Образец графика документооборота к учетной политике
График документооборота для учетной политики – образец
Что такое график документооборота и для чего он необходим?
График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.
График документооборота помогает:
- упорядочить процесс работы с документами;
- рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
- сократить задержки времени при обработке документации;
- избежать рабочих конфликтов;
- осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
- своевременно формировать отчетность.
Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:
- масштабов деятельности фирмы;
- структуры предприятия;
- особенностей построения системы управления;
- видов применяемой первички;
- иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).
С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:
Как подготовиться к составлению графика документооборота?
Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:
- составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
- для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;
В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2019 – 2020 годах».
- сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;
Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».
- сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
- конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
- разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
- конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).
После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.
Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.
Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?
Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):
- утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
- ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
- оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
- налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
- проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
- налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.
График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.
Ознакомиться с образцом графика документооборота и скачать его вы можете на нашем сайте — см. материал «Приложения к учетной политике — образец».
Итоги
График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.
График документооборота: образец
grafik_dokumentooborota_obrazec.jpg
Похожие публикации
Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота.
Зачем регламентировать документооборот
В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются. Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.
Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на хранение и впоследствии на уничтожение документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями. Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение санкций.
Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота.
Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать. Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников.
Основные задачи графика документооборота:
оперативный контроль за соблюдением сроков составления, обработки и исполнения документов;
своевременное формирование отчетности на базе первичных регистров;
исключение авралов, форс-мажора и соблюдение ритмичности работы исполнителей;
формирование дел и передача их в архив в положенные сроки;
получение в срок информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.
График документооборота 2019: правила составления
График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами. Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.
Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с учетной политикой.
График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика). Подобным образом графики могут составляться:
для каждого отдела;
для каждой должности.
Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика.
Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение.
Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т. к. он находится в постоянных разъездах.
Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства.
Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т.к. он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.
График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.
Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.
За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии. Об этом прямо сказано в Письме Роструда от 18.12.2014 г. № 3251-6-1.
График документооборота: образец 2019 года
Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.
График документооборота
Приложение № 3
к приказу «Об учетной политике на 2018 год»
от «29» декабря 2017 г. № 333
п/п
Наименование документа
Создание документа
Проверка и обработка документа
ответственный за выписку
срок исполнения
ответственный за проверку
срок исполнения
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы № Т-1, Т-1а)
Специалист отдела кадров
В соответствии с поданным заявлением
По мере представления
Личная карточка работника (форма № Т-2)
Специалист отдела кадров
Вместе с приказом (распоряжением) о приеме работника на работу
По мере представления
Штатное расписание (форма № Т-3) (изменения)
Специалист отдела кадров
В соответствии с приказом руководителя
По мере изменения
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы № Т-5, Т-5а)
Специалист отдела кадров
В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя
По мере представления
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы № Т-6, Т-6а)
Специалист отдела кадров
В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя
По мере представления
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (формы № Т-8, Т-8а)
Специалист отдела кадров
В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя
По мере представления
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9)
Специалист отдела кадров
В соответствии с распоряжением руководителя
По мере представления
Командировочное удостоверение (форма Т-10)
Специалист отдела кадров
Вместе с приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку
По мере представления
Приказ (распоряжение) по личному составу
Специалист отдела кадров
За 5 дней до предполагаемого события
По мере предоставления
Приказы (распоряжение) по установлению надбавок и доплат
Специалист отдела кадров
За 5 дней до предполагаемого события
По мере предоставления
Приказы (распоряжение) по поощрениям
Специалист отдела кадров
За 5 дней до предполагаемого события
По мере предоставления
Табель учета рабочего времени (0504421, форма № Т-13)
Руководители структурных подразделений
За 3 дня до выплаты планового аванса и за 7 рабочих дней до выплаты за 2 половину месяца
По мере предоставления
Специалист отдела кадров
По мере поступления, но не позже чем за 5 рабочих дней до выплаты заработанной платы за 2 половину месяца
По мере предоставления
Приказ (распоряжение) на стимулирующие выплаты
Специалист отдела кадров
Последний день месяца, предшествующий дню выплаты заработанной платы
По мере предоставления
Экраны показателей эффективности деятельности организации
За 5 рабочих дней до выплаты заработанной платы
По мере предоставления
Отчет по трудовым книжкам
Специалист отдела кадров
Первое число следующего месяца
По мере предоставления
Приходный кассовый ордер (форма № КО-1)
По мере поступления денежных средств в кассу
По мере поступления денежных средств, денежных документов
Расходный кассовый ордер (форма № КО-2)
По мере выдачи денежных средств из кассы
По мере поступления денежных средств, денежных
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3)
По мере выписки приходного или расходного кассового документа
Каждый день, в который проводились кассовые операции
Кассовая книга (форма № 0504514)
По мере выписки приходного или расходного кассового документа
Каждый день, в который проводились кассовые операции
Авансовый отчет (форма № 0504505)
В течение 3 дней с момента получения денежных средств на хозяйственные расходы или 3 дней с момента возвращения из командировки
Ведомость по списанию ТМЦ (форма №0504210)
Материально ответственные лица
Не позднее 3 дней с момента совершения операции
Не позднее 3 дней с момента совершения операции
Акт о списании ТМЦ (форма № 0504230)
Материально ответственные лица
Не позднее 3 дней с момента совершения операции
Не позднее 3 дней с момента совершения операции
Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) 0504082
По мере проведения инвентаризации
По мере проведения инвентаризации
Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22)
По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя
По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя
Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3)
Доверенность (формы № М-2, М-2а)
По мере необходимости
По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя
Приходный ордер (0504207)
Бухгалтер по материалам
В соответствии с фактическим поступлением
По мере поступления нематериальных активов
Требование-накладная (форма № 0504204)
В соответствии с фактическим требованием
По мере необходимости
Акт о приемке-передаче объекта нефинансовых активов (формы 0504101)
По мере фактического поступления основных средств
По мере фактического поступления основных средств
Накладная на внутреннее перемещение основных средств (форма 0504102)
По мере фактического перемещения основных средств
По мере фактического перемещения основных средств
Акт о списании объекта основных средств (формы 0504104, 0504105)
По мере фактического списания основных средств
По мере фактического списания основных средств
Инвентарная карточка учета объекта основных средств (формы 0504031)
По мере фактической постановки на учет основных средств
По мере фактической постановки на учет основных средств
Карточка учета колличественно-суммавого учета (форма № 0504035)
По мере фактического поступления нематериальных активов
По мере фактического поступления нематериальных активов
Заявка на кассовый расход (сокращенная) (форма № 0531851)
По мере распоряжения об оплате с расчетного счета
По мере распоряжения об оплате с расчетного счета
Заявка на наличные (банковская карта) (форма № 0531243)
По мере распоряжения об оплате с расчетного счета
По мере распоряжения об оплате с расчетного счета
Журналы операций (форма № 0504071)
Ежемесячно до 10 числа, следующего за отчетным
Хозяйственные договора, государственный контракты
В течении 2 дней с момента подписания
По мере поступления
Отчет по питанию клиентов (столовая)
Не позднее 5 дней следующего за отчётным месяцем
По мере поступления
Накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ третьих лиц
По мере поступления
По мере поступления
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма № 0504103)
По мере поступления
По мере поступления
Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (форма № 0504104)
По мере поступления
По мере поступления
Акт о списании транспортного средства (форма № 0504105)
По мере поступления
По мере поступления
Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря
По мере поступления
По мере поступления
Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (форма № 0504144)
По мере поступления
По мере поступления
Меню-требование на выдачу продуктов питания
Ответственные за получение
Акт приемки материалов (материальных ценностей) (форма № 0504220)
По мере поступления
По мере поступления
Расчетно-платежная ведомость (форма № 0504401)
Бухгалтер по заработной плате
Бухгалтер по заработной плате
Платежная ведомость (форма № 0504403)
Бухгалтер по заработной плате
Бухгалтер по заработной плате
Табель учета использования рабочего времени (форма № 0504421)
Лицами, назначенными приказом по учреждению
20 число текущего месяца на первую половину месяца, последнее число текущего месяца за месяц
Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (форма № 0504425)
Бухгалтер по заработной плате
Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам
Акт о списании бланков строгой отчетности (форма № 0504816)
Бухгалтерская справка (форма № 0504833)
В момент отражения хозяйственной деятельности
В момент отражения хозяйственной деятельности
Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (форма № 0504032)
По мере поступления, выбытия объектов
По мере поступления, выбытия объектов
Опись инвентарных карточек (форма № 0504033)
Инвентарный список нефинансовых активов (форма № 0504034)
Накопительная ведомость по приходу продуктов питания (форма № 0504037)
Накопительная ведомость по расходу продуктов питания (форма № 0504038)
Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (форма № 0504041)
Книга учета материальных ценностей (форма № 0504042)
Карточка учета материальных ценностей (форма № 0504043)
Книга регистрации боя посуды (форма № 0504044)
Книга учета бланков строгой отчетности (форма № 0504045)
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами (форма № 0504089)
председателем и всеми членами комиссии учреждения
В момент окончания проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя
В течении 10 рабочих дней
Главная книга (форма № 0504072)
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (форма № 0504082)
председателем и всеми членами комиссии учреждения
В момент окончания проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя
В момент окончания проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя
Инвентаризационная опись бланков строгой отчетности и денежных документов (форма № 0504086)
председателем и всеми членами комиссии учреждения
В момент окончания проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя
течении 10 рабочих дней
Инвентаризационная опись денежных средств (форма № 0504088)
председателем и всеми членами комиссии учреждения
В момент окончания проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя
График документооборота
Приложение № 3
к приказу «Об учетной политике на 2018 год»
от «29» декабря 2017 г. № 333
п/п
Наименование документа
Создание документа
Проверка и обработка документа
ответственный за выписку
срок исполнения
ответственный за проверку
срок исполнения
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы № Т-1, Т-1а)
Специалист отдела кадров
В соответствии с поданным заявлением
По мере представления
Личная карточка работника (форма № Т-2)
Специалист отдела кадров
Вместе с приказом (распоряжением) о приеме работника на работу
По мере представления
Штатное расписание (форма № Т-3) (изменения)
Специалист отдела кадров
В соответствии с приказом руководителя
По мере изменения
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы № Т-5, Т-5а)
Специалист отдела кадров
В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя
По мере представления
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы № Т-6, Т-6а)
Специалист отдела кадров
В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя
По мере представления
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (формы № Т-8, Т-8а)
Специалист отдела кадров
В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя
По мере представления
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9)
Специалист отдела кадров
В соответствии с распоряжением руководителя
По мере представления
Командировочное удостоверение (форма Т-10)
Специалист отдела кадров
Вместе с приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку
По мере представления
Приказ (распоряжение) по личному составу
Специалист отдела кадров
За 5 дней до предполагаемого события
По мере предоставления
Приказы (распоряжение) по установлению надбавок и доплат
Специалист отдела кадров
За 5 дней до предполагаемого события
По мере предоставления
Приказы (распоряжение) по поощрениям
Специалист отдела кадров
За 5 дней до предполагаемого события
По мере предоставления
Табель учета рабочего времени (0504421, форма № Т-13)
Руководители структурных подразделений
За 3 дня до выплаты планового аванса и за 7 рабочих дней до выплаты за 2 половину месяца
По мере предоставления
Специалист отдела кадров
По мере поступления, но не позже чем за 5 рабочих дней до выплаты заработанной платы за 2 половину месяца
По мере предоставления
Приказ (распоряжение) на стимулирующие выплаты
Специалист отдела кадров
Последний день месяца, предшествующий дню выплаты заработанной платы
По мере предоставления
Экраны показателей эффективности деятельности организации
За 5 рабочих дней до выплаты заработанной платы
По мере предоставления
Отчет по трудовым книжкам
Специалист отдела кадров
Первое число следующего месяца
По мере предоставления
Приходный кассовый ордер (форма № КО-1)
По мере поступления денежных средств в кассу
По мере поступления денежных средств, денежных документов
Расходный кассовый ордер (форма № КО-2)
По мере выдачи денежных средств из кассы
По мере поступления денежных средств, денежных
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3)
По мере выписки приходного или расходного кассового документа
Каждый день, в который проводились кассовые операции
Кассовая книга (форма № 0504514)
По мере выписки приходного или расходного кассового документа
Каждый день, в который проводились кассовые операции
Авансовый отчет (форма № 0504505)
В течение 3 дней с момента получения денежных средств на хозяйственные расходы или 3 дней с момента возвращения из командировки
Ведомость по списанию ТМЦ (форма №0504210)
Материально ответственные лица
Не позднее 3 дней с момента совершения операции
Не позднее 3 дней с момента совершения операции
Акт о списании ТМЦ (форма № 0504230)
Материально ответственные лица
Не позднее 3 дней с момента совершения операции
Не позднее 3 дней с момента совершения операции
Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) 0504082
По мере проведения инвентаризации
По мере проведения инвентаризации
Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22)
По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя
По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя
Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3)
Доверенность (формы № М-2, М-2а)
По мере необходимости
По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя
Приходный ордер (0504207)
Бухгалтер по материалам
В соответствии с фактическим поступлением
По мере поступления нематериальных активов
Требование-накладная (форма № 0504204)
В соответствии с фактическим требованием
По мере необходимости
Акт о приемке-передаче объекта нефинансовых активов (формы 0504101)
По мере фактического поступления основных средств
По мере фактического поступления основных средств
Накладная на внутреннее перемещение основных средств (форма 0504102)
По мере фактического перемещения основных средств
По мере фактического перемещения основных средств
Акт о списании объекта основных средств (формы 0504104, 0504105)
По мере фактического списания основных средств
По мере фактического списания основных средств
Инвентарная карточка учета объекта основных средств (формы 0504031)
По мере фактической постановки на учет основных средств
По мере фактической постановки на учет основных средств
Карточка учета колличественно-суммавого учета (форма № 0504035)
По мере фактического поступления нематериальных активов
По мере фактического поступления нематериальных активов
Заявка на кассовый расход (сокращенная) (форма № 0531851)
По мере распоряжения об оплате с расчетного счета
По мере распоряжения об оплате с расчетного счета
Заявка на наличные (банковская карта) (форма № 0531243)
По мере распоряжения об оплате с расчетного счета
По мере распоряжения об оплате с расчетного счета
Журналы операций (форма № 0504071)
Ежемесячно до 10 числа, следующего за отчетным
Хозяйственные договора, государственный контракты
В течении 2 дней с момента подписания
По мере поступления
Отчет по питанию клиентов (столовая)
Не позднее 5 дней следующего за отчётным месяцем
По мере поступления
Накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ третьих лиц
По мере поступления
По мере поступления
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма № 0504103)
По мере поступления
По мере поступления
Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (форма № 0504104)
По мере поступления
По мере поступления
Акт о списании транспортного средства (форма № 0504105)
По мере поступления
По мере поступления
Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря
По мере поступления
По мере поступления
Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (форма № 0504144)
По мере поступления
По мере поступления
Меню-требование на выдачу продуктов питания
Ответственные за получение
Акт приемки материалов (материальных ценностей) (форма № 0504220)
По мере поступления
По мере поступления
Расчетно-платежная ведомость (форма № 0504401)
Бухгалтер по заработной плате
Бухгалтер по заработной плате
Платежная ведомость (форма № 0504403)
Бухгалтер по заработной плате
Бухгалтер по заработной плате
Табель учета использования рабочего времени (форма № 0504421)
Лицами, назначенными приказом по учреждению
20 число текущего месяца на первую половину месяца, последнее число текущего месяца за месяц
Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (форма № 0504425)
Бухгалтер по заработной плате
Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам
Акт о списании бланков строгой отчетности (форма № 0504816)
Бухгалтерская справка (форма № 0504833)
В момент отражения хозяйственной деятельности
В момент отражения хозяйственной деятельности
Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (форма № 0504032)
По мере поступления, выбытия объектов
По мере поступления, выбытия объектов
Опись инвентарных карточек (форма № 0504033)
Инвентарный список нефинансовых активов (форма № 0504034)
Накопительная ведомость по приходу продуктов питания (форма № 0504037)
Накопительная ведомость по расходу продуктов питания (форма № 0504038)
Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (форма № 0504041)
Книга учета материальных ценностей (форма № 0504042)
Карточка учета материальных ценностей (форма № 0504043)
Книга регистрации боя посуды (форма № 0504044)
Книга учета бланков строгой отчетности (форма № 0504045)
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами (форма № 0504089)
председателем и всеми членами комиссии учреждения
В момент окончания проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя
В течении 10 рабочих дней
Главная книга (форма № 0504072)
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (форма № 0504082)
председателем и всеми членами комиссии учреждения
В момент окончания проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя
В момент окончания проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя
Инвентаризационная опись бланков строгой отчетности и денежных документов (форма № 0504086)
председателем и всеми членами комиссии учреждения
В момент окончания проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя
течении 10 рабочих дней
Инвентаризационная опись денежных средств (форма № 0504088)
председателем и всеми членами комиссии учреждения
В момент окончания проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя
Образец графика документооборота для учетной политики в 2019 году
На законодательном уровне установлен порядок ведения документооборота. Он подразумевает под собой формирования документов, хранение и их организацию.
Существует множество различных правил и требований к осуществлению обозначенных выше процедур. Все они отражаются в специализированной нормативно-правовой документации.
Руководителям предприятий, бухгалтерам, юристам и кадровикам необходимо следить за всеми реформами действующего законодательства.
Таким образом, можно будет избежать излишнего внимания со стороны контролирующих государственных учреждений.
Что нужно знать ↑
Правильно организованный документооборот – это не только отсутствие штрафов со стороны проверяющих организаций (трудовой инспекции, других), но также отсутствие сложностей с поиском документов.
Существует определенный регламент хранения бумаг различного типа, сроки и другие важные моменты.
Всем лицам, имеющим какое-либо отношение к организации документооборота, следует заранее рассмотреть максимально пристально следующие вопросы:
- базовые понятия;
- какова его роль;
- правовая база.
Базовые понятия
В первую очередь следует ознакомиться с основополагающими нормативно-правовыми документами.
Но для рассмотрения подобных НПД следует обязательно знать некоторые важные термины:
- документооборот;
- входящие документы;
- исходящие документы;
- первичная обработка;
- предварительное рассмотрение;
- исполнение;
- таксировка;
- котировка.
Под термином «документооборот» подразумевается процесс создания документации, её хранения и переработки. Данное понятие очень широкое, оно включает в себя обширный перечень самых разных действий, имеет некоторую специфику.
Она отличается в зависимости от системы налогообложения, сферы деятельности компании и многих других факторов. Правила составления документов отличаются в зависимости от различного рода нюансов.
Входящие документы – получаемые почтой (электронной и обычной) и регистрируемые в специальных каталогах. Они должны обязательно приниматься в специальное «депо» для различных важных официальных бумаг.
Принимаются входящие документы от различных контрагентов, предприятий и государственных учреждений. Исходящие документы – формируемые и передаваемые другим предприятиям.
«Первичная обработка документов» — это прием входящих бумаг и последующая проверка их на правильность составления, целостность упаковки и соблюдение иных моментов.
Важно помнить о некоторых существенных моментах:
| При обнаружении каких-либо ошибок | Осуществляется возвращение отправителю |
| В случае наличия повреждений упаковки следует выполнить максимально тщательную проверку | Наличия всех документов, бумаг (после вскрытия упаковка должна быть обязательно уничтожена) |
Нередко почтой высылаются различного рода официальные документы (договора, соглашения) требующие подписания.
Но обязательным предварительным этапом, предшествующим данному действию, является анализ юридической составляющей, а также правильности составления. Именно это называется «предварительным рассмотрением».
Также на предприятия по различным причинам могут приходить судебные решения, исполнительные листы. Такие документы обладают важным свойством, утвержденным на законодательном уровне – обязательностью исполнения.
Под термином «исполнение» подразумевается необходимость привести в действие обозначенное в документе решение. Например, о вычитании алиментов и выплате их из заработной платы конкретного сотрудника.
Следует помнить, что некоторые документы не только должны быть исполнены в установленное в законодательстве время, но также сохранены.
За утерю исполнительных листов, судебных решений полагается серьезное наказание. Под ним подразумевается не только наложение штрафов или же иных наказаний, но также более серьезное.
no images were found
Некоторые действия подпадают под статьи Уголовного кодекса РФ. Обработка документации подразумевает под собой «таксировку», а также «контировку».
«Таксировка» — процедура вычисления стоимости хозяйственной операции. «Контировка» — обозначение в документации первичного характера специальных корреспондентских счетов.
Какова его роль
Сегодня документы представляют собой не просто бумагу, которая содержит на себе некоторую информацию в письменной или же графической форме. Многая документация имеет также силу юридического значения.
Что подразумевает возможность свершения различного рода действий правового характера. На основании составленных документов руководство предприятия имеет право:
- принимать на работу сотрудников, увольнять их;
- выдавать премии, иные материальные поощрения;
- заключать сделки.
Именно поэтому следует уделять максимальное внимание правильной организации хранения документации, её формирования, иным немаловажным факторам.
Так как в противном случае велика вероятность проблем со всеми контролирующими государственными учреждениями – ФНС, трудовой инспекцией, негосударственными фондами.
Соответствующим образом организованный документооборот даст возможность избежать проблем с законом, не стоит недооценивать его роль.
Правовая база
Сегодня большая часть документации переведена в электронный вид. Такой способ осуществления документооборота на предприятии в обязательном порядке регламентируется НПД.
В первую очередь следует уделить внимание федеральному законодательству:
| Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.04 г. | «Об архивном деле» |
| Федеральный закон №59-ФЗ от 02.05.06 г. | «О порядке рассмотрения обращения граждан РФ» |
| Федеральный закон №149-ФЗ от 27.07.06 г. | «Об информации и защите информации» |
| Федеральный закон №210-ФЗ от 27.07.10 г. | «О представлении муниципальных услуг» |
| Федеральный закон №63-ФЗ от 06.04.11 г. | «Об электронной подписи» |
Наиболее важным нормативно-правовым документом, рассматривающим данным вопрос, является закон №125-ФЗ от 22.10.04 г.
Наиболее важными разделами, на которые следует в первую очередь ориентироваться кадровым работникам, являются следующие:
- основные положения, используемая терминология;
- хранение и учет документации;
- процедура комплектования;
- как осуществляется процедура доступа к всевозможным архивным документам;
- какая подразумевается ответственность за нарушение действующего на территории РФ законодательства.
Стоит придерживаться всех обозначенных в законодательстве правил, норм. Особенно это касается недавно введенных реформами.
Именно на такие моменты в первую очередь обращают внимание различные контролирующие организации. Таким образом, можно будет избежать штрафов, иных неприятных моментов.
Образец графика документооборота для учетной политики в 2019 году ↑
На каждом предприятии, вне зависимости от его величины, в обязательном порядке формируется специальный график – документооборота.
Он должен содержать максимально подробную информацию о местоположении документа, различных его важных параметрах – с момента его создания до сдачи в архив.
Унифицированного формата подобного графика в законодательстве не существует. Тем не менее, он необходим для любого юридического лица.
Именно поэтому руководителю предприятия или же иному сотруднику, занимающемуся составлением подобного графика, стоит обязательно заранее рассмотреть некоторые основополагающие вопросы:
- начальный этап составления;
- что в результате;
- заполненный пример.
Предварительное ознакомление со всеми перечисленными выше моментами позволяет избежать допущения типичных ошибок при формировании подобного документа.
Начальный этап составления
В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:
- главный бухгалтер;
- руководитель предприятия.
Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором.
Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое. После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом).
Также в составлении такого графика могут принимать участие какие-либо иные лица. Так как данный документ может формироваться для различных подразделений.
Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении.
В графике всегда должна присутствовать следующая информация:
- взаимосвязь;
- сроки выполнения определенных работ.
Сам график, несмотря на отсутствие унифицированного формата, обычно всегда представляется в виде таблицы. На её основании, впоследствии, могут быть сформированы всевозможные графические диаграммы, нечто иное.
Все графики такого рода можно разделить на несколько видов:
- типовые;
- индивидуальные;
- унифицированные (на конкретном предприятии).
При этом последнего типа графики обычно применяются на предприятиях, которые представлены обширной сетью филиалов. Так как именно таким образом удается привести в порядок документооборот в случае некоторой территориальной удаленности.
Что в результате?
При составлении рассматриваемого типа графика в обязательном порядке учитывается количество:
- подразделений предприятия;
- участвующих в формировании лиц.
Благодаря графику существенно упрощается осуществление контроля за документацией. Такой порядок позволяет избежать возникновения ошибок при составлении бухгалтерской и налоговой отчетности, иных неприятностей.
Заполненный пример
В случае отсутствия соответствующего опыта составления документов данного типа стоит заранее ознакомиться с образцом. Так можно будет избежать необходимости тратить время на разработку нового формата.
Нюансы при составлении ↑
При составлении документа рассматриваемого типа, несмотря на отсутствие установленной на законодательном уровне унифицированной формы, необходимо учитывать некоторые нюансы.
Сам факт их наличия зависит от типа учреждения, а также выбранной предприятием формы налогообложения.
Наибольшие сложности обычно вызывают следующие моменты:
- в бюджетном учреждении;
- при УСН.
В бюджетном учреждении
При составлении графика на предприятии данного типа необходимо будет заранее определиться со следующими важными моментами:
- направлением движения документов;
- сроки формирования, сдача в архив.
Отсутствие графика подобного рода может привести к неправильному отражению всевозможных хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
Что приведет к необходимости сдачи в Федеральную налоговую службу уточненной декларации, а также уплате штрафа или же иным неприятностям.
При УСН
С недавнего времени всем предприятиям, ведущим свою деятельность по упрощенной схеме налогообложения, необходимо вести бухгалтерский учет. Потому график документооборота просто необходим.
При формировании его на предприятии с УСН следует отражать в нем следующие моменты:
- элементы учетной политики;
- основание для трансфера;
- учет в целях налогообложения;
- законодательные основания (со ссылками на нормативно-правовые документы).
Несмотря на отсутствие унифицированного формата графика документооборота необходимо обязательно его составлять.
При этом величина самой компании не имеет никакого значения – как и способ ведения бухгалтерского отчета (электронный, иной).
Читайте далее:
Загрузка...
