Можно ли документы для налоговой нумеровать нумератором

Важна ли “сквозная” нумерация учетных документов?

Если в организации принято присваивать первичным учетным документам и счетам-фактурам одинаковые номера при реализации товаров, то насколько серьезны могут быть последствия нарушения сплошной, без пропусков и разрывов, нумерации в результате, например, отмены заказа? Свой ответ дали эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Лилия Федорова и Сергей Родюшкин.

Реализация товаров организацией осуществляется на основании заявок от покупателя. Для удобства сверки заявок и отгрузочных документов (счет-фактура, форма N ТОРГ-12) ранее было принято решение нумеровать их одинаково. Но бывают случаи, когда заявка может быть отменена, таким образом, сбивается сквозная нумерация счетов-фактур. Допустимы ли пропуски номеров в первичных документах и счетах-фактурах? Установлены ли штрафные санкции за нарушение нумерации первичных учетных документов и счетов-фактур?

Первичные учетные документы

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон N 402-ФЗ).

С введением в действие с 1 января 2013 года Закона N 402-ФЗ организация вправе решить будет ли она применять унифицированные формы первичных учетных документов либо самостоятельно разработает свои формы. Все формы организация обязана утвердить (часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций. Одной из утвержденных форм является товарная накладная (форма N ТОРГ-12), которая применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Непосредственно Указаниями по заполнению данной формы порядок нумерации не определен.

Что касается заявки покупателя, то унифицированная форма такой заявки отсутствует, следовательно, организация разрабатывает и утверждает ее самостоятельно. В данном случае заявка должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В то же время, заметим, в силу части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ в качестве обязательного реквизита первичного учетного документа номер не указан.

В соответствии с частью 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.

В п. 13 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, указано, что первичные учетные документы должны быть заранее пронумерованы, либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. В организации порядок нумерации должен обеспечивать наличие не повторяющихся номеров в течение одного отчетного года (смотрите также письмо УМНС России по г. Москве от 19.11.2004 N 26-12/74950).

Поскольку указанный документ не раскрывает понятие нумерации, заимствуем данное определение из близкой отрасли. Так, например, согласно пп. 9 ст. 2 Федерального закона от 07.07.2003 N 126-ФЗ “О связи” нумерация – цифровое, буквенное, символьное обозначение или комбинации таких обозначений, в том числе коды, предназначенные для однозначного определения (идентификации) сети связи и (или) ее узловых или оконечных элементов.

Таким образом, номер первичного документа – это идентификатор, т.е. уникальный признак объекта учета. Единственное требование, предъявляемое к порядку его присвоения, – сквозной характер в течении отчетного года и привязка к хронологии событий.

Требования ведения сплошной нумерации (т.е. нумерации без пропусков и разрывов) известные нам официальные документы не содержат.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота исходя из размеров самой фирмы, ее внутренней структуры, а также интенсивности хозяйственных операций. Это следует из п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, а также из Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее – Положение N 105).

В связи с этим считаем, что принцип (способ) нумерации первичных документов в рамках применяемых правил документооборота и технологии обработки учетной документации может быть определен внутренним распорядительным документом организации (п.п. 4 и 7 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации”). Принятое решение в составе учетной политики подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т.п.) организации (п. 8 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации”).

Счет-фактура

Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при условии выполнения требований, установленных п.п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (п.п. 1, 2 ст. 169 НК РФ).

В пунктах 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ приведен перечень обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в счете-фактуре. В частности, в числе обязательных реквизитов счета-фактуры, выставляемого налогоплательщиком как при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, так и при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, предусмотрены порядковый номер счета-фактуры и дата его составления (пп. 1 п. 5, пп. 1 п. 5.1 ст. 169 НК РФ).

Формы счетов-фактур и порядок их заполнения, а также правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж во исполнение п. 8 ст. 169 НК РФ установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 “О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость” (далее – Постановление N 1137).

В соответствии с пп. “а” п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, утвержденных Постановлением N 1137 (далее – Правила Заполнения 1), в строке 1 счета-фактуры указываются порядковый номер и дата составления счета-фактуры.

Общий порядок присвоения номера корректировочному счету-фактуре, счету-фактуре установлен пп. “а” п. 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 (далее – Правила заполнения 2). Согласно указанному порядку номера корректировочного счета-фактуры, счета-фактуры присваиваются в общем хронологическом порядке.

Особый порядок нумерации выставленных корректировочных счетов-фактур, счетов-фактур предусмотрен только для организаций, реализующих товары (работы, услуги), имущественные права через обособленные подразделения, и для участников товарищества или доверительных управляющих, исполняющих обязанности плательщика НДС. В этих случаях порядковый номер счета-фактуры через разделительную черту дополняется цифровым индексом обособленного подразделения, установленным организацией в приказе об учетной политике для целей налогообложения, или утвержденным участником товарищества или доверительным управляющим цифровым индексом, обозначающим совершение операции в соответствии с конкретным договором простого товарищества или доверительного управления имуществом соответственно (абзацы три и четыре пп. “а” п. 1 Правил заполнения 1, абзацы четыре и пять пп. “а” п. 1 Правил заполнения 2).

Пунктом 3 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, утвержденных Постановлением N 1137, в частности, определено, что счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), составленные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 “Выставленные счета-фактуры” журнала учета по дате их выставления, а также составления (исправления).

Согласно п. 2 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, утвержденных Постановлением N 1137, регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство.

Таким образом, из норм гл. 21 НК РФ и Постановления N 1137 следует, что в счетах-фактурах необходимо проставлять порядковые номера и даты их составления, которые в хронологическом порядке выписываются и регистрируются в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур и книге продаж.

Требования поддержания сплошной нумерации счетов-фактур, счетов-фактур (т.е. без пропусков и разрывов) указанные нормативные документы не содержат.

Представители налоговых органов в своих разъяснениях указывали, что нумерация счетов-фактур должна производиться организацией в порядке возрастания номеров в целом по организации (смотрите письма ФНС России от 06.07.2005 N 03-1-04/1166/13@, МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404).

Минфин России разъясняет, что счета-фактуры на авансы вместе со счетами-фактурами на отгрузку должны быть пронумерованы в общем хронологическом порядке. Специалисты финансового ведомства обратили внимание, что отдельная нумерация счетов-фактур на авансы Постановлением N 1137 не предусмотрена (смотрите письма Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427, от 10.08.2012 N 03-07-11/284).

Следовательно, при выставлении счетов-фактур последовательность порядковых номеров должна соблюдаться в хронологическом порядке.

Заметим, каких-либо иных требований, касающихся способа (принципа) нумерации счетов-фактур, ни НК РФ, ни Постановление N 1137 не содержат.

В то же время следует обратить внимание, что на основании абзаца второго п. 2 ст. 169 НК РФ ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм НДС.

Судами отмечено, что в пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ содержатся требования к наличию номера, но не к порядку нумерации, и допущенное налогоплательщиком нарушение хронологического порядка нумерации счетов-фактур само по себе не может являться основанием для отказа в вычете сумм НДС (смотрите, например, постановления ФАС Московского округа от 24.06.2008 N КА-А40/4542-08, ФАС Северо-Западного округа от 18.08.2005 N А05-2344/2005-10, Волго-Вятского округа от 13.01.2005 N А28-9751/2004-433/11, решение Арбитражного суда Свердловской области от 20.07.2011 N А60-11248/2011).

Обратите внимание, что налоговым законодательством не установлены штрафные санкции за нарушение нумерации первичных учетных документов и выставленных счетов-фактур. Ответственность, предусмотренная ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, в данном случае не применяется, так как под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается только отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур.

Учитывая, что в рассматриваемой ситуации первичные документы и счета-фактуры при отгрузке организацией выставляются, основания для привлечения к ответственности по ст. 120 НК РФ отсутствуют (смотрите, например, информацию УФНС России по Челябинской области от 30.11.2011).

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Можно ли документы для налоговой нумеровать нумератором

Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:

• Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
• ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
• Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
• Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
• Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
• Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
• Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Разница между сшиванием оригиналов и копий в том, что концы ниток в стопки с копиями не заклеивают бумагой и не ставят печать. исключением будет для налоговых проверок.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

• В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия
• Протяните банковский шпагат и с тыльной стороны свяжите его
• Теперь приклейте клочок бумаги и напишите количество листов
• Обязательно стоит пронумеровать тетрадь. Это делается вверху справа
• Поставьте печать и подпись на клочке бумаги

Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец Как прошить папку с документами? Подробнее о подшивке можно узнать в видео.

ВИДЕО: Подшивка папки с документами Как прошить документы для архива В архив не принимают не подшитые дела. Перед сдачей их необходимо оформить надлежащим образом.

Минфин: как сшивать документы для налоговой

• Если внутри есть документы с собственной нумерацией, то они все равно должны пройти общую нумерацию.
• Листы больших форматов (А2, А3) разворачиваются, и в верхнем уголочке ставится порядковый номер. Подшиваются они только за один край.
• Если лист содержит полностью приклеенные фрагменты, то он имеет только один номер, а внизу следует рукой написать весь перечень наклеенных чеков, выписок.
• Если же фото, чеки прикреплены к листу только одной стороной, то в этом случае каждый из них будет иметь свой собственный номер.
• Диаграммы, чертежи и фото тоже нумеруются.
• Склеенные из нескольких листов схемы и карты имеют один номер, но в общей описи указывается, из скольких листов они состоят.
• Допускаются ли ошибки в нумерации? Перед тем как сшивать документы нитками, лучше удостовериться, все ли корректно оформлено.

Важна ли “сквозная” нумерация учетных документов?

Сшивать документы для предоставления в налоговые органы требуется по определенным правилам, аккуратно и ровно. Обязательно должна быть наклейка с печатью, подписями, датой и количеством листов.

Как правильно прошивать документы?

Сантиметров семьдесят вам должно хватить. Для того чтобы упростить объяснения, пронумеруем отверстия. Пусть самое верхнее будет под номером 1, центральное – 2, а нижнее – 3.
Итак, шить начинаем с обратной стороны дела, протянув иглу через отверстие 2 (сзади папки остается один конец шпагата) на лицевую сторону, далее пропускаем иглу через отверстие 1, снова нить тянем на обратную сторону. Когда свободный конец шпагата и игла очутились сзади папки, то через отверстие три нужно снова двигаться на лицевую сторону, а затем вновь на оборотную через 2 отверстие.
Вот как сшивать документы в архив. Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади).
Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей.

Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой?

Актов и Тов.накл. за год — сквозная нумерация (с мин. кол-вом цифр) %edi% единый порядковый номер для Актов и Тов.накл. за день (без мин. кол-ва цифр) %eyi% единый порядковый номер для Актов и Тов.накл. за год — сквозная нумерация (без мин. кол-ва цифр) Дополнительный параметр нумерации для обычных и авансовых Счетов-фактур %ed% единый порядковый номер для обычных и авансовых счетов-фактур за день (с мин. кол-вом цифр) %ey% единый порядковый номер для обычных и авансовых счетов-фактур за год — сквозная нумерация (с мин. кол-вом цифр) %edi% единый порядковый номер для обычных и авансовых счетов-фактур за день (без мин. кол-ва цифр) %eyi% единый порядковый номер для обычных и авансовых счетов-фактур за год — сквозная нумерация (без мин.

Нумерация первичных документов

Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона

• Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

• С помощью шила делаем три отверстия.

Как прошить документы для архива Инструкция:

• Прошейте нитками в три или четыре отверстия
• После этого свяжите нити и прикрепите сверху опись
• В ней нужно подробно описать количество листов или журналов
• На клочке бумаги, который приклеивается с тыльной стороны пишется количество листов и подпись
• Необходим и штамп предприятия или цеха

ВИДЕО: Подшивка для архива Делопроизводство — сложная и скрупулезная работа, подразумевающая правильное оформление документов. Придерживайтесь всех ГОСТов и нормативных документов.

Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Как правильно сшивать ниткой документы: правила ГОСТ Существует масса правил по сшиванию документов. Не разрешено документацию скреплять степлером. Используется цыганская игла и толстые нитки.
Можно предварительно делать отверстия дыроколом, а потом сшивать нитью. При том нити начала и конца связываются, а кончики оставляют достаточно длинными. Часто приклеивают клочок бумаги с надписью названия организации или ее штампом. Также указывается количество листов и дата нумерации.

Какими нитками сшивать документы? Для этих целей применяется тонкий шпагат. Особых требований к качеству ниток нет. Часто применяют суровые нити или лавсановую ленту.

Какими нитками сшивать документы? Как сшить документы на уголок: схема О том как сшить документы на уголок, смотрите в видео.

Можно ли документы для налоговой нумеровать нумератором

Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, указано, что первичные учетные документы должны быть заранее пронумерованы, либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. В организации порядок нумерации должен обеспечивать наличие не повторяющихся номеров в течение одного отчетного года (смотрите также письмо УМНС России по г. Москве от 19.11.2004 N 26-12/74950). Поскольку указанный документ не раскрывает понятие нумерации, заимствуем данное определение из близкой отрасли. Так, например, согласно пп. 9 ст. 2 Федерального закона от 07.07.2003 N 126-ФЗ «О связи» нумерация — цифровое, буквенное, символьное обозначение или комбинации таких обозначений, в том числе коды, предназначенные для однозначного определения (идентификации) сети связи и (или) ее узловых или оконечных элементов.
Текст такой:В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ( ) листов Подпись (должность, фамилия и инициалы)

• Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

• нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
• опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
• письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
• материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
• листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
• документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером.

profjurist.ru

Как правильно нумеровать документы при подшивке

Содержание

1. Как прошить папку с документами?
2. : Подшивка дела (1-й вариант).
3. Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
4. Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
5. Как сшить документы на уголок: схема
6. : Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание
7. : Как прошивать документы?
8. : Как сшить документы?
9. : Как ИП прошить документы?
10. Как прошить тетрадь учета: образец
11. : Подшивка дела
12. Прошивка документов для архива
13. Сшивание документов скрепкой степлера
14. Как сшить дело?
15. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
16. : Подшивка дела (2-й вариант)
17. : Как правильно прошивать документы?

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано.

Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов. Основные принципы сшивания документов Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов. Обложка Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки.

Минфин рассказал, как правильно сшивать документы для налоговых проверок

Дидух Юлия Автор PPT.RU 2 ноября 2015 Юридическое лицо, в случае получения соответствующего запроса налоговой службы, обязано предоставить на проверку бумажные документы в прошитом виде. Как сделать это правильно, разъяснил Минфин России.

Чиновники уточняют, что копией документа считается экземпляр документа, который полностью воспроизводит информацию с подлинника.

Заверенной является та копия документа, на которой присутствуют реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой

Можно не заверять каждый лист прошивки документов для налоговой. Достаточно поставить подпись на обратной стороне прошивки.

Рекомендации о том, как сшивать и заверять документы для налоговой, — в этой статье. Инспекторы вправе запросить на проверках документы. Представить их надо в виде заверенных копий (п.

Объем бумаг в одной прошивке документов для налоговой не должен превышать 150 листов.

Прошить листы надо так, чтобы были видны все даты, визы и т.

Как нумеровать листы при сшивании

/ / 27.04.2020 5,511 Views Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации.

Делается она простым карандашом.

Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

1. В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.
2. Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
3. В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.

Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию.

Как правильно сшивать документы

Казалось бы, нет проще занятия, чем сшивать документы.

Чаще всего необходимость прошить документы возникает при отправке пакета документов на тендер и при архивной обработке дел.

Сшивка документов для налоговой – алгоритм сшивания, требования налоговой, основные ошибки, сопроводительное письмо + видео

Финансовые документы – бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом. Они представляют ценность для учреждений или предприятий.

Для правильного оформления и хранения их подшивают определенным образом.

Минфин выпустил рекомендации по сшиванию бумаг нитками в архив и для налоговых органов. К процедуре предъявляют определенные требования.

Содержание: Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы.

Существует несколько способов:

1. лично, представителем;
2. в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.
3. заказным письмом;

Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий.

Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений. Заверенные копии сшивают определенным образом.

Как правильно нумеровать страницы документа

1. Сшивание документов скрепкой степлера
2. Как сшить дело?
3. Как прошить тетрадь учета: образец
4. Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
5. : Как правильно прошивать документы?
6. Как прошить папку с документами?
7. : Как сшить документы?
8. : Как прошивать документы?
9. Прошивка документов для архива
10. при подшивке?
11. Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
12. : Подшивка дела
13. : Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание
14. Как сшить документы на уголок: схема
15. : Подшивка дела (2-й вариант)
16. : Как ИП прошить документы?
17. : Подшивка дела (1-й вариант).

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

Как сшивать документы нитками

Содержание: Выражение «шить дело» появилось в ХХ веке и широко применялось в криминальной среде, сейчас оно звучит реже. А означает – заведение уголовного дела, и связано оно действительно с процессом скрепления и подшивания большого количества бумаг в одну папку.

Тема этой статьи далека от криминала.

Хотя в нынешнее время массовой компьютеризации все увеличивается электронный документооборот, бумажные документы по-прежнему не теряют своей важности. Люди, работающие в различных бюджетных организациях, офисах, где немалый оборот различных бумаг, знают не понаслышке, что есть такой порядок в делопроизводстве, как прошивание документов.

Тема: Сшиваем документы по требованию.

Опции темы

Поиск по теме

Сшиваем документы по требованию.

Доброго времени суток!
Вопрос по сути пустяковый, но никак не могу сообразить. Пришло требование о предоставлении определенных документов. Документов много и в требовании они разделены пунктами. Как сшить всё это? Сшить все одной кучей? Или разделять по пунктам? Учредительные отдельно, книга продаж отдельно, книга покупок отдельно и т.д.? В требовании четких указаний нет, но если сшить всё кучей, будет жирненькая стопочка.
Заранее благодарю!

Главное заверить каждый документ и составить опись. А уж в каком порядке сложить – как вам удобнее.

Свечков, ну, это где как. Наши обычно пишут в требовании, что сшивать надо не более чем по 250 листов, каждый сшив помещать в отдельный скоросшиватель. Мы на последнюю камералку подшили просто в скоросшиватель, так недовольства у принимающей девочки было. На вопрос, как можно сшив еще и в скоросшиватель подшить(пардон за тавтологию ), было сказано:” Ну вы просто вложИте!” Может, у них акция по сбору скоросшивателей??

Если вы прошиваете документы в пачку, нитками, с заверением количества листов в ней, то заверять каждый лист не надо, только всю пачку. Скоросшиватель, ну не знаю, если им он так нужен, ну запихните вы эту пачку в самый дешевый, пусть порадуются. У нас прямо сшивками берут. А порядок группировки и прошивания я всегда определяла сама. Конечно, логика была, т.е. к примеру все СФ вместе или все ТН вместе, но не помню, чтобы мне кто-то этот порядок комментировал, а сдаю я всегда в пачке, даже 20 листов, лениво заверять поштучно. Если пачек несколько, а требование про 250 листов существует очень давно, я на это количество и ориентируюсь, то в сопроводительном делаю колонку “номер пачки”, чтобы знали, где искать, Ну и пачки нумерую “Пачка № 1 к Требованию. “

Если сшивается один многостраничный документ, например устав, тогда вы правы. А как заверять пачку из разных документов? Все страницы?

За это спасибо, не знал!

Думаю будет две пачки, одна точно больше 250 страниц. А как быть если будет 253 листа или вообще 251?
С описью понятно, а что делать с сопроводительным письмом? Можно же объединить опись и сопроводительное письмо одним документом? Получается пачка сшивается и распечатывается два сопроводительных (если объединить опись и сопроводительное), одно отдаем с пачкой, а второе остается у нас с отметкой о принятии. Верно? И надо ли делать две одинаковые пачки, одну отдаем, а вторая у нас? На сколько я помню была такая практика.

Спасибо огромное за ответы.

1. если заверяем пачку из разных документов, то все равно, делаем именно как на копии устава
Запись “Всего прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью 250 листов” Подпись печать Это на бумажке, скрепляющей сшивку
Запись “Достоверность копий, прошитых в пачке, в количестве 250 листов заверяю. подпись печать. Это уже на самой пачке пишем.
Именно как нотариус делает, утверждаем, что копии из пачки соответствуют оригиналам, а уж чего копии, не столь важно.
2. если будет 251 лист, за 1 листом никто особенно не смотрит. Должна быть логика прежде всего и примерно 250 листов.
3. Опись и сопроводительное письмо один документ, письмо, я обычно делаю три экз, нам и отделу корреспонденции – просто письмо без вложений, и один экз для проверяющего, его я пришиваю к самой пачке, если она одна, если несколько – просто передаю с пачками, пачки тогда нумерую и подписываю, я выше писала как. Второй экз копий не делаю никогда, у них есть, а у меня есть оригиналы. Опись пишу в зависимости от ситуации, если серьезная проверка с возможным судом – подробно, с описанием каждого документа, если встречник какой-нибудь – просто по номенклатуре пересчитываю “СФ выданные – 100 листов.”
Я т.о. не только в разные инспекции сдавала, но и в суд. Собственно юристы, представляющие нас в суде, и учили, как это делается, дабы налоговый орган в суде не заявил, что чего там недополучил.

Спасибо огромное за подробный ответ.
По поводу сшивания многостраничной пачки состоящей из нескольких документов опирался на видео дядьки одного умного, он там упоминал письмо № 0302-07/1-122. Само письмо на просторах не нашел, но данное видео по этому номеру находится с легкостью.

Возник ещё один глупый вопрос про опись и нумерацию.
Вот необходимо предоставить книгу покупок за 1 и 2 квартал и ОСВ 60 счета. Делаем опись.

Опись:
1 пачка
1.Книга покупок 1 квартал – 100 листов
2.Книга покупок 2 квартал – 120 листов
2 пачка
1.ОСВ 60 счета – 200 листов

Так должно выглядеть? Нумерация от руки на каждой странице не должна совпадать с описью?

Как правильно прошивать документы?

По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.

Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.

Точка зрения законодательных структур

Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003 , есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года , который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141 .

Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

Инструменты и основные понятия

При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

• Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
• Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
• Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
• Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
• Клей;
• Ножницы.

Пошаговое руководство по прошивке

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

• Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
• Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
• Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
• Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

• Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
• Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
• Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листов

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

• Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

• нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
• опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
• письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
• материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
• листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
• документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
• на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
• цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
• в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
• когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.

Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

• название организации;
• наименование документа;
• дата составления;
• оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
• количество листов;
• сроки хранения;

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

• Согласно правилам на описи не ставится номер.
• Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.

Фотоинструкция

Читайте далее: