196, 197 ТК РФ

При наличии системы обучения в организации.

Положение об аттестации работников

Статья 81 ТК РФ

При проведении аттестации по решению работодателя.

Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

1 год (ст. 356 Перечня)

Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ

Заключается в письменной форме с каждым работником.

75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня)

Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям

Принимаются по решению работодателя.

Приказы о приеме на работу

Статья 68 ТК РФ

Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Приказы о переводе на другую работу

Статья 72.1 ТК РФ

Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).

Приказы об увольнении

Статья 84.1 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».

1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)

Приказы о предоставлении отпусков

Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Издаются на основании графика отпусков или заявления работника

Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Статья 128 ТК РФ

Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня)

Личная карточка работника (форма Т-2)

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1

Ведется на каждого работника.

75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня)

Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня), затем сдаются в архив

Договоры о полной материальной ответственности

ст. ст. 243, 244 ТК РФ

Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85

Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 “О служебных командировках в пределах СССР”

Журнал учета работников, прибывающих в командировки

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 “О служебных командировках в пределах СССР”

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности

Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)

Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя

Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу

Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении

Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Часть 3 статьи 91 ТК РФ, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником

1 год (ст. 281 Перечня)

График сменности при сменной работе

Статья 103 ТК РФ

Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие.

Журнал учета мероприятий по контролю

Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица

5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня)

Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий

Положение об аттестации работников предприятия

Оформляются аттестационной комиссией

Табели и наряды работников вредных профессий

Часть 3 статьи 91 ТК РФ

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»

Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.

Списки работников, уходящих на льготную пенсию

Переписка о назначении – государственных пенсий и пособий;

Инструкции по охране труда по профессиям

Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ

Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)

Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ

Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования

Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)

Акты о несчастных случаях

Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

Примечание. Сроки хранения указаны в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения», утвержденным Руководителем Федеральной архивной службы России Козловым В.П. 6 октября 2000 года.

Перечень необходимых кадровых документов

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
· График отпусков (статья 123 ТК РФ);
· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

Документация по личному составу

– о приеме на работу
– об увольнении
– о переводе
– о направлении в
командировку
-о предоставлении отпуска
-о поощрении
-о наложении дисциплинарного взыскания

Распорядительные документы

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

Информационно – расчетные документы

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
– журнал регистрации трудовых договоров;
– журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
– журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
– журнал регистрации приказов о командировках работников;
– журнал регистрации командировочных удостоверений;
– журнал регистрации служебных заданий;
– журнал регистрации локальных нормативных актов;
– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
– приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
– журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
– журнал выдачи справок по личному составу;
– журнал учета больничных листов;
– журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны?

Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:
– обязательные,
– рекомендованные,
– зависящие от специфики организации.
Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.
Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.
Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:

Перечень необходимых кадровых документов

Документ	Ссылка на законодательство	В каких случаях оформляется
Общие документы
Правила внутреннего трудового распорядка	Ст. 189 ТК РФ	Обязательно
Штатное расписание	Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г.	Обязательно
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием	Единый тарифно-квалификационный справочник	Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах
Положение о персональных данных работников	Ст. 86 ТК РФ	Обязательно
Положение об оплате труда работников	Раздел VI ТК РФ	Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
Положение о премировании и материальном стимулировании работников	Раздел VI ТК РФ	Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
Положение об охране труда	Раздел X ТК РФ	Не обязательно
Инструкции по охране труда по профессиям	Раздел X ТК РФ	Обязательно
Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями)	Раздел X ТК РФ	Обязательно
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования	Ст. 69 ТК РФ	Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами
График отпусков	Ст. 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
Положение о коммерческой тайне	Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне»	Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну
Коллективный договор	Глава 7 ТК РФ	Не обязателен, заключается по соглашению сторон
Индивидуальные документы
Трудовой договор	Ст. 16, 56, 67 ТК РФ	Обязательно
Приказ о приеме на работу	Ст. 68 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
Личная карточка работника	Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
Трудовая книжка	Ст. 66 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69	Обязательно
Договоры о полной материальной ответственности	Приложения № 2 и № 4 к постановлению Минтруда России от 31.12.2003 г. № 85	Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности
Приказ о предоставлении отпуска работнику	Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы	Ст. 128 ТК РФ	Обязательно
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда	Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
График сменности	Ст. 103 ТК РФ	Обязательно при наличии сменной работы

Восстановление кадровой документации

Нового менеджера по персоналу может ожидать на новой работе множество сюрпризов, и не все они могут быть приятными. На проверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из приведенного перечня/ Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.
Начните с составления штатного расписания, графика отпусков. Пусть это даже пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ.
Затем нужно проверить наличие трудовых договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках.
Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации.
Оформите книгу учета трудовых книжек.
Затем предстоит привести в порядок личные карточки формы Т-2.
Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема, т.е. именно дата когда принят на работу или переведен на другую должность работник. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат лицевые счета работников.
Очень важно не запускать текущую работу!
Оформляйте документы на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства.
Следующим шагом должно стать составление, оформление и внедрение локальных нормативных актов.
Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).
Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу.
Особенно к таким документам по личному составу как:
трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении,
личные карточки формы 1-2, лицевые счета работников,
личные дела и регистрационные формы – имеют срок хранения 75 лет.
Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.
Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003). Все указанные в Перечне документы должны обязательно сдаваться в архив.

Список обязательных кадровых документов на предприятии

Все юридические лица и предприниматели, нанявшие хотя бы одного сотрудника, обязаны вести кадровый учет. В данной статье мы рассмотрим понятие кадрового учета, составим список необходимых кадровых документов и узнаем как упростить кадровый учет на микро предприятиях.

Законодательное регулирование вопроса

Законодательное регулирование вопроса осуществляется Трудовым и налоговым кодексами, а также Положениями Правительства и Госкомстата. Подробнее о статьях кодекса и положениях, прописывающих обязательное наличие того или иного документа мы расскажем далее в статье.

По каждой операции — свой обязательный документ

Перечень кадровых документов, которые должны иметься на предприятии включает в себя документы, описывающие следующие хозяйственные операции:

• Прием сотрудника на работу;
• Уход в отпуск;
• Кадровое перемещение;
• Уход на больничный;
• Увольнение;
• Текущая деятельность предприятия.

Рассмотрим список документов, обязательных к оформлению, по каждой ситуации.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Прием сотрудника — оформляем все документы

При приеме на работу нового человека оформляется самое большое количество документов для кадрового учета. Список документов и регламентирующий обязанность составления законодательный акт указаны в таблице.

Документ	Нормативный акт
1. Трудовой договор — оформляется при каждом приеме, содержит основные понятия и принципы взаимодействия работодателя и сотрудника. Подписывается обеими сторонами.	Трудовой кодекс РФ — статьи шестьдесят седьмая, пятьдесят шестая, шестнадцатая (67, 56, 16)
2. Приказ о приеме на работу составляется работодателем, указывает на дату приема, номер трудового договора, подразделение, в которое принимается человек. Подписывается и работодателем, и сотрудником. Оформляется в течение трех дней с момента начала работы.	Трудовой кодекс – статья шестьдесят восьмая (68)
3. Личная карточка — оформляется по документам сотрудника и исходя из его слов.	Постановление номер один Госкомстата от5 января 2004 года
4. Согласие на обработку персональных данных сотрудника. Подписывается работником.	Трудовой кодекс — статья восемьдесят шестая (86)
5. Трудовая книжка работника — заполняется имеющаяся у сотрудника или оформляется новая при отсутствии таковой у работника.	Трудовой кодекс — статья шестьдесят шестая (66)

При приеме на работу сотрудник должен ознакомится с Правилами трудового распорядка на предприятии и поставить свою подпись в ознакомлении.

Отправляем сотрудника в отпуск

Если сотрудник уходит в отпуск, ему необходимо написать заявление на отпуск за 14 календарных дней до его начала. К обязательным документам, оформляемым при уходе работника в отпуск относятся следующие документы:

1. Заявление работника — пишется сотрудником в произвольной форме;
2. Приказ руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя на отпуск — составляется по унифицированной форме Т-6, которую можно скачать здесь:

1. Записка-расчет о размере отпуска по форме Т-60.

На основании данных документов бухгалтер рассчитывает и выплачивает отпускные для работника. Выплата должна быть произведена не позднее, чем за три дня до начала отпуска.

Кадровое перемещение

Если сотрудника нужно перевести в другое подразделение, поменять ему должность или изменить размер заработанной платы, то на любое из этих действий нужно оформить Приказ на кадровое перемещение и Дополнительное соглашение к трудовому договору. И приказ, и дополнительное соглашение должны быть подписаны обеими сторонами трудового договора. Приказ составляется в одном экземпляре, дополнительное соглашение — в двух (один — для работника, другой — для работодателя).

Больничный

При уходе сотрудника на больничный необходимо оформить справку-расчет больничного пособия в произвольной форме и заполнить листок нетрудоспособности, которые предоставил сотрудник. Выплатить больничное пособие нужно в ближайшую выплату заработанной платы ил аванса сотруднику.

Увольнение работника

При увольнении работника есть целый перечень документов, которые нужно выдать работнику на руки:

1. Трудовая книга работника;
2. Справка о сумме заработка за предыдущие два года и текущий год;
3. Справку 2-НДФЛ за текущий год;
4. Выписку из отчета СЗВ-Стаж.

Помимо обязательных документов для сотрудника на предприятии должны быть оформлены следующие документы:

• Приказ об увольнении;
• Заявление на увольнение от сотрудника.

Остальные кадровые документы

Помимо описанных выше документов на предприятии должны быть оформлены и другие, которые регламентируют текущую деятельность юр.лица или ИП. Это такие документы, как:

• Правила внутреннего трудового распорядка — обязанность вводится статьей 68 ТК РФ. При приеме каждый работник под роспись должен ознакомиться с данным документом.
• Табели учета рабочего времени — составляются на каждый месяц.
• Штатное расписание — указывает на количество штатных единиц сотрудников по должностям.
• График отпусков на всех сотрудников — устанавливается статьей 123 ТК РФ и регламентирует порядок ухода сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска.
• Положение о персональных данных — вводится статьей 86 Трудового кодекса и определяет правила работы с персональными данными сотрудников.
• Положение об охране труда на предприятии и журнал прохождения первичного, вводного инструктажа.

Все эти документы должны быть на предприятии и их отсутствие может повлечь наложение штрафа на руководителя и на предприятие в целом.

Типовая форма договора заменяет некоторые кадровые документы

Если микропредприятие применяет типовую форму трудового договора, то согласно статье 309.2 ТК РФ они могут отказаться от оформления некоторых кадровых документов, в частности они могут не оформлять:

• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Положение об оплате труда;
• График сменности;
• Положение о выдаче премий и другие документы.

Таким образом, применений в деятельности типовой формы существенно облегчает ведение кадрового учета на предприятии.

Выводы

На каждом предприятии должны хранится документы по кадровому учета в полном объеме. Индивидуальный предприниматель, нанявший сотрудников должен оформлять все кадровые документы в полном объеме.

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
2. Устав ООО.
3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
6. Положения о создании филиалов, подразделений.
7. Перечень аффилированных лиц.
8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить.

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
   • трудовой договор;
   • приложения к трудовому договору;
   • трудовая книжка;
   • личное дело сотрудника;
   • прочие документы.
2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу – это какие приказы?»
3. Внутренняя служебная переписка.
4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек – скачать».
2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

1. Трудовая книжка. О ее оформлении рассказывается в статье «Образец заполнения трудовой книжки в 2020 году».
2. Штатное расписание. О том, как его составить, можно узнать из статьи«Составляем штатное расписание для ООО в 2020 году (образец)».
3. Личные карточки на сотрудников по форме Т-2.
4. График отпусков. О порядке их предоставления можно узнать из статьи «Порядок предоставления отпусков по Трудовому кодексу.
5. Трудовые соглашения с приложениями к ним. О порядке заключения трудового договора рассказывается в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
6. Распоряжения и приказы, а также документы, служащие их обоснованием, такие как докладные записки, акты и пр.

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
2. Изучить уставную документацию ООО.
3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2020 году».
6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу».

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

С 01.01.2017 ТК РФ был дополнен гл. 48.1, которая содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, которые относятся микропредприятиям (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации. » от 03.07.2016 № 348-ФЗ).

Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления следующих кадровых документов (ст. 309.2 ТК РФ):

1. Графика сменности.
2. Положения об оплате труда.
3. Правил внутреннего трудового распорядка.
4. Положения о премировании.

Важно! При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор. С 01.01.2017 микропредприятия должны заключать трудовые договоры по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Трудовые договоры по типовой форме не всегда соответствуют ситуации. Эксперт системы КонсультантПлюс разъясняет, можно ли дополнить типовой трудовой договор необходимыми правилами.

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Некоторая кадровая и учетная документация может стать обязательной в ООО при наличии определенных условий, например:

1. Коллективный договор. Может стать обязательным при наличии волеизъявления о его заключении хотя бы одной из сторон трудовых отношений. Статья «Коллективный договор – обязателен или нет?» поможет разобраться в этом вопросе.
2. Положение о порядке премирования. Оно становится обязательным в том случае, если никакие иные акты, а также трудовой договор не содержат условий о порядке начисления премий и дополнительных выплат.
3. График сменности. Становится обязательным, если организация работает по сменам. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Что такое сменный график работы по ТК РФ».
4. Положение о хранении коммерческой тайны. Его необходимо применять в том случае, если в трудовом соглашении с работником прописываются условия, а также перечень указаний, которые входят в коммерческую тайну.
5. Документация, относящаяся к иностранным работникам, а также к правилам их приема. При наличии таких работников должны обязательно присутствовать следующие документы:
   • уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином (п. 8 ст. 13 закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
   • трудовая книжка установленного образца (ч. 1 ст. 66 ТК РФ);
   • документы об образовании;
   • документы, подтверждающие законность нахождения такого лица на территории РФ;
   • документы, свидетельствующие о законности осуществления трудовой деятельности;
   • иные бумаги, необходимые в силу специфики деятельности предприятия.

Составление кадровых документов с нуля для ООО требует анализа учредительных документов, а также деятельности, которой организация собирается заниматься, и контингента работников, которых планируется нанимать. С 2017 года особую специфику приобрел кадровый учет на микропредприятиях.

Читайте далее: